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试析档案馆区级档案馆实现档案管理现代化有效途径学位

收藏本文 2024-03-12 点赞:15572 浏览:62129 作者:网友投稿原创标记本站原创

加快档案管理现代化,实现档案工作各个环节的计算机管理,是提高区级档案馆整体功能的技术基础和重要手段。档案工作要实现计算机管理就必须使输入计算机的各项原始数据准确和科学,而且前提条件是要做好档案输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列基础工作,使其充分满足计算机工作的技术要求。

一、区级档案馆档案管理基础工作存在的主要问题

目前,区级档案馆馆藏档案内容庞杂,案卷数量繁多,时间跨度长,且由于多年来一直处于封闭式管理之中,档案管理仅以保管为目的,以案卷不丢失为原则,再加之每个历史时期档案的整理原则、质量要求不同,整理的规格不统一等情况,形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是馆藏档案未进行档案的实体分类,没有编制档号、没有目录号,一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范,有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素,甚至没有案卷标题等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录或有卷内目录但内容填写不全,以至于部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索,而难以利用。四是许多案卷未标页码,如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重,有按时间组卷的,也有按机构、问题组卷的,还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一,有的一文一卷,有的几百页一卷等。从以上情况来看,目前,区级档案馆档案管理基础还未具备实现计算机管理档案的必备条件,这就需要科学地解决这些问题。

二、加强档案标准化、规范化管理,提高档案管理基础工作水平

提高档案管理水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法,即要求档案管理的收集、整理、鉴定、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

(一)统一档案分类

将区属各职能部门在工作中形成的各类档案按有关规写作定统一的档案分类方案、归档范围、保管期限表,明确各类档案的档号、目录号的编制原则和依据。

(二)全面普查案卷,去粗取精

将档案馆现存的档案按要求进行清理核对,将无查考价值的重分文件和已到保管期限的案卷进行鉴定剔除,避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

(三)重新组合案卷,实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷,要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化科学保管而且亦可提高实行计算机管理档案后的利用效率。

(四)统一档案分类号,保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们快速检索的需要。为了确保检索的完整性,我们在分类时,必须以馆藏全部档案为对象。同时,还应经常组织大家统一认识、统一标准,尽量做到前后分类一致,同一类文件标引一致,从而达到标准化和规范化管理。

(五)规范案卷题名,保证检索查准率

案卷题名准确是保证档案检索查准率的基础。只保证查全率是不行的,还须同时保证查准率。因此,在著录时要统一规范题名,而规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称,尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。因为计算机检索是在手工检索的基础上实现的,所以,在著录过程中将题名中责任者、事由、文种等要素都填写完整,规范题名要素,这样就可在检索中保证查准率。

三、加快档案数据准备,推进档案管理现代化进程

在档案管理基础工作的各个环节中,计算机数据的准备工作是一个大工程,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,将无法保证数据准备工作,甚至直接影响档案管理现代化的进度。

(一)分清轻重缓急,循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。区级档案馆在推进计算机管理档案的过程中,应先根据馆藏各全宗档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况,应重点对馆藏珍贵档案、具有长远使用价值的档案、具有经济、科技、文化价值的档案、具有地方特色的档案和利用率高、需求大的档案进行优先加工整理,然后根据情况再对其他档案进行整理,这样就可以由重要到一般,逐步

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推进档案管理数字化的进程,提高利用的效率。

(二)分级次著录,省时省力

在著录过程中可以将案卷分为二个层次进行著录,即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,而对那些重要文件或反映问题庞杂的档案则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了工作效率。

(三)分门别类,充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好,又具备全引目录的案卷,在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案,如“科技档案”“专业档案”等则可用计算机程序将人名、地址、时间等用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础,可以减少著录环节,提高著录速度。

(四)加强电子文件归档管理

数字档案馆的档案信息资源来源有两个,一是对馆藏档案的数字化处理,二是电子文件的收集归档。对于后者来说虽然滞后于数字档案馆建设,但它却是数字档案建设的基础。因此,数字档案馆要发展壮大,首要任务就是要做好电子文件的归档管理工作。否则,不仅使数字档案馆失去了源源不断的数据来源,而且会造成电子文件丢失或失真,还会增加馆藏档案数字化的重复劳动。

四、加强档案人员的培训,提高现代化管理水平

随着科学技术的快速发展和社会的不断进步,信息化、现代化建设需要大量人才。而由于档案馆专业性强,社会地位不高,人才就更缺。因此,一是要加强与高等院校的联系,提高高等院校为档案部门培养一批高层次的档案管理现代化人才,充分发挥档案现代化研究人员的带头作用。二是从事档案工作的人员,要解放思想,更新观念,勇与改革、善与创新。要明确档案管理现代化是档案工作的主导,这项工作好坏是衡量档案工作好坏的尺度和标志。三是要加强对在职人员现代化管理知识的培训,通过继续教育、专题培训、专题讲座、专题研讨形式普及信息化、现代化管理知识,培养一批档案现代化管理型人才,充分发挥档案现代化管理型人员的纽带辐射作用。四是加强档案现代化管理实用人才的上岗培训,通过岗位培训、技能训练,使档案人员尽快掌握计算机及其相关技术,使之尽快适应档案馆现代化管理的需要。

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