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咨询中接谈和检索技巧经典

收藏本文 2024-01-14 点赞:3343 浏览:9199 作者:网友投稿原创标记本站原创

[摘要]通过分析参考工作中专题咨询怎么写作的接谈和检索程序,结合社科咨询工作中积累的经验,总结并提出了专题检索怎么写作的一般技巧和方法。
[关键词]参考咨询;检索
[]B [文章编号]1005-6041(2012)03-0075-04
信息检索怎么写作是专题参考咨询怎么写作的中心环节。在网络技术飞速发展的今天,由于文献数量庞大、文种繁多、类型复杂,要想广、快、精、准地解答读者的各种文献咨询并非易事。因此,在文献咨询中,不断地探索信息咨询和检索方法成为参考馆员的不懈追求。本文依据笔者从事参考咨询工作的实践,结合国家图书馆的社科类参考咨询案例,谈谈对参考咨询的接谈和检索的方法与技巧的认识和体会。

1、与用户沟通,确认信息需求

1.1 沟通

图书馆的参考咨询工作是咨询馆员为满足用户的信息需求而进行的怎么写作。然而,在一项咨询活动完结之前,用户对咨询结果的认可与赞同,又常常与咨询馆员在咨询前期那短暂的预备阶段所做的努力密切相关,这一预备阶段即指咨询馆员在开始进入正常检索过程的试检和受理用户咨询的过程。有时导致咨询失败的原因之一恰恰是由于咨询馆员与用户在这个阶段中的交流与沟通不够。因此,在受理用户委托之前必须有效地进行接谈咨询对话和试检。
例如,有客户委托查找“国外博物馆条例”相关专题文献,明确提出“国外”系指美国、英国、德国、日本,博物馆系指包括博物馆、纪念馆、美术馆、科技馆、陈列馆等向公众开放的非营利性社会怎么写作机构,年限是从1986年至今。一般来说,这样的提问可以认为主题清楚、完整,限定范围具体、明了,不必继续再进行咨询对话。但是也有许多客户在提出咨询课题时,主题的内涵和外延都不甚明了,缺少相关信息和必要的限定,易造成误解,这时必须进行充分的咨询对话。在谈话过程中,咨询人员应适时复核用户所谈的主要内容,对用户的话予以解释,对咨询提问进行总结或释义,以求得双方的证实认可,保证双方对咨询问题达成一致的理解。例如,某读者委托查询有关现代国家构建理论的书刊目录,时间范围是近20年,要求一周内完成。这一题目看似范围明确,经咨询馆员查询却发现国家构建理论可分为若干个子题目,如现代国家构建、国家思想构建、意识形态、国家形象和国家意识、国家认同、民族精神等都与现代国家建构相关,在这么短的时间内完成这样的题目显然不可能。经与读者沟通限定了查询范围为国家思想建构和国家构建理论这两个小专题、其余则作为次要方面进行查找。
有时即使已经与用户达成检索共识,在检索过程中还会发现新的问题,这就需要不断的与客户进行沟通。比如,“国内外高等教育办学绩效评估研究”相关资料的查询,咨询馆员开始查找后发现,绩效评估涉及内容广泛,有政府层面的评估、民间团体的评估、还有院校内部评估几个层面,于是与用户沟通,和反复的查询,最后确定范围为校内的绩效评估。在查找校内绩效评估过程中,这一课题包括教师绩效评价、学生绩效评价、预算拨款绩效评价等几个层面,用户还要求查明国内外绩效评估机构和评估指标等。在查找过程中,发现资料多得无法控制,最后与用户确定几个重点侧重的层面,这样才最后确定用户的需求。

1.2 试检

当遇到比较复杂的咨询,不能把握其可操作性时,在搞清楚用户的真实需要后,可以先试查一下馆藏情况,看是否能满足读者的真实需求,把用户的需求与潜在需求与可供利用的信息资源相联系。而且现在的专题咨询怎么写作多是有偿怎么写作,试检可以估算收费总量,以便于在接谈时向读者报价,说明收费标准及检索过程。让读者了解并掌握预算,对检索结果有初步的预期。否则,在读者预期比较高,而现实资源对读者有限的情况下,可能读者对咨询结果不满意,或对收费标准不认可,产生不必要误解。另外,试检也可以让参考馆员把握咨询所用的时限和投入的人力,以便统筹分配。等试检后初查结果出来,参考馆员确认该咨询课题可操作,就可以正式签订委托书、接受读者的咨询需求。

2、分析课题与制定检索方案

2.1 分析课题

受理咨询后,首先要对读者提出的问题进行深入的分析。根据读者提问,文献检索类咨询问题一般有三种类型:
(1)特定主题的检索。读者要求提供某一主题的文献。这就需要查明该主题的实质与范畴,查明读者针对该主题所需要的文献类型、时限、语种等具体要求,以便有的放矢地进行特定主题范围的文献检索;
(2)特定课题的检索。读者要求查找某一研究课题的文献,课题的文献范围比主题的文献范围更加广泛,也更加复杂,它可有涉及几个学科,也可能包含几个专题。对于特定课题的检索,必须对课题情况、读者水平和文献的需求状况进行具体的调查和了解,以便从实际出发,有针对性地解答读者的咨询问题;
(3)特定文献的检索根据用户需求,查找包含在一种或多种资料中的具体信息,包括某一事件、人物、图片、典故语录、事物起源、法规法条、统计数据等。
因此,对读者提出的特定课题要时行深入的了解和研究,掌握与课题有关的基本知识,以便准确地选择和确定检索途径,有效地检索特定证据需要的全部文献。

2.2 正确选择关键词

咨询馆员根据经验来分析、比较咨询问题,对于复杂问题,应先分成几个部分,再考虑如

源于:论文书写格式www.udooo.com

何解决。然后根据问题性质,考虑选用哪一种工具书解决问题,再选择适当的检索点,将用户的自然语言转化为检索语言。比如,“蟾蜍药用价值”的检索,我们要把它分解为“蟾蜍、蟾衣、蟾酥、药用、价值”等检索点来检索。
正确选择关键词,各种类型的检索课题对检索的查全率和查准率有着不同的要求。若查准率要求较高,应使用专指性较强的概念或增加限制概念来缩小检索范围,还可通过对字段进行限定的方式来保证查找的准确性。对于那些对查全率和查准率无特殊要求的用户来说,也要针对不同的课题,制定相应的检索策略,对文献量较大或属于成熟学科的课题,应优先考虑查准率,从众多相关文献中选取针对性较强的文献。对文献量较少或新兴学科的课题,可适当放宽检索范围来保证查全率,以免遗漏重要的参考文献。

3、利用搜索引擎查找专题信息

2011年中国互联网络信息中心发布的报告显示,我国网民规模已达到4.57亿人。在网络使用偏好方面,搜索引擎的使用率达到8

1.9%,用户规模

3.75亿人。

1 专题线索的查找 由于读者查找的专题信息多种多样,利用网上搜索引擎可以满足读者初步的咨询需要。如关于“有关古代各朝代诗词曲赋的书目以及咏花咏荷方面的书目”的查找,首先在百度上用“诗词、曲赋、古典诗歌、唐诗、宋词、元曲”等词加上“荷花”来查找,找到相关线索,再到馆藏目录中查找有关书籍。两个工作日就完成该课题咨询,这在非互联网时代是难以想象的。

3.2 检索字段的确认

有时检索结果分析与调整检索策略同时进行。成功的检索经常是由好几次搜索组成,如果对检索的内容不熟,即使是检索专家,也不能保证第一次搜索就能找到所需的全部资料。最好在互联网上先用简单的关键词测试,不忙细看各条搜索结果,而是先从检索结果里面寻找更多的信息,再选词、设计更佳的检索式重新搜索。这样重复多次检索关键词、检索式,就能保证专题信息检索的查全和查准。比如,一位读者委托咨询关于“致毁知识”的检索,刚开始在数据库中用读者给出的检索词“ruin-causingknowledge”,怎么也找不到相关文献。再到互联网上查找,

源于:毕业设计论文致谢www.udooo.com

发现英文的类似表达有“seientific/techno-logical knowledge lead to ruin”“dangers of knowledge”“scientific/technological knowledge that cause ruin ordisaster”,进一步搜索,找出若干文章。又如查找孙子兵法不同语种的外文书目,利用谷歌等搜索引擎查到其它语种的表述是“Sunzi”“Sun Tzu”“Sun-Tsu”“The art of war”“Sun-tzu ping-fa”“L’Art dela guerre”,再利用这些关键词到馆藏目录中去查找书目,这解决了咨询馆员外语水平的局限。
虽然搜索引擎搜索功能强大,搜索出相关的网站出现在最前,但无法避免无关的结果输出过多、复制链接太多、并非所有结果都有网站描述等问题,而且有些信息用不着搜索引擎。如馆藏丰富的国家图书馆有大量综合与专业数据库,拥有网上检索不到的专题信息。所以要利用工具检索,来查找所需文献的有关线索。

4、常用专题咨询检索方法

4.1 工具检索法

虽然搜索引擎的利用率极高,但网络上的资料有其自身的局限性,传统的检索方法和检索工具依然是社科类咨询中经常会用到检索途径。
由上海图书馆编辑出版的《全国报刊索引》(哲社版)是目前国内查找报刊文献最好的综合性检索工具,例如要找到有关专题的文献,则利用全国报刊索引数据库检索效率会更高。应用此法查找专题资料,常常能收到很好的效果。例如,欲收集任继愈先生发表过的文献资料,利用报刊索引则是很好的选择。

4.2 直查法

直查法,是指读者提出的咨询,其内容非一般工具书所能解决,须从有关书刊中直接查阅方可解决。这类咨询一般难度较大,可从资料汇编、诗文集、丛书和类书中去查找。尤其是类书则是进行直查法的最佳资料源。因为类书具有不仅注明问题出版,还标有原文,并具有文献举要性质等优点,它把群书中可供在考的资料摘录出来,分类排比,这就为直接查找资料源提供了极大的方便。例如,某酿酒厂要求查找有关二锅头酒的酿酒历史方面的资料,可以先翻查类书《古今图书集成》和《农政全书》,找到与酿酒有关类目,根据其中的记载再进一步翻查,找到《本草纲目》《五杂俎》《至正集》等资料对二锅头酒历史的详细记载。

4.3 限定法

有些读者提出的文献需求,由于概念太抽象或含义太广,文献范围很笼统,往往难以查准和查全文献,这就需要从学科范围、文献主题、文献类型、时空等诸因素方面加以限定,把文献查阅范围缩小到切题程度。如,某城市规划委员会要查“某市城乡规划的中外信息参考和时事热点”文献,显然这一提问太含糊,要弄清其特定需求,加以概念和范围限定。经与读者进一步沟通,知道读者所需“城市规划、可持续发展、城乡统筹”等方面的文献,我们在检索文献时,就可以把检索范围限定在慧科数据库和有关国外中文媒体,检索词主要限定为“新农村、区域协调、城市空间房地产、公用设施、产业结构、传统风貌保护、廉租房、交通”等。这样文献的查找更具可操作性,而且满足了读者的文献需求。

4.4 剖析法

有时读者提出的信息需求,没有明确的文献名称,或者虽有一些线索,但却难以选取适合的查检信息源,这时就要运用剖析法。即:从分析解剖题意中打开缺口,找出切入点,然后层层分析,步步深入,直到获得原始文献。例如某建筑研究所委托查找“长城北京段资料”,对于这样的信息咨询,虽然读者的提问明确,但要找出文献,仅从馆藏目录等是无法下手的。遇到这种情况,就可先剖析主题,查找有关的研究书目及文献,确定北京段长城的范围,然后抓住几个关键词“长城、北京、慕田峪、八达岭、古北口”等等,围绕着北京地区长城的科学、历史、艺术价值三方面的资料,选择相应的参考信息源全面搜集。

4.5 追踪法

它与剖析法有相似之处。有些读者提出信息咨询,由于课题研究的专业性强,往往难以查到所需文献,这时就要用追踪法。运用此法,咨询馆员要千方百计去查找线索,一旦获得线索点,就要步步追查,直至最后获取必需的文献资料。如某研究机构提出有关“民国时期广播”的专题文献咨询,先选取“广播”“民国”这几个关键词,结果上百个馆藏目录中查到“民国时期广播事业的发展:以沪、穗两市为中心(1923-1949)”硕士论文;于是以此为突破口,追踪查找,先从“综述”中追查原始文献。从“综述”文献中我们得知,由于发表的文献不多,加之专业性特别强,因而查起来就有如大海捞针。于是我们依“综述”后面所附的参考文献,追踪检索。
在此例中,开始仅查找到一篇文献,由此得到多篇引文,若这些引文中还有第二次引文,就可继续查下去,如此反复越查越多,可以找到足够的有关文献。这种方法简便易行,针对性强,效率高,但不一定全面。

4.6 扩展法

在进行参考工作时,处在某个层次的某一方面的资料或信息已不可能为我们提供更多或新的情况时,可以在同一层次的另外方面去查询,从而使问题得到合理圆满的解决。例如,关于“民国时期台儿庄邮驿”方面的资料的查询,直接查找“台儿庄邮驿”找不到相关资料,用“枣庄运河”检索则找到《枣庄运河》和《枣庄运河文化》等资料;再用“军邮”“第五战区”等关键词,找到读者需要的文献。

5、专题检索怎么写作的体会

专题文献资料的检索是一项极为复杂和实践性很强的业务活动。在某种程度上,可以说是一门技艺。其检索途径与方法没有一个固定的框框,也没有硬性规定。在检索怎么写作工作中,应该根据读者所需检索的专题内容和在检索过程中碰到的实际情况,灵活地运用各种检索方法。尤其是在选择检索词和电子信息源过程中,只有不断地实践和总结,探索和掌握文献检索的规律,才能提高参考咨询工作效率,满足不同类型读者的咨询需求。

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