加强企业差旅费管理方法

【摘　要】 企业差旅费是企业的一项重要支出，已经高居企业日常开支第二位。多数企业采用的实报实销制和费用包干制在实际运用过程中均存在一些不足。如何加强差旅费管理，控制支出，提高效率，已成为提高企业管理水平的一个重要课题。作者根据多年财务管理工作经验，提出两种加强企业差旅费管理的方案：一是从内部着手，改变管理方式；二是引入专业差旅管理公司，达到资金使用效率的最大化和员工工作效率的最大化。
【关键词】 实报实销； 费用包干； 差旅管理
企业差旅费是指企业职工因公出差而产生的交通费、住宿费和差旅费补贴等费用。差旅费是企业一项重要的经常性支出项目，美国运通公司在其公布的一份调查报告中指出：差旅费用已经高居企业日常开支第二位，占到企业运营成本的35%，仅次于人工成本。以焦煤销售公司为例：2010年可控销售费用支出4 127万元，其中差旅费支出1 456.43万元，占35.29%；2011年可控销售费用支出5 410.06万元，其中差旅费支出 1 119.97万元，占20.7%。因此，如何管好用好差旅费，既要降低差旅成本又能提高工作效率就成了摆在公司管理人员和财务人员面前的一个重要课题。

一、现行差旅费管理办法的不足

现在通行的差旅费管理办法通常有两类，一为实报实销制；二为费用包干制。简单讲，两者在实际操作过程中，都有着明显的 不足。
实报实销制，以实际发生费用入账。在实报实销管理方式下，一是差旅费标准不一、员工出差选择往往会就高不就低，费用总额不易控制。尤其在商品经济高速发展的今天，交通方式与住宿条件的选择多种多样，费用支出参差不齐。仅以太原至北京的列车为例，即有特快、普快、动车、直达及快车可选择；乘坐标准有硬卧、软卧、高级软卧、硬座、软座之分；票价高者359元、373元，低者70元、73元。二是给部分人提供了虚、多作检测套现的机会。
费用包干制，即给定一个费用标准，总额包干、超支不补、节余归己。费用包干管理方式下，差旅费标准单一，无法体现地域差异和物价变动的影响。还是以焦煤销售公司为例，至今实行的仍为2004年集团公司制定的差旅费补助标准：普通销售人员住宿补助100元，伙食补助21元，市内交通补助5元。无论在上海、北京还是在省内乡镇，8年来都一个标准，与现实实际情况相差甚远。费用包干制对常规业务测算效果较好，对未知的突发事件则无法测算，这样导致年初包干预算测算额度与实际情况会有很大的偏差。费用包干额测算高了，容易形成公司小金库和员工个人灰色收入；测算低了，又无法保证正常开展工作。总额包干，差旅费使用部门为了来年的计划着想，往往会花光吃尽，不留余地；超支不补，会导致为了控制支出而减少正常业务支出；节余归己，有些人会产生把费用当成收入一部分的错误想法和做法：比如为多得补助拖延晚归，找票套利；为节省住宿费支出一人可完成的工作多人同行等，影响工作效率。

二、加强企业差旅费管理的设想

针对以上两种方法的不足，特提出以下两种方案设想：

(一)从企业内部着手，改变方式，加强管理

将企业内部营销业务部门与非营销业务部门即营销管理与怎么写作部门分开，采用不同的差旅费管理方法，区别对待。
1.针对奋战在销售一线，直接面对用户的营销业务部门，建议采取动态任务包干的方式，确定包干总额，并在包干总额额度内，实报实销。
采取动态任务包干，放弃过去的静态总额包干，具体讲就是费用指标与经营任务、绩效考核、用户情况三者挂钩。年初将年度经营计划、完成目标及绩效奖罚分解到户，结合上年实际情况，按完成难易程度将用户交叉捆绑成若干分项任务。以营销部门内自愿组成的销售小组，或销售人员个人为单位参与竞标，以费用报价低、目标任务优者为胜。中标者的差旅费费用报价即为该组或该人年度差旅费包干总额指标，在包干总额范围内实报实销。
这种方法的优点有：
一是费用指标与绩效指标挂钩，有利于充分激发职工的工作主动性和积极性，变被动等任务为主动抢任务。费用指标与绩效指标挂钩的同时，充分考虑用户情况，避免以往单纯只看结果，不考虑过程的弊端。比如同样是钢铁厂，宝钢和鞍钢由于历史和政策的原因，回款难易情况、回款质量情况就有很大的不同，抛开企业具体实际只看指标完成情况定绩效，也是一种不公平。这样三者结合，在绩效考核方面更加公平、公正，将因客户本身质量原因对绩效考核结果的影响降到很低的水平。大家起点尽量保持一致，“不输在起跑线上”。
二是按任务完成难易程度将用户资源捆绑打包，一方面避免了好用户众人哄抢，差用户无人问津的局面；另一方面避免了指标完成越容易越好，差旅费指标越高；指标完成越困难，越需多跑才能解决的，差旅费指标反而越低的现象。
三是各中标单位都是

一般论文格式范文www.udooo.com

相对费用报价低、任务目标高的优胜者。为了中标，竞标者肯定会在能完成任务的前提下把费用支出自觉控制到一个很低的水平。这样通过任务竞标，有利于实现差旅费的资金效率最大化，最大程度地减少浪费；有利于实现营销人员的工作效率最大化，最大程度地挖掘潜力。真正做到既节约又高效。
通过此方法，能有效杜绝人浮于事、混吃混喝的情况，使真正有能力的营销人员脱颖而出，得到实惠，使企业在降低费用的同时得到实效。
2.针对非营销部门即营销管理与营销怎么写作部门，建议采取规定上限，凭据报销、过程控制的办法。
取消单一差旅费补助标准，只规定差旅费补助上限，有利于员工根据个人和出差所在地情况自主选择交通工具和住宿条件，而且包容性强，能有效解决单一指标无法应对的因社会发展水平差异造成的不同地区的物价差异问题。同时，规定上限，从总额上对差旅费支出加以控制，关键还要加强过程控制，建立健全出差审批管理制度，严格控制出差人数和天数。

(二)引进专业差旅管理公司

企业在差旅费管理方面，除了加强自身能力，改进方法外，笔者认为还有一个切实可行、简单高效的方法：引进专业的差旅管理公司。
专业差旅管理，指企业对差旅活动进行全程监控，将自己的差旅费用和管理全部外包给专业的管理公司，免去自己订酒店，报销、提款、写票所增加的管理成本，同时压缩差旅费用从而实现差旅成本节省和控制的目的。
通过专业的差旅公司对差旅费进行管理有以下几个优点：
一是差旅公司社会资源充沛，怎么写作功能强大。以携程公司为例，现在为国内最大的酒店预订平台，会员酒店超过39 000家；通过携程预订机票每月200万张。而且还提供国内60多个城市市内免费送票，24小时全天候怎么写作和更大的折扣。
二是实施差旅管理能优化企业的内部管理。差旅公司能根据企业的要求量身订做适合本企业的个性化差旅费管理模式，通过差旅公司管理，可以详细纪录员工每次差旅信息，事后还能提供丰富翔实的差旅费用整合报告，整个差旅费情况一目了然，使企业的管理更简单、更有效。
三是通过差旅公司，能很好地协助企业进行差旅费管理。员工只需事先提供出差时间和目的地，差旅公司会按照公司的要求选择适合的酒店和交通工具，事后由差旅公司进行结算，财务部报账报销。员工基本上不用接触，在很大程度上能够避免虚、增等问题的发生。
通过差旅公司，可以大大降低企业管理人员和财务人员的工作强度。随着差旅管理意识的加强，现在越来越多的企业开始委托专业差旅公司提供相关怎么写作。例如中国目前最大的差旅管理公司携程已为包括可口可乐、松下、宝钢、三一重工、神州数码、中国平安等在内的数百家跨国公司和大型企业提供商旅管理怎么写作。2011年《财富》“最受赞赏中国公司”大陆前10名企业，有8家已使用差旅管理怎么写作。
需要提醒的是，无论企业用哪种方法来管理差旅费，其目的并不是说要压缩差旅费费用，要减少差旅业务支出，而是要堵塞漏洞、公平合理、提升费用使用效率，以最小的差旅成本达到最大的企业 收益。