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试议我国企业采购和付款业务循环内部制约

收藏本文 2024-03-18 点赞:16982 浏览:72253 作者:网友投稿原创标记本站原创

采购与付款业务是企业经营活动的重要环节,它与生产、销售计划密切联系,业务发生频繁,工作量大,运行环节多,直接导致货币资金的支出或对外负债的增加,容易产生管理漏洞。建立完善的采购业务内部控制制度,可以保证采购付款业务循环有效运行,确保采购事项的真实性、合理性、合法性,发现并纠正错误,防止欺诈和舞弊行为,及时准确提供采购业务的会计信息,使企业在采购、付款环节获得最大经济效益。

一、我国企业采购业务存在的问题

1.采购无计划

采购部门没有根据企业的实际需求情况或者根据已经经过批准的采购计划、采购申请单进行采购,而是盲目的采购或者不及时采购,造成物资大量积压或者供应脱节的情况。如某药厂引进新生产线时,采购部门为了维修方便,无节制的大批量采购了该产品线专用的备品备件。待到产品线淘汰拆除后,仓库里依旧存放着大量未被使用过的该产品线的备品备件,对公司的资金造成了极大的浪费。

2.供应商选择不合理

采购人员为了私人的利益在采购中没有进行招标议标或者询价比价等活

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动,而是直接选择有回扣的供应商,往往造成采购物资质量得不到保证,或者采购高于市场平均,致使企业利益受损。

3.虚报损耗,中途转移

采购部门或者物流部门为了中饱私囊,在运输的途中偷偷转移物资,而对公司上报谎称为途中损耗。

4.混淆采购成本

会计人员在会计记账中对采购成本没有很好的区分,确认的成本不能真实反映企业为采购物资而发生的费用或损耗。例如,在生产性的企业里,与原材料采购相关的运输费用、保险费用、合理损耗等,都需要计入采购成本。

5.验收不合规

采购人员、仓库人员玩忽职守或专业素养不够,不能顺利的完成物资验收,不能严格验收采购物资的质量和数量,诱发物资验收中的舞弊行为,造成伪劣物资滥竽充数,轻者损害企业利益,重者使伪劣产品充斥市场,损害消费者利益。

6.违规结算,资金流失

通常企业在收到采购后,根据金额授权会计签发付款凭单,出纳审核后支付划拨款项。如果没有严格的付款申请审批,可能会造成对同一笔采购业务重复付款,付款金额与不符或者误期支付失去客户信誉。

二、解决问题的有效手段——加强内部控制制度建设

在现行的管理模式下,我国很多企业虽然经过多年的逐步完善,已经建立了一些管理制度,但由于各种规章制度的设计大多流于理论,和企业的实际情况相脱离,使企业在实际工作中收效甚微。如引进的国际流行的招标方式、询比价方式时往往只是提及到相关概念,没有规范的操作流程,失去了招投标管理在企业采购中节约成本的应有作用。同时,内部控制的关键是任何人都不得拥有超越内部控制制度所规定的权力和权限,如果能做到这一点,就会大大减少采购中出现的各种问题。但实际上权力超越制度的传统理念使制度的执行过程往往被权力中断,这种症结在现代企业中相应规范制度缺失时显得尤为突出。当发生相关事项时,无制度来规范,无流程来参考,无权限来定责,使得采购管理显得紊乱无章,领导一支笔定事项。所以,加强内部控制制度的建设是势在必行的举措。

三、采购业务内部控制制度的建设内容

建设采购业务内部控制制度首先应了解采购业务不相容岗位,确保建设的内控制度得到有效运行。采购业务不相容岗位至少包括:请购与审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审计;采购与验收;采购、验收与相关会计记录;付款审批与付款执行。考虑这些不相容岗位,采购业务的内部控制制度应包括以下几个方面:

1.职务分离制度

采购环节中的主要业务有提交请购单、编制计划、 审批计划、市场调研、招标投标、签订采购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有:
(1)生产或销售部门根据生产使用量或销售需要量提出需要采购的物资品种和数量,仓储部门依据提供的需采购物资品种、数量及现有库存量,制定采购计划,报预算管理部门审批,然后由采购部门依据经管部门提供的市场调研报告进行公开询价。
(2)由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门、经营管理部门共同组织招标投标来选择供应商,并会同供货单位签订采购合同。
(3)物资的采购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管。
(4)物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。
(5)采购人员应与负责付款审批的人员相分离。
(6)审核付款人员应与付款人员相分离。
(7)记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。

2.请购单控制制度

在确定物资采购时,必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量,以填制《采购申请单》的方式提前通知物资保管部门,《采购申请单》有使用部门的制单、审核、批准人员签字。保管部门根据使用部门提供的需要量,再根据现有物资的库存量计算出请购量,正式提交“物资请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单报预算管理部门审批并会同采购部门、财务部门、确认制定采购计划。财务部门根据资金使用情况签署执行意见,采购部门将采购计划报主管领导批准、存档备案并招标订货手续。

3.审批控制制度

根据企业生产、使用情况的实际需求,兼顾所需物资的特性,结合现有库存情况,制定出品种、数量、交货期较高准确性的采购计划,上报经营管理部门审批,金额较大的一类物资采购由总经理审批。对于计划内的采购项目,具有请购权的部门应严格按照计划执行进度请购手续;对于超计划和计划外项目,具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再请购手续,并报审批人审批,审批人根据其职责、权限以及实际需要进行审批。

4.订货控制制度

采购部门提供附有供应商相关信息的调研报告,并定期对供应商的信誉、、质量进行评估,建立包括、质量标准、折扣、付款条件、供应商信誉、电话、地址等供应商档案,从中筛选质量好、低、信誉好的合格供应商。由其组织生产或销售部门、财务部门、法律部门共同进行招标投标,最终确定供应商。采购部门具体订货手续签订订货合同及订货单,并将订货单及时传送给生产、销售、仓储和会计等有关部门,以备合理安排生产、 销售、收货和付款。企业对物资采购如有可能采取招投标形式,以增加现有供应商的竞争意识。

5.货物验收控制制度

企业所采购的货物运到后先入验收库由业务部门开具入库通知单、验收单。质检部门按照国家标准、行业标准、企业标准进行质量检验,各类物资必须具备各种规定资证。验收合格后出具 “质量检验合格单”或在验收单上加盖“质检合格”章。如不合格查明原因,并向主管书面报告,及时向供应商提出异议。
验收人员根据入库通知单、验收单及所附有关质量证明书、合格证、 技术图纸、装箱单、过磅单、发货明细对货物进行数量、质量验收。验收中发现数量、质量不符或数量短缺、损坏、无质量证明和技术资料等无法验收时,及时向供应主管书面报告。
采购人员把盖章齐全的入库单、验收单、采购合同以及送到财务部门进行报账,物资会计要对所送来的单据核对、整理,无误后进行账务处理。

6.货款支付控制制度

由采购请购单、订货单和验收单共同构成的收货业务完成后,财务部门就取得了供货方的、验收单和采购合同等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核确认无误后,财务部门将之连续编号,并及时、准确记录物资的增加和银行存款、预付账款的减少或应付账款的增加。如有部分退货,需从原中扣除后再结算。对物资的核算,必须根据企业的整体管理要求设置一级账户和明细账户并正确地进行记录。会计正确地进行计量并记入适当的账户和适当的期间,由专人按照约定的付款日期、折扣条件管理应付账款,已到期的应付账款须经有关授权人审批 后方可货款结算与支付。

7.会计稽核与对账制度

它一方面要求,无论是货款的支付,还是应付账款发生的记录,对进货业务涉及的所有原始凭证、记账凭证,都必须经过稽核人员或会计主管审核后方能记账;另一方面要求,对进货业务发生的应付账款必须及时、定期地与客户对账,防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。
四、总结
采购业务控制作为企业内部控制制度的一个重要组成部分,它的完善与否直接影响企业效益的好坏,因此企业必须建立起行之有效的控制制度,实现采购成本的最优化。由于采购业务会随着社会和企业发展而不断变化,因此采购业务控制方法并不是一劳永逸的,也需要根据企业发展阶段适时调整、与时俱进。

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