档案管理人员如何进行人事档案管理工作

摘要：档案管理工作能否适应社会发展需要、如何优化人事档案的管理、如何提高档案的利用价值等方面都要求档案管理人员在思想意识、专业知识、业务水平上具备较高的认识和能力。本文就档案管理人员如何进行档案管理工作的问题简要阐述。
关键词：人事档案管理 利用
人事档案是一种专门档案，是专门活动形成的档案，它是一个由若干具体档案种类构成集合的概念，具有很强的自我独立性和规律性，它虽与正式文件转化而成的文书档案有所不同，但它仍具有明显的行政管理性，因此它在档案利用方面具有较强的行政作用、业务作用、法律作用及教育作用等等。人事档案是历史全面地记载职工的，在人事管理中是正确评价选拔人才，合理流动配置人才的重要依据。档案管理工作能否适应社会发展需要、如何优化人事档案的管理、如何提高档案的利用价值等方面都要求档案管理人员在思想意识、专业知识、业务水平上具备较高的认识和能力。本文就档案管理人员如何进行档案管理工作的问题简要阐述。

一、人事档案的收集与鉴定

人事档案是记述和反映个人的自然情况、重要经历、政治情况、专业技能、工作业绩、思想、生活及工作作风等方面的综合记录。各单位应按标准配备专职的档案管理人员，对档案管理的专业知识进行定期培训强化，建立健全档案材料的收集鉴写作度，给档案管理工作给予高度重视。
1、人事档案的收集。人事档案资料应具有全面、原始、真实的特性。随着我国市场经济的建立和发展，我国人事制度进一步改革，与此相关的人事档案工作，也发生着重大的变化。 “遗弃档案”、“人档分离”等已成为社会普遍存在的现象，档案在一些人眼中作用

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弱化了，但这并不代表着档案能够随意丢弃置之不管。人事档案的收集渠道广泛复杂，收集时间区域较长，档案管理人员在收集、移交等环节严格把关，对个人经历、工作业绩、奖惩情况、政治表现等资料尽最大可能的收集齐全。对能突出反映个人突出的专业技能、社会贡献、道德品质的材料着重收集，主动查找信息收集，为人才的选拔任用提供事实依据。
2、人事档案的鉴定。人事档案中材料内容为记录，各类档案材料的来源部门多、历时长，在人归档前必然要经历材料的形成、传送等多种渠道，所以在归档时对形成档案材料的鉴定应作为现今档案管理工作一个非常重要的环节。人事档案的鉴定是一项政策性很强的工作，它决定档案材料的取舍，维护归档材料的真实性、统一性、准确性。档案材料要随时收集随时鉴定。包括鉴别材料内容真实与否，手续是否齐全，填写格式是否正确等。坚决剔除那些检测材料、没有实际根据的材料，对内容不统一的材料以最爱说服力的材料为依据统一，保留有利于社会需要的材料，净化和优化档案材料的内容。对于死亡人员档案、无头档案的鉴定工作也不容忽视，一定要保有其存在的真实和完整性，以备查阅利用。

二、人事档案的分类归档与保管

人事档案正确的分类归档与科学的保管方式能为档案的有开发利用提供全面便捷的怎么写作。长期实际工作的积累使人事档案保管范围明朗化，让档案材料的归档类别清晰，但由于社会高速发展以及人事制度改革的不断深化，给档案管理赋予了新的工作内容，提出了更高的工作要求。
1、人事档案的归档。。 档案具有原始性，在分类过程中确保归档范围明确、类别清晰有序、信息详实统一、记录连续不间断都是人事档案归档的必须遵循的原则。现有的人事档案分类已经不能满足人才流动引起的人事档案归属范围的变化，因此而产生的信息材料另分类别，给档案归档分类提出了一个新的课题。
2、人事档案的保管。根据相关规定严格准确的把握档案的保管期限，采用科学现代化的设施建设档案室（馆）。人事档案的保管首先要对收集到的归档材料的编号编目工作。归档文件应依据分类编序编号，归档文件编号是将归档文件在卷宗中的位置标识，编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在卷宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。归档文件应依据分类方案和文件编号顺序逐件编制归档文件目录。编写目录要按分类顺序编制，包手题目、行为单位、形成时间、文号、页数、备注等项目，让查找一目了然。整理完结的信息材料，装订、装盒形成独立完整的档案存入档案室内保管。

三、人事档案的开发和利用。

人事档案记载着一个人成长的轨迹，记载着身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况以及人才能力、性格、工作作风、思想政治表现等许多情况，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。个人转正定级、职称申报、养老保险等，都需要档案“说话”，它的作用仍不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无从得以保障！从某种意义上说，它甚至可以决定一个人的命运。人事档案的利用工作，影响人事档案工作的全局。做好档案的开发利用，不但可以实现档案管理工作的自身价值，也可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
档案具有其真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。人事档案不仅为单位用人、选人及人力资源科研、教学和管理等工作怎么写作，同时也为个人切身利益怎么写作，帮助解决没有档案就无法解决的问题。对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续以及各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。用人单位通过利用档案，可以清楚地了解职工过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解职工，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合，尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。
在原始纸制档案存档保管同时，要与电子档案为配合，电子档案根据原始档案的记录，将其中显示身份、年龄、职称、政治面貌、学历等经常调利用的信息建立健全电子文档，建立高效便捷的查询方式，同时也对原始档案起到更好的保护作用。
人事档案管理是一个逐步完善的过程，人事档案的完善也是一个长期积累的过程，人事档案管理人员在实际工作中要加强自身专业技能的继续教育，不断提升政治思想觉悟及职业道德意识。对于人事档案的管理工作要在进一步规范工作制度，按其形成的轨迹积累完善，并在工作中不断总结经验，与时俱进增强人事档案管理的现代化进程。