谈建筑设计档案管理期刊

摘要：建筑设计档案是工程设计中形成的有归档保存价值的文件材料，包括设计文件和图纸。由于建设工程施工周期长、专业多、工种复杂，产生的文件材料种类多、数量大。随着工程数量的增加，设计档案种类越繁多、数量越巨大，这给设计工程文件的收集、整理、保管、利用带来了一定的困难和很大的工作量。
关键词：建筑设计；档案；管理
Abstract: Architectural design files are formed in the engineering design he sed value of documents and materials, including the design documents and drawings. Because the construction cycle is long, more professional, types of complex, produces many kinds of materials, a large number of documents. With the increase of the number of projects, design file types more various, quantity is huge, the design for the project file collection, collation, storage, use and bring some difficulties and workload of the.
Key words: architectural design; archives; management
2095-2104（2013）
建筑设计档案是在工程设计过程中形成的大量的有归档保存价值的文件材料，它涵盖的内容复杂，包括有：图纸、数据表格、计算书、地质资料、分析成果和财务预测等。随着我国改革的不断深入发展，建筑设计档案的管理工作，正在面临着新的挑战。

一、建筑设计档案的特点

建筑设计档案主要由设计文件和设计图纸两部分组成。在建筑设计过程中，每一个阶段形成的文件材料是与专业技术直接相关的，是专业活动的记录，文件资料具有本专业特点又相互紧密相联。建筑设计中间，根据不同的设计阶段所整编的设计档案，如在设计前期的任务批文、计划任务书、合同、设计条件及要求。地勘报告；设计中期的可以有方案设计，初步设计，设计计算书，工程预算书，施工图设计，图纸审查及设计质量记录等。
建筑设计项目的建设过程，受工程性质，重要程度，工程规模大小，建筑技术复杂程度，经济状况，政策导向等因素的影响，其周期长短不同，这些特性会导致建筑设计档案组成特点。一是以工程项目为单元而形成，每个工程不论面积大小、工程使用性质如何，都有一个特定的工程编号。建筑设计档案都是以工程编号为依据，围绕工程项目开展的的基本建设活动而形成的相互之间有密切联系的全部文件材料，它反映了一个工程项目的全貌。因此，工程编号实际上起着档号的作用，是建筑设计档案收集、整理、利用的最基本途径。二是按专业组成，建筑设计涉及多个专业，一般由地质勘察、基坑维护、建筑、结构、给排水、暖气、电气、预算等组成。每—个专业形成的材料，都具有很强的独立性。当各专业设计完毕后，由相关人员按照归档制度将相关文件和图纸移交给档案室保管。三是利用频繁。工程设计的重复选用、图纸的报批审核、甲方施工单位的图纸加晒、工程竣工验收、ISO工程质量评定、工程技术人员职称评定、工程技术人员设计参考、工程装修、建筑的改扩建等，都要利用建筑设计档案。从利用人员上看，既有设计单位的内部人员，又有甲方施工人员和其他社会人员。四是数量庞大。随着社会的发展，每天都有大量新的工程项目产生，建筑设计档案数量也随之快速增长。由于CAD等软件在制图领域的广泛应用，使得图纸设计更加快捷、方便和科学，极大地缩短了工程设计和画图时间，进一步加快了建筑设计档案数量的增长。

二、建筑设计档案管理存在的问题

当前建筑设计档案管理存在的主要问题是归档不全。由于设计人员的归档意识薄弱、归档制度不健全以及现有的归档制度得不到很好地贯彻执行等因素，在一些设计单位，诸如地质勘查报告、预算书、计算书、立项批文、图审意见书、校审记录等重要的设计文件难以归全，出现少归、漏归、迟归甚至不归等现象，严重影响了档案的连续性与完整性，也影响了档案的利用。也有的是档案整理不规范，档案的整理必须保持文件之间的历史联系，不能根据偶然的需要和人为的关系随意分合，必须按照档案形成的规律，保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系。但是，在实际工作中，存在设计图纸和设计文件分别整理和存放的现象。工程项目设计过程的连续发生和项目施工的需要，设计图纸的整理往往有较长的持续性和重复性。图纸档案由于纸张大，且利用频繁，往往被存放于抽屉式档案柜里(比较老的图纸以卷放的形式进行排架)。而设计文件由于其归档的不完整性和载体形式上的差别，经常在立卷之后存放于密集架之中；其他一些关于工程项目的红头文件则由总师办、计划经营科等部门归档，导致同一个项目的档案被人为地拆散开来，严重地破坏了档案之间的有机联系。
从管理技术层面看，有的底图档案损坏严重，有的现代化管理水平较低。底图损坏的原因主要有两个：一是人为因素，由于图纸有A0、AI、A2、A3、A0加长、Al加长、A2加长等各种尺寸，而存放图纸的档案抽屉是按A1尺寸设计的，就需要对大的图纸进行折叠，在图纸的排序、搬运、添晒、借阅等过程中都难免对底图造成损坏；二是自然因素。由于库房条件的限制，温湿度的变化，图纸老化严重，许多图纸在若干年之后变得发黄、发脆，稍微一碰就出现破损，给利用带来了极大的不便。目前，虽然很多建筑设计单位的档案部门都配备了计算机、扫描仪等设备，但由于受办公自动化水平低、单位部门间的管理独立、缺乏有效的档案管理软件、档案人员素质不高、经费不足等方面的影响，档案工作还停留在以手工操作为主的阶段。

三、改善建筑设计档案管理的几点措施

首先是提高设计人员的归档意识。长期的习惯使设计人员总是重视设计过程，轻视归档。有的设计人员为图省事，往往在设计工作结束时，计算资料零散不齐，不愿下功夫细心整理，为了应付归档任务，仅仅将部分计算书归档。由于档案工作人员不懂专业知识，无法从内容上作出鉴别，造成归档资料欠缺不齐。另外，甲方提供的部分前期资料，如：设计要求、委托书以及批文等，由于这部分资料形成时间较早，特别是设计周期较长的大型复杂工

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程。由于归档意识淡薄，保管不善，在工程设计工作结束时这部分资料已丢失，造成归档困难。鉴于上述问题，工程设计人员包括设计部门管理人员都应将设计资料收集工作纳入整个设计工作过程中，作为设计过程中一部分重要工作来抓，逐步培养形成归档意识。
第二是解决设计档案资料排序混乱的问题。设计档案资料的形成有一定的时间性，排序混乱，造成查阅困难，特别在设计质量检查、申报评优设计中更为突出。工程文件形成的周期长，工种多，项目多，及时收集，集中整编。按基本设计程序进行收集，抓住设计程序分阶段，阶段中分工种，做到心中有数，及时督促形成文件材料的及时移交。按专业性质收集整理技术文件，按工程项目立标，按专业归类，图纸按先后图号，文件资料按时间先后。按工程项目进行集中保存，可以将一个项目做成一个综合卷，卷中再分门另类的细分。不同的载休要同时进行收编。在一个工程设计过程中，各种不同材质的档案是同时形成的，要根据载体的不同，分别按存放条件进行保管。
第三是建立完善的技术管理制度及设计资料归档制度。技术管理制度与设计资料归档制度是相互制约、相互促进的，在设计过程中由于技术管理水平的提高，使设计资料归档执行也较顺利。健全的制度使各个技术环节都能严格把关，设计人员在一项工程设计完成后，形成的设计资料也是完整的，符合归档要求的，对设计单位技术管理水平和设计质量的提高起到了积极的促进作用。
第四是做好是电子档案信息化的准备。建筑设计档案是永久保管性质的档案，年度跨度大，规格不一，种类多，工程量大，数量多，随着公司业务的进展，设计档案越来越多，管理与再利用都成为一种困难，这就为我们管理工作提出了挑战：必须采用先进的技术和手段，实现信息化，自动化的管理。而计算机发展和电子文件档案的日益成熟就把这种目标变成了可能。但是现代化的管理需要创立一整套科学，系统的管理体系，因此，要提高自身的现代化意识，学习掌握现代化的科学技术方法，以担负起建筑设计档案管理的重任，这才能胜任不断变化的建筑设计技术档案工作。
第五是建立科学有效的工程建设档案网络系统。随着现代企业生产经营不断向外扩展，市场竞争日趋激烈，仅靠档案信息反馈还远远不够，工程建设规范、标准、情报信息资源因与档案信息资源在内容、载体材料、目的和作用等方面有着相同的特点。按照工程建设档案建档工作的基本原则，以基建项目规模大小和投资性质建立分级控制的网络系统。各单位领导要积极创造条件，以各种方法开展档案业务活动，定期对档案管理中存在的问题作专题性探索，并寻找解决的办法。以技术责任制为核心，形成建设单位、设计单位、施工单位互相制约的机制，各单位之间及时提供设计、施工变更、修改信息，完整、准确地保存好各个工作环节上产生的档案材料，真正使其起到全面鉴定基建工程质量，全面使用和维护建设工程的重要依据作用。
总之，建筑设计档案是工程建设施工中不可缺少的依据和条件，同时对项目建成后的使用、维修、改建、扩建等都有重要作用。