医院会计档案管理

《会计法》第23条规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管，会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”近年来，随着《会计档案管理办法》、《档案法》等制度的深入实施，有效促进了会计档案工作。会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要环节，会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是整个财务工作结束后的一个重要环节，但往往被忽视，这就形成了会计档案管理工作的一个薄弱点，直接影响了会计档案的质量。规范会计档案管理，有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生。

一、会计档案归档的范围

1.会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。

2.会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3.财务报告。包括《医院会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。
4.其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责的有参考价值的数据资料。

二、目前医院会计档案管理现状及其原因

1.会计档案管理工作重要性认识不够。

在有些医院，领导和财务人员对会计档案工作不重视，往往只注重日常的财务工作，忽视会计档案管理。对会计档案的知识，特别是档案的规范化知识懂得少知又少，也没有配备专业的会计档案人员，往往是匆匆了事，整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。

2.会计档案的案卷质量不高。

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作检测、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考，因此会计档案的质量取决于会计人员对会计资料的审核监督及收集装订。
但实际工作中由于会计职能的弱化，会计的监督职能未能很好地发挥作用，不能确保会计资料的真实、合法，或者是合法的会计资料掩盖了非法的经济行为。同时由于装订是由会计人员来完成，一般采取谁收集、谁装订的方法，难以保证其统一的整齐规范和美观大方。

3.财务部门没有或未及时向档案部门移交会计档案。

根据《会计档案管理办法》规定，设有档案部门的，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，原则上应由会计机构编制清册移交本单位档案部门统一保管。会计机构必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门。但在实际工作中，会计机构为了查询方便，或者由于装订归档不及时，会计档案长期摆放在财务部门，要么未按期向档案部门移交，要么不向档案部门移交。

4.会计档案的查阅存在薄弱环节。

会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。但在实际工作中，在借阅会计档案时，由于档案人员身兼多职，无法精细化工作。由于查询频繁，档案人员分身无术，任由科室内部人员随意借阅，不作任何登记，直接将会计档案借出，导致监督和管理存在诸多薄弱环节。

三、完善医院会计档案管理的措施

1.充分认识会计档案的重要性，加强医院会计档案的规范化管理工作。

按照《会计档案管理办法》的相关规定，各单位都必须加强会计档案的管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。各单位要加强对会计档案管理工作的领导，提高对会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案如人事档案、病历档案同等重视，规范管理。同时，会计档案管理工作是财务管理工作的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响整个财务管理工作的质量水平。

2.完善会计档案管理工作的各项规章制度，严格会计档案移交手续。

医院财务部门按照《会计档案管理办法》、《医院会计制度》等规定，制定出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。
应在医院财务部门指定专人负责会计档案的装订和归档工作，但出纳不得兼任档案工作。医院财务部门将会计档案移交给医院档案部门时，档案管理人员应交接手续，加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目相符，案卷整理质量是否规范。

3.加强财务人员的会计档案管理及操作技能培训，提高会计档案的案卷质量。

会计人员是会计档案的第一责任人。会计人员对会计档案规范化的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。档案管理是一门学问，里面有很多新的东西需要会计人员去学习、去探索。而这个学习和探索的过程，自觉不自觉地就提高了会计人员的业务技能和自身素质。因此，必须将会计档案管理及操作技能培训，纳入会计人员上岗培训内容，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

4.加强会计档案的保密工作。

会计人员要自觉遵守会计职业道德规范，做好会计档案的保密工作。会计档案任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等的行为，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。

5.强化会计档案的销毁管理。

按照会计档案管理的规定，对超出会计保管年限的会计档案要定期进行销势。在销势时，由档案管理部门和财务部门共同监销，清点核对，并分别在销毁清册上签名盖章，并向单位领导报告。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。

四、我院会计档案管理在实际工作中的应用

1.单位领导非常重视档案工作。

财务部门指定专人负责会计档案工作，每月终了，会计人员及时

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将记账凭证装订成册，会计年度终了后，及时将装订成册的会计档案进行整理立卷、归档。注重会计档案质量，年度终了后将会计档案装订成册后装入凭证盒、账盒，并及时移交给档案室。

2.会计档案的信息化管理。

在信息化时代下，人们利用计算机进行信息交流越来越频繁，促使医院高度重视会计档案的信息化。会计电算化的推广应用，使会计档案可以存储在体积很小的电脑磁性介质上，大大节省了存档的空间和成本。我院利用档案的信息化管理，严格执行会计电算化的有关制度，分权限管理，并做好维护与备份工作。按照要求将医院会计档案生成电脑数据，存放在怎么写作器存储介质上，并采用双硬盘进行备份。原先在移交会计档案时要做大量的手工工作，工作量很大。运用计算机后，节约了时间，节约了劳动力，同时也方便了以后的档案查阅。强化电算化会计档案管理工作，对于我院经济的正常运行，资产的安全完整产生积极的作用。
综上所述，科学规范的档案管理工作，是为医院领导及时了解医院整体经营状况，适时调整管理策略提供准确依据。不断更新档案管理观念，探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映医院整体发展状况和经营成果。会计档案的特点是工作量大、面广、专业性强，它记时记事真实，有的时候不需要借助其它任何材料就能直接说明问题，通过充分的、系统的、全面的利用会计档案材料，全面衡量医院发展的状况，更好地制定医院各项工作计划和对将来的工作进行科学预测。因此，作为财务档案管理人员，必须提高档案管理水平和能力，为社会和医院提供更多有价值的档案信息。
（作者单位：浙江省绍兴市妇幼保健院）