如何做好企业文秘工作任务书

摘 要：文秘工作属于行政管理范畴，主要是帮助主管领导分担日常事务，职责涉及到文档信息管理、会议、会谈等工作的安排、起草信函、文件以及内部和外部的沟通等各方面工作，文秘岗位已经成为企业不可或缺的职位。以往只负责抄抄写写的文秘已经不能适应企业对人才渴望的需求，这对文秘从业人员的能力结构提出了新的要求。
关键词：浅谈文秘工作
随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，文秘工作的重要性越来越受到重视。文秘已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手。一般而言， 文秘的角色定位应是辅佐的功能。帮助领导处理一切日常琐碎的事物是文秘的职责。在现代，文秘除了本部门工作外，和其他部门业务人员的关系也非常密切和重要，形成纵横交错而复杂的人际关系，因此如何做好文秘工作是现代企业从事文秘工作者需要思考和总结的问题。

一、企业文秘工作的主要职责和内容

企业文秘的工作非常繁琐，大致有以下几项：（1）接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；（2）在OA系统内接收和发布来往文件，并及时通知相关部门领导查收和签发各类文件，及时将文件、信件及其他记录等材料归档、备份；（3）在公司网页发布各类会议通知、领导讲话、文件精神及干部值班表等信息；（4）撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告等文字材料；（5）组织和筹备各类会谈、会务安排；（6）按计划分发和管理办公用品并建立相关台账资料；（7）主管领导交办的日常及临时性工作。
由此可见办公室文秘工作，是一项繁琐、复杂的工作，它总揽全局，关系到整个企业内方方面面的工作。文秘工作人员是领导的参谋和助手，领导所涉及的工作范围，文秘工作都要涉及，为领导提供全方位的综合性怎么写作。

二、企业文秘工作应具备的素质

根据企业文秘岗位职责需要，企业文秘工作者需要具备以下三项基本素质：
1.健全良好的身心。（1）身体素质：健康良好的身体是做好任何工作的前提和保障。文秘工作琐碎而繁杂，需要耗费大量的体力和精力，因此一个健康的体魄，是做好文秘工作的首要条件；（2）心理素质：保持积极向上、乐观进取的精神状态，主要表现在心态豁达，办事不因情绪而左右。文秘工作者每天主要面对公司各层领导、各部门及外部人员，代表着公司的整体形象，这就要求文秘工作者每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个对工作满腹抱怨，不善于控制情绪的人，是不适合从事文秘工作的；（3）思想素质：身为企业文秘工作者，不仅要热爱本职工作，更应具备忠于职守、保守机密、谨言慎行的职业道德、博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。（4）品德修养：欲成事，先树人。一名优秀的文秘工作者，不仅要有谦虚谨慎、严于律己的品格修养，待人接物更要诚恳、宽容，更要从言行举止这些细节出发，不断完善自我。
2.扎实的业务素质。（1）加强理论学习。加强文秘工作理论知识学习的同时，熟悉本岗位工作内容、职责和业务流程。并注意收集与文秘工作相关新的信息，包括公司相关制度、政策甚至法律知识；（2）注重经验交流。在工作中不断总结良好的经验教训，多和有经验的老同志进行业务交流，不仅能开拓思路还能避免或少走弯路；（3）优化办事能力。文秘工作者所面临的对象繁杂、事物琐碎，这就要求文秘工作者必须具备较高的办事能力，并应掌握一定的办事方法与技巧：首先，要协调好各种关系。包括与本部门领导之间，同事之间的关系，在协调处理领导的关系时，要作充分尊重领导，自觉维护领导威信，与领导的工作习惯、方法、风格及特点保持高度统一；（4）工作要有条理性。首先，对于常规事物要有工作计划，根据工作性质和内容，制定长期、中期或短期计划，并能严格按计划开展各项工作，其次，自觉形成“雷厉风行”办事习惯，当前能办的事物及时处理，不推脱、不滞后，同时工作要有连续性，一抓到底，目的明确，有始有终，第三，把握工作的重点，特事特办，急事先办，做事灵活，不拘于细节；（5）要有较强的听、说、读、写能力， 即能从领导的讲话从抓住重点，明白领导的意图，准确的表达自己的观点和看法，并能用精炼、符合逻辑的文字进行归纳。
　

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3.文化及相关素质的培养

（1）注重文秘所需相关知识的积累，公文写作知识、文秘专业素质、社会科学等知识的学习，不仅能陶冶情操，还能创新工作方法，提高工作效率。
（2）主动学习相关技能，随着办公自动化的广泛应用给文秘工作带来了新的挑战，办公室文秘工作者要充分认识信息化战略的重要性和迫切性，从办公自动化等基础做起，熟练掌握常用办公软件的操作技术和技巧，进而结合实际工作有针对性地学习运用电脑技术和网络技术工作效率。

三、创新企业文秘的工作，提高办公效率

1.用心工作，“思前想后”“思前”就是要一步三回头，办完一项工作就要回头看看。找出工作中存在的不足和有待改进的地方， 及时对工作模式加以修改丰富，长期坚持将不断提升工作的效率和质量。“想后”就是要走一步想三步，特别是对于大型会议、重要活动等程序性事务，要在每次处理该项工作的同时，建立工作模板，长期积累将形成丰富的办公室经验。今后遇到同样的事务，进一步加以修改完善，工作效率将大大提高。
2.拿来主义，为我所用。经验对于办公室工作非常重要。办公室工作人员在积累第一手经验的同时，也要积极获取二手经验。对于办公室文秘来说，其他部门的经验应该借鉴，其他单位的活动资料也应该多多积累，这样在处理新工作的时候，就能避免“白手起家” 。
3.闭合管理，不依不饶。企业领导日理万机，很多工作安排之后需要办公室去监督落实。办公室在督查中，有时会遇到一些麻烦和困难，就需要有钉子精神和一种不落实不放过的劲头。
总之，文秘工作繁杂而琐碎，同时涉及的事务和人较多。一位优秀的文秘工作者，必须准确无误地，在不同的时间、地点，扮演不同的角色。具有的配角意识和有条件的主角意识，具备良好的价值取向。文秘工作者不应该追求表面的地位和荣誉，而应不断加强自身学习，注重办事方法，以自己工作实际价值和企业贡献为满足，充分发挥自己的作用。 随着时代的不断发展，秘书必然在以后的工作中扮演越来越重要的角色。
参考文献：
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[3] 袁维国.《秘书学》.高等教育大学出版社，2006 年 9 月版
[4] 陈冠任.《顶尖秘书》.当代中国出版社，2002 年 4 月版
[5] 廖金泽.《公司秘书手册》.海天出版社，2004 年 9 月版