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试述管理工作企业人事档案管理工作中理由与对策

收藏本文 2024-03-11 点赞:12516 浏览:48718 作者:网友投稿原创标记本站原创

摘要:企业人事档案管理工作对企业和员工自身的发展具有重要意义。文章在分析企业人事档案特点的基础上,研究人事档案管理工作中存在的问题,针对问题提出完善人事档案管理工作的对策建议。
关键词:企业;从事档案管理;问题
1006—8937(2012)23—0072—02
随着社会的不断进步、经济的迅速发展,人力资源在企业竞争中的地位越来越重要。企业人事档案是企业在人事管理活动中产生的,记录员工,反映员工客观面貌,是考察员工的重要依据,是企业员工绩效考核、提高工资待遇的重要凭证,在人力资源管理与开发中具有十分重要的意义,因此,有必要探究出当前企业人事档案管理存在的诸多问题,并提出解决问题的策略,发挥企业人事档案在企业发展中的真正效用。
1企业人事档案的特点

1.1特定性

企业人事档案的对象具有特定性,主要体现在特定个人、特定岗位、特定时期三个方面。企业人事档案属于特定个人、有特定工作岗位、在特定时期真实的历史记录,反映其业务、思想等方面的情况,离开特定个人、特定工作岗位、特定时期的人事档案是不存在的。

1.2客观性

企业人事档案最显著的特征是客观记录企业员工的个人经历、工作表现、政治思想等情况,人事档案就像是一面镜子,是对一个人的客观反映。用人就要先看档案,已成为必要的工作程序。组织对一个人的使用,人事档案起着非常重要的作用,使其在合适的工作岗位上,发挥其最大的才智,为企业创造更多的价值。并且企业人事档案是反映现实的,每一份档案材料来源、内容必须是真实可靠的。

1.3动态性

人事档案建立后并不是不变的,是动态变化的,因为一个人的情况是在不断变化的,企业人事档案是企业员工的客观反映,也是随着个人成长不断变化的,需要不断的增加新内容,补充新材料,反映个人的经历及成长情况。另外,个人各档案是一体的,人在哪里,档案也需要在那里,是随着个人流动,不断变化的。
2企业人事档案管理工作中存在的问题

2.1人事档案管理意识薄弱

人事档案管理意识薄弱主要体现在三个方面:
①领导不重视。现在很多企业领导注重短期的经济效益,认为档案管理工作耗费大量人力、物力、财力反而不能快速实现经济效益,大多没有给档案管理工作设置足够的经费、配备先进的档案管理设备。
②档案管理部门责任意识差。档案管理部门认为自己所从事的工作对企业及社会的贡献较小,对自己的责任性认识。由于领导的不重视,许多民营企业、中小企业没有设置专门的档案管理部门,或者有但也是其他部门的员工的,使人事档案的权威性大大下降。
③员工档案意识差。员工对档案的认识比较模糊,认为是可有可无的东西。在填写自己的档案时为了一些眼前的利益,弄虚作检测。加之有些企业不重视档案,公然宣称不需要档案或承诺重新建档,更加剧了人们档案意识的淡化。

2.2封闭式的管理模式

封闭式的管理模式适合本企业内部人事档案来源比较单一的情况。虽然说封闭式的档案管理模式利于人事档案的保密工作,但现在随着经济的发展,企业类型不断发展,企业员工层次的多样性不断的发展,这种单一封闭性的档案管理模式已经不能与企业的发展、员工的发展、员工的多样性相适应了。另外,企业档案保存在内部企业人事部门,过分强调保密,一般不对外开放,且手续十分复杂,不能实现各部门之间的人事信息交流,阻碍了人事档案的利用。

2.3档案内容质量不高

目前部分企业人事档案存在以下问题许多不规范的地方,使人事档案价值大打折扣。一是档案材料内容不完备。很多企业人事档案的内容不符合国家档案局发布的《企业职工档案管理工作规定》,能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等内容。二是档案材料内容质量不高。企业的人事档案材料多内容空洞,反应个人经历的多,而缺少细致的,讲述员工道德品质、能力专长的少。人事档案查重现象使得人事档案在对人们职业信誉维持方面的作用大大降低。三是档案材料用纸规格不符合要求,书写不规范,字迹不耐久。很多企业现存的人事档案材料规格大小不一,材料用笔不规范,使得档案材料不利于保存,有的档案材料书写字迹潦草,难以辨认,不利于档案的利用。

2.4企业人事档案管理人员素质有待提高

良好的综合素质和业务能力的管理人员是做好企业人事档案工作的基础和保证。由于档案管理专业较冷门,全国高校设此专业较少,所

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以很多企业的档案管理人员是“半路出家”,对档案管理工作缺乏系统的认识,也没有受过专业的训练,工作以后,参加档案管理工作的学习交流机会少,再加之企业人事档案管理工作人员很多位,经常变动,造成了人事档案管理工作基础薄弱,不利于档案管理水平的提高,不能保证档案管理的质量 。
3完善企业人事档案管理工作的对策建议

3.1加强档案管理意识

档案意识已成为制约企业人事档案管理工作的关键,强化相关领导的档案意识。加大资金投入、完善档案管理设施、定期检查指导档案管理工作,正确认识人事档案工作的特点、地位和作用,只有领导加强档案意识,员工才能重视档案管理工作。档案管理部门要认识到自己工作的重要性,树立责任感,及时、完整地收集档案材料,把握好人事档案的质量。普通员工也要有良好的档案意识,明白档案与自身利益息息相关,自觉遵守档案管理制度。

3.2建立社会化开放式的企业档案管理模式

传统的人事档案管理制度,一定程度上降低了人力资源的开发度,限制了人才的流动。建立社会化开放式的企业档案管理模式应加强对企业流动人员人事档案的管理,建立健全人才流动怎么写作机构。应该倡导人事档案知情权,档案管理部门要加强对档案宣传工作,使员工正确认识自己的档案,提高对自己档案的关注度,使人事档案工作向更高水平发展,提高档案利用率,实现人力资源的优化配置。建立社会化开放式的企业档案管理模式,可以使各类人才更清楚的认识自身的价值,企业也能有机会获得企业所需要的各类人才,个人和企业之间实现双赢,促进企业的迅速发展。

3.3更新手段,完善内容

企业人事档案管理工作应与时俱进,引入科学的管理理念,采用新的管理手段,建立企业人事档案信息数据库,提高人事档案管理工作的效率,实现企业人事档案科学管理。完善企业人事档案的内容,应摒弃传统的人事档案内容单一重复、政治性强、不具有个性化记录;应有所侧重地收集人事档案的内容材料,既要反映过去,更要说明现在;应遵循“适应社会需要”和“精炼有效”的原则,摈除冗余内容;应与时俱进,增加能真实反映人才的能力、特长的内容,体现个人信用记录的内容。

3.4提高人事档案管理人员的素质

企业应注重人事档案管理人才的培养,注重管理队伍的建设,提升档案管理水平。首先,人事档案管理工作者要具备良好的政治素质和保密意识,所以应该加强人事档案管理人员的思想学习,提高其思想认识和政治水平。其次,要保持和维护固定的企业人事档案管理人员,档案管理工作的熟练自于长期经验的积累,档案管理人员固定,才能不断积累和提高其业务能力,提高档案管理工作效率。再次,加强对档案管理人员的业务培训。档案管理人员通过参加培训、学习交流,掌握坚实的档案管理的论知识、学习先进的档案管理方法,提升管理水平和技术能力,推动本单位人事档案管理工作的进步与发展。
4结语
社会在不断的发展,人类在不断的进步,人事档案也应与时俱进。但对长期以来形成的企业管理工作,存在一定难度,但好在经过大批档案管理工作者的努力之后,人事档案改革已取得较大进步。做好人事档案管理工作,利于发挥发挥人事档案的重要作用,促进企业发展,使企业在激烈的竞争中立于不败之地。
参考文献:
邓颖.浅谈干部人事档案管理的问题与对策[J].南方论刊,2011,(6).
刘佳春.企业人事档案管理体系的建立与完善[J].人事档案管理,2008,(10).
[3] 朱宝均.人事档案管理存在的问题与对策[J].开封教育学院学报,2010,(1).
[4] 张斌.对我国企业档案管理困惑的思考[J].北京档案,2007,(2).

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