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论提高企业档案管理工作质量期刊

收藏本文 2023-12-30 点赞:5712 浏览:19050 作者:网友投稿原创标记本站原创

【内容摘要】企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件资料,它是信息的载体,是企业知识和情报的主要来源。企业档案管理是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,在当今信息经济时代,企业档案工作的质量直接影响企业的核心竞争力,因此,企业各级管理部门应该充分认识到档案管理工作的重要性,加强管理力度,对于管理过程中遇到的问题及时研究解决对策,并不遗余力地给予该项工作必要的支持。
【关 键 词】企业档案 档案工作 规范化 管理
企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件资料。企业档案对企业的各项生产经营和管理活动进行了全面而真实的记录,是企业资产信息的有效凭证,同时也是企业自主知识产权和商业秘密的记录,企业档案与企业的生存和发展是息息相关的,它是信息的载体,是企业知识和情报的主要来源。企业档案管理是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,在当今信息经济时代,企业档案工作的质量直接影响企业的核心竞争力,因此,企业各级管理部门应该充分认识到档案管理工作的重要性,加强管理力度,对于管理过程中遇到的问题及时研究解决对策,并在人力、物力、财力等方面给予大力支持。在市场经济不断深化发展的背景下,虽然企业档案管理在提升企业竞争力方面发挥着越来越重要的作用,但在实践当中仍旧存在着许多不足,影响着企业的发展,笔者将在下文中就这些问题及对策展开论述。

一、档案管理工作中存在的问题

1.对企业档案的认识不够、重视不足

我国的企业档案管理工作是在建国后才发展起来的,长期以来,有相当一部分档案从业人员,以及部分领导干部对企业档案管理工作的认识都存在一些误区,简单地把档案管理工作归结为抄抄写写、资料保管一类的事务性工作,认为其无法为单位创造实在的经济利益,因此不需要对这一块投入过大的精力,只要保管好、不遗失、不泄密、能应付调用、查档就行了。这种思想上的轻视足以表明一些人还是对企业档案的管理工作认识不到位,重视度不足,这样的企业档案管理理念已经无法适应现代化的企业管理要求了。

2.管理力量薄弱、管理水平低下、管理手段落后

企业档案管理的从业人员中,有很大一部分非专业人员,没有经过相关专业的档案管理知识的培训和学习,对档案的重要性缺乏必要的了解,对于档案管理的规范、档案收集、整理、归档、装订等实际操作业务不熟悉;其次,许多档案从业人员在企业组织中身兼数职,使得他们在沉重的工作负担中无暇顾及档案工作,日常事务的处理中,只是简单地将档案放入档案盒中,做好保管工作,缺乏主动收集的意识,既没有对档案的真实性、完整性进行判断和控制,也没有及时将档案分类管理,严重影响了企业档案管理的效果和水平,档案资源的高效利用更是无从谈起。

3.档案管理的硬件设施配套不齐全

对档案管理的认识不足,导致了档案管理的硬件设施配套不齐全,有些企业甚至没有设置专门的档案部门,又或者没有规范的档案库房,档案存放空间狭小、潮湿、阴暗,导致档案文件发霉、虫蛀,既影响了档案的美观,又威胁了档案的完整性,不利于企业档案的存储和保护;有的企业虽然有专门的档案部门和档案库房,但只有传统的手工工作设备,没有配备计算机、复印机、扫描仪等设备,无法满足当今档案信息化管理要求。

二、规范企业档案管理的措施

1.加强价值观的导向作用

要规范企业档案的管理,首当其冲的就是企业的领导干部,领导要从自身做起,加强对知识经济体制下企业档案管理工作重要性的认识,从而将这种意识由上至下地传达给各层管理人员和工作人员,给予档案管理工作和相关的工作人员足够的重视:首先改革公司的部门结构,成立独立的档案部门并设置合理的行政归口;其次在薪酬分配上肯定档案工作的价值和重要性,并改善档案管理人员的工作环境。从这两个方面联合起来,加强价值观的导向作用,帮助从业人员树立起企业档案工作正确的认识,发挥他们在岗位上的作用,为企业的长远发展担负起自身的责任。

2.聘请、调配专业的全职档案管理人员,提高档案人员的素质

档案管理水平的低下,主要的原因有两个:其一是因为管理人员没有接受过专业的培训或学习,缺乏实际操作技能和经验;其二是因为许多企业中的档案管理只是作为一项形式上的工作去对待,档案管理人员常常是身兼数职,分身乏术。因此,企业领导要注重提高档案管理人员的素质,聘请档案专业人才或者从企业内部选调熟悉公司业务并志愿从事档案工作的人员,同时可从公司中高管理层中挑选合适的人员作为档案部门负责人。出于精简机构人员的立场考虑,企业为数不多的档案管理人才,应该是精挑细选的精兵强将,使得他们能够有足够的精力和能力投入到企业档案的立卷、分类、整理、归档、保管、统计和编研等工作中,在安全保管好企业的档案资料的同时,可以充分开发和利用企业的资源,以达到增加企业效益的目的。

3.引进现代化的管理手段,实现企业档案的自动化、智能化的管理

企业档案的自动化管理是指企业通过现代信息技术,引进先进的档案管理手段,对企业中落后的管理方式方法进行改革,使得企业的管理更加科学、高效。例如“数据库、群件、知识地图超文本、元数据”等信息技术手段,开发或引进具有数据分析处理以及决策功能的档案管理系统,实现自动化管理。对于企业档案的管理,更要体现在怎么写作性上,在企业内部建立一个可以实现资源信息共享的档案管理平台,将每一个孤立的信息进行整合处理,并通过公司内部网络实现资源的优化使用,使得企业的资源活跃于各个部门之间,为之怎么写作,资源的智能化管理,可以帮助企业实现效益的最大化。

4.加强企业档案信息的开发与利用,提高档案管理的实用性

对企业档案的整理,归档和保管只是基本的工作,但是如果只做好了这方面的工作,那么档案信息资源就是死的,只是起到了一个记录的作用。知识经济体制下,利用好档案这一无价的资源来帮助企业提高经济效益才是现代企业档案管理中新的方向。管理人员要加强对档案资源的开发和利用,提高档案工作的价值和实用性,就必须重视档案编研工作。档案的编研可以从以下几个方面着手:第一,编写企业年鉴,用编写年鉴的方式把企业的历年重点活动或者影响较广的活动集中反映出来,或是对各项活动的业绩进行汇编以记录企业的成长历史;第二,及时把握企业发展的脉搏,进行产品目录的更新汇集,做好新老产品的对比分析,以便于对于新产品开发方向的预测和把握;第三,对能展示企业全貌的生产经营状况、产品工艺、设备仪器等的图片资料进行收集和装订;第四,企业为了推广产品、拓宽市场而做的新闻媒体宣传等,要及时跟踪、收集和反馈;第五,生成企业竞争力分析报告,根据企业的档案信息,对资源、生产、销售、产品、设备技术等方面进行定期的分析,并形成相应的报告以供决策层在进行商业决定时作为参考。
新时代、新背景下,企业管理要与时俱进,要全面认识企业档案管理的必要性和重要性,要用长远的发展的眼光看问题,不要只着眼于有形的经济效益生产部门,对于企业档案这个无形的效益部门也要给予足够的重视。只有提高企业档案工作质量,对企业档案进行科学管理和有效开发利用,才能帮助企业更好地把握生存命脉和发展趋势,帮助企业实现长远的健康发展。
参考文献:
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王萍.企业信息资源管理的核心

摘自:毕业论文格式下载www.udooo.com

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