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摘要：产品销售数据记录的存档备查只是其档案价值的体现，存档的主要作用是帮助检查销售数量、是否正确。销售记录的最大价值应是应用价值，即按要求进行实时统计分析的价值，根据销售分析的综合数据，找出薄弱环节，制定相应的销售政策，促进销售任务的完成。笔者通过实际的工作经验，阐述有效的利用销售数据进行分析的方法，满足统计分析的需求。
关键词：销售数据数据管理信息管理
1销售数据不能有效利用的原因
1.1缺乏适合的销售软件 计算机应用软件具有通用性，但同时也缺乏个性化应用。通常是作为历史记录查询。有些还可以通过输入汇款查询余额。但不能按使用者需求进行数据分析、进度分析等高级查询。虽然有些销售软件具体统计功能，但功能单
1.3缺乏量化意识，工作标准化程度不够一些销售单位缺乏量化概念，缺乏系统的分析。产品销售只是跟着感觉走，了解生产情况，车间库存等基本的产品销售状态，缺乏对产品销售进行深层次的分析。
1.4安于现状，缺少超前意识销售人员工作标准不高，缺乏对市场深入的分析，根据库存等因素进行分析比较滞后。要把握销售主动权，必须掌握销售进度。从多种角度进行统计分析。
2常用销售数据管理方法
有些企业产品单一，销量不大，销售数据不复杂，通过记账及EXCEL电子表格进行记录便可满足对销售情况的掌握。对于大型公司来说，每天平均销量较大，产品种类也比较多，将销售数
2.1销售信息管理软件这类销售公司自己开发或购写，一般由DEPHI或 POWERBUILDER开发工具制作。使用C/S （Client/Server客户机/怎么写作器）结构，有专用的怎么写作器，客户机必须安装管理软件。这类软件最便捷的功能就是，通过客户端输入销量，查询台账很容易，但不方便进行统计分析。ERP系统上线后，这类管理软件逐渐被取代。
2.2 ERP系统我公司2009年开始使用，目前世界500强中80%的公司都在使用ERP系统。ERP系统在总部设有怎么写作器，各地各类型公司（炼油、勘探、销售、办公、工程等）实现了计算机软件使用的统一。使用C/S结构。ERP流程规范，准确、详细地记录销售记录。但该系统在应用方面也有其缺点，不能按用户需求写作报表和打印、统计时间较慢、在统计方面也有局限性等。
2.3产品出厂计量系统B/S（Browser/Server，浏览器/怎么写作器）模式，有专用怎么写作器，客户端不必安装软件，只要通过浏览器就能使用。它的优点是，有汽运、铁运等更多的部门参与进来，本地化系统带有与ERP、实时数据等应用程序的接口，方便数据引用。所有的数据有相关人员直接录入，管理者可直观了解产品销售情况，甚至装车查询的实时数据。它的优点是统计速度快，对当天开票量、出厂情况、历史销量查询非常方便，缺点是由于流量计、检斤衡等仪器的偏差，个别数据不能与ERP系统完全一致；不能进行统计分析。
2.4综合运用EXCEL电子表格等工具，有效管理销售数据 使用EXCEL的自动计算功能，将数据按需求进行分类计算，得出各种统计表的数据。
应用软件如需修改，需要重新修改源程序，并对源程序重新编译，在客户端重新安装。EXCEL表在做好后，可根据工作需要可以调整其内容，将自动计算公式的单元格进行锁定，防止产生错误数据。
目前销售统计软件较多，但各有其不足。最实用的管理方法，是吸取这些软件的优点，再利用EXCEL电子表格的函数及引用功能，就能根据自己的需要写作各种分析及报表。这种EXCEL管理数据方法是实践证明最好的管理方法。
3使用EXCEL管理销售数据的方法
将ERP、本地化系统的基础数据取出，录入到基础数据表中，再通过综合分析表统计基础数据表运算，形成最终分析数据。
3.1写作自己需要的EXCEL基础表格如果销售的数据量较大，每天录入，会造成单个文件数据量太多，也不利于筛选。把销售的产品分类到不同的电子表格，会给工作带来很大方便。一是记录少，方便查找；二是可以由不同人员负责，可以多人同时对不同文件操作保存，避免单人占用。
本人在工作中，制作轻油表（汽柴油等）；化工表（液化气、丙烯等）；重油表（石油焦、重油）等“基本表”。为了方便分析汇报的计算，必须对基本表中的工作表及列名进行合理设计，以轻油表文件为例，可在工作簿内建3个工作表（品名序列表、计划录入表、日销售录入表）。
品名序列表主要作用是定义固定序列，如：类别、品名、运输方式、流向等，方便录入时直接选取。在EXCEL中通过菜单的“插入-定义-名称”录入相应名称后，选取相应范围来实现。
计划录入表输入每月销售计划，便于统计。可分4列，分别为品名、计划量、计划额、日期。
日销售录入表里面包含最重要的基础数据，其中，类别、品名、运输方式等字段（列），可通过EXCEL的数据有效性功能，通过下拉箭头选择相应的在品名序列表中定义好的序列，方便在录入信息时直接选取。菜单使用自动筛选功能，方便通过各列高级筛选。
3.2写作适合自己的数据分析表这些数据分析表基本数据直接得到，它可以预先设计好浏览及打印的模式，只需要打开基本数据表，运用公式自动计算就可做到。它的原理有些类似程序设计中的视图功能，通过基本数据，显示各种统计结果。
销售计划完成情况表：综合了解每天各产品出厂情况，各品种及总量对比销售计划超欠情况。灵活使用EXCEL的函数进行自动计算，将统计后的数据填写到对应的表格里。最后达到自动生成一张汇报表格的目的。如：某一单元格的公式为：{=SUM（IF（'轻油表.xls'！方式="火运"，IF（YEAR（$G$2）=YEAR（'轻油表.xls'！时间），IF（MONTH（$G$2）=MONTH（'轻油表.xls'！时间），IF（DAY（$G$2）=DAY（'轻油表.xls'！时间），IF（'轻油表.xls'！品名=A9，'轻油表.xls'！重量_吨））））））}，含义是自动对轻油表中，火运、年月日相符的销量统计求和，填写到相应的表格中。 销售进度完成情况等数据表：可以分析产品销售完成进度、销售收入完成情况，销量及的影响因素。对各品种销售状况、影响因素一目了然。如：某一单元格的公式为：{=D9-B9/打印时间录入！$C$2*DAY（$G$2）}，含义是按进度的计划量与实际销售量的对比。
日会议汇报表：使用EXCEL表格数据的链接计算功能，可以将多个数据表的数据整合到一张表上，随着用投影仪进行会议汇报的广泛应用，EXCEL的计算统计功能得到有效利用，只要规划创建多个EXCEL基础数据表和汇报表并定义好公式，使用EXCEL的自动计算，就能轻松得到最终汇报所需要的效果。比如：铁路运输情况（承认车、待装车、完成车、正装车、点后承认车）；各产品的库存情况；汽车零售出厂情况；港口动态；晚班安排；剩余计划情况等等。
库存表：生产车间在MES（生产执行系统）每天提供很多生产罐存数据，但部分半成品对销售部门用处不大。如果人工摘录，费时费力，还容易出错。我们可以将MES数据导出，用EXCEL的函数直接调用和计算数据。将有用数据集中在一张表上，又快又准。如：函数{=IF（ISNA（VLOOKUP（A1，STOCK，5，0）），""，VLOOKUP（A1，STOCK，5，0））}表示查找A1列在序列STOCK里面第五列的值，如果无效返回空值，如果有效填入相应数据；函数{=IF（ISNUMBER（SEARCH（"沪Ⅳ）"，VLOOKUP（A2，STOCK，3，0））），"汽油"，"OTHER"）}，在制定字符串查找字符，根据结果返回不同值。
4使用EXCEL电子表格进行综合统计分析注意问题
4.1保存好应用表格，防止更改EXCEL表格在设计、打印预览并保存好后，使用菜单中“工具”-“保护工作表”的功能，并将需要保护的单元格的属性设为锁定，防止他人无意修改后造成数据引用错误。
4.2对汇报材料进行复核，并进行数据校验为了防止公式错误，应该使用不同计算方法计算同一计算数据，比如：要计算累计销售数据，一方面通过计算每种产品分运输方式的销售数量，再对这些数值求和；另一方面，通过对三个基础表一定时间范围内的销售量直接求和。如果二者不一致，就应该查找错误原因。
4.3共享资源文件，进行信息共享将需要的EXCEL电子表格组织到怎么写作器上，设定共享文件夹及访问用户权限。除管理者可以进行读写操作外，其他用户只
4.4定期进行数据备份直接手工进行物理拷贝进行备份，或使用数据备份及恢复软件定期自动进行文件备份。保证该统计汇报系统顺利工作。
5结束语
本文所阐述的方法是在实际工作中反复比较并最后采用的方法，具有较强的实用性。没有依靠某一特定销售应用软件的原因是，没有哪款完美的应用软件能满足使用者的特定要求，并根据需求做适当的修改。虽然EXCEL电子表格只是办公软件，但是通过它的函数及链接功能完全可以满足使用者的需要。本文无意放弃销售应用软件，如果将这些软件与EXCEL结合使用，形成一套完整的销售管理工作系统，就能大大提高销售统计的工作效率。
个人简介：刘锦（1971。10）、男、大学；中国石油锦西石化分公司 产品销售部、辽宁葫芦岛市新华大街46号、125001、18042910816、l3504291971@139.com
关键词：销售数据数据管理信息管理
1销售数据不能有效利用的原因
1.1缺乏适合的销售软件 计算机应用软件具有通用性，但同时也缺乏个性化应用。通常是作为历史记录查询。有些还可以通过输入汇款查询余额。但不能按使用者需求进行数据分析、进度分析等高级查询。虽然有些销售软件具体统计功能，但功能单
一、不能满足管理者写作分析的需要。
1.2需要专业统计人员由于缺乏专业的数据分析工具，从应用软件得出的初始数据往往还需要进一步处理。例如：要对比销售计划与实际销量超欠情况，由于缺少专业工具，就需要计划员把这些数据转移到EXCEL表中手工计算，无形之中增加了工作量，降低工作效率。1.3缺乏量化意识，工作标准化程度不够一些销售单位缺乏量化概念，缺乏系统的分析。产品销售只是跟着感觉走，了解生产情况，车间库存等基本的产品销售状态，缺乏对产品销售进行深层次的分析。
1.4安于现状，缺少超前意识销售人员工作标准不高，缺乏对市场深入的分析，根据库存等因素进行分析比较滞后。要把握销售主动权，必须掌握销售进度。从多种角度进行统计分析。
2常用销售数据管理方法
有些企业产品单一，销量不大，销售数据不复杂，通过记账及EXCEL电子表格进行记录便可满足对销售情况的掌握。对于大型公司来说，每天平均销量较大，产品种类也比较多，将销售数
源于：毕业论文致谢怎么写www.udooo.com
据进行系统管理是重要且难度较大的工作。2.1销售信息管理软件这类销售公司自己开发或购写，一般由DEPHI或 POWERBUILDER开发工具制作。使用C/S （Client/Server客户机/怎么写作器）结构，有专用的怎么写作器，客户机必须安装管理软件。这类软件最便捷的功能就是，通过客户端输入销量，查询台账很容易，但不方便进行统计分析。ERP系统上线后，这类管理软件逐渐被取代。
2.2 ERP系统我公司2009年开始使用，目前世界500强中80%的公司都在使用ERP系统。ERP系统在总部设有怎么写作器，各地各类型公司（炼油、勘探、销售、办公、工程等）实现了计算机软件使用的统一。使用C/S结构。ERP流程规范，准确、详细地记录销售记录。但该系统在应用方面也有其缺点，不能按用户需求写作报表和打印、统计时间较慢、在统计方面也有局限性等。
2.3产品出厂计量系统B/S（Browser/Server，浏览器/怎么写作器）模式，有专用怎么写作器，客户端不必安装软件，只要通过浏览器就能使用。它的优点是，有汽运、铁运等更多的部门参与进来，本地化系统带有与ERP、实时数据等应用程序的接口，方便数据引用。所有的数据有相关人员直接录入，管理者可直观了解产品销售情况，甚至装车查询的实时数据。它的优点是统计速度快，对当天开票量、出厂情况、历史销量查询非常方便，缺点是由于流量计、检斤衡等仪器的偏差，个别数据不能与ERP系统完全一致；不能进行统计分析。
2.4综合运用EXCEL电子表格等工具，有效管理销售数据 使用EXCEL的自动计算功能，将数据按需求进行分类计算，得出各种统计表的数据。
应用软件如需修改，需要重新修改源程序，并对源程序重新编译，在客户端重新安装。EXCEL表在做好后，可根据工作需要可以调整其内容，将自动计算公式的单元格进行锁定，防止产生错误数据。
目前销售统计软件较多，但各有其不足。最实用的管理方法，是吸取这些软件的优点，再利用EXCEL电子表格的函数及引用功能，就能根据自己的需要写作各种分析及报表。这种EXCEL管理数据方法是实践证明最好的管理方法。
3使用EXCEL管理销售数据的方法
将ERP、本地化系统的基础数据取出，录入到基础数据表中，再通过综合分析表统计基础数据表运算，形成最终分析数据。
3.1写作自己需要的EXCEL基础表格如果销售的数据量较大，每天录入，会造成单个文件数据量太多，也不利于筛选。把销售的产品分类到不同的电子表格，会给工作带来很大方便。一是记录少，方便查找；二是可以由不同人员负责，可以多人同时对不同文件操作保存，避免单人占用。
本人在工作中，制作轻油表（汽柴油等）；化工表（液化气、丙烯等）；重油表（石油焦、重油）等“基本表”。为了方便分析汇报的计算，必须对基本表中的工作表及列名进行合理设计，以轻油表文件为例，可在工作簿内建3个工作表（品名序列表、计划录入表、日销售录入表）。
品名序列表主要作用是定义固定序列，如：类别、品名、运输方式、流向等，方便录入时直接选取。在EXCEL中通过菜单的“插入-定义-名称”录入相应名称后，选取相应范围来实现。
计划录入表输入每月销售计划，便于统计。可分4列，分别为品名、计划量、计划额、日期。
日销售录入表里面包含最重要的基础数据，其中，类别、品名、运输方式等字段（列），可通过EXCEL的数据有效性功能，通过下拉箭头选择相应的在品名序列表中定义好的序列，方便在录入信息时直接选取。菜单使用自动筛选功能，方便通过各列高级筛选。
3.2写作适合自己的数据分析表这些数据分析表基本数据直接得到，它可以预先设计好浏览及打印的模式，只需要打开基本数据表，运用公式自动计算就可做到。它的原理有些类似程序设计中的视图功能，通过基本数据，显示各种统计结果。
销售计划完成情况表：综合了解每天各产品出厂情况，各品种及总量对比销售计划超欠情况。灵活使用EXCEL的函数进行自动计算，将统计后的数据填写到对应的表格里。最后达到自动生成一张汇报表格的目的。如：某一单元格的公式为：{=SUM（IF（'轻油表.xls'！方式="火运"，IF（YEAR（$G$2）=YEAR（'轻油表.xls'！时间），IF（MONTH（$G$2）=MONTH（'轻油表.xls'！时间），IF（DAY（$G$2）=DAY（'轻油表.xls'！时间），IF（'轻油表.xls'！品名=A9，'轻油表.xls'！重量_吨））））））}，含义是自动对轻油表中，火运、年月日相符的销量统计求和，填写到相应的表格中。 销售进度完成情况等数据表：可以分析产品销售完成进度、销售收入完成情况，销量及的影响因素。对各品种销售状况、影响因素一目了然。如：某一单元格的公式为：{=D9-B9/打印时间录入！$C$2*DAY（$G$2）}，含义是按进度的计划量与实际销售量的对比。
日会议汇报表：使用EXCEL表格数据的链接计算功能，可以将多个数据表的数据整合到一张表上，随着用投影仪进行会议汇报的广泛应用，EXCEL的计算统计功能得到有效利用，只要规划创建多个EXCEL基础数据表和汇报表并定义好公式，使用EXCEL的自动计算，就能轻松得到最终汇报所需要的效果。比如：铁路运输情况（承认车、待装车、完成车、正装车、点后承认车）；各产品的库存情况；汽车零售出厂情况；港口动态；晚班安排；剩余计划情况等等。
库存表：生产车间在MES（生产执行系统）每天提供很多生产罐存数据，但部分半成品对销售部门用处不大。如果人工摘录，费时费力，还容易出错。我们可以将MES数据导出，用EXCEL的函数直接调用和计算数据。将有用数据集中在一张表上，又快又准。如：函数{=IF（ISNA（VLOOKUP（A1，STOCK，5，0）），""，VLOOKUP（A1，STOCK，5，0））}表示查找A1列在序列STOCK里面第五列的值，如果无效返回空值，如果有效填入相应数据；函数{=IF（ISNUMBER（SEARCH（"沪Ⅳ）"，VLOOKUP（A2，STOCK，3，0））），"汽油"，"OTHER"）}，在制定字符串查找字符，根据结果返回不同值。
4使用EXCEL电子表格进行综合统计分析注意问题
4.1保存好应用表格，防止更改EXCEL表格在设计、打印预览并保存好后，使用菜单中“工具”-“保护工作表”的功能，并将需要保护的单元格的属性设为锁定，防止他人无意修改后造成数据引用错误。
4.2对汇报材料进行复核，并进行数据校验为了防止公式错误，应该使用不同计算方法计算同一计算数据，比如：要计算累计销售数据，一方面通过计算每种产品分运输方式的销售数量，再对这些数值求和；另一方面，通过对三个基础表一定时间范围内的销售量直接求和。如果二者不一致，就应该查找错误原因。
4.3共享资源文件，进行信息共享将需要的EXCEL电子表格组织到怎么写作器上，设定共享文件夹及访问用户权限。除管理者可以进行读写操作外，其他用户只
源于：科研方法与论文写作www.udooo.com
能进行只读操作。增加信息的安全性。客户端只需要有OFICE软件，就可进行销售数据及报表的访问。4.4定期进行数据备份直接手工进行物理拷贝进行备份，或使用数据备份及恢复软件定期自动进行文件备份。保证该统计汇报系统顺利工作。
5结束语
本文所阐述的方法是在实际工作中反复比较并最后采用的方法，具有较强的实用性。没有依靠某一特定销售应用软件的原因是，没有哪款完美的应用软件能满足使用者的特定要求，并根据需求做适当的修改。虽然EXCEL电子表格只是办公软件，但是通过它的函数及链接功能完全可以满足使用者的需要。本文无意放弃销售应用软件，如果将这些软件与EXCEL结合使用，形成一套完整的销售管理工作系统，就能大大提高销售统计的工作效率。
个人简介：刘锦（1971。10）、男、大学；中国石油锦西石化分公司 产品销售部、辽宁葫芦岛市新华大街46号、125001、18042910816、l3504291971@139.com