谈述医院档案归档制度建立和完善

【摘要】医院档案管理是医院管理工作的一部分，医院档案归档制度是为了让医院档案管理工作有序开展的保证，是医院管理工作规范化、制度化、标准化的体现，也是医院管理水平不断提升的需要，对于医院的发展起到了非常大的作用。
【关键词】医院档案；归档制度；建立；完善
医院档案管理是医院管理工作的一部分，医院档案归档制度是为了让医院档案管理工作有序开展

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的保证，是医院管理工作规范化、制度化、标准化的体现，也是医院管理水平不断提升的需要，对于医院的发展起到了非常大的作用。

1、建立归档制度势在必行

档案事业需要专业、科学和怎么写作、政治来进行支撑，其他行业有每个行业的规则和制度，医院档案事业也是如此，需要标准的制度来进行规范和约束，为工作的开展提供依据。档案室作为档案管理机构的档案集中部门，收集档案是其第一道工序，因此在归档的时候需要有一套行之有效的制度来进行监督和约束，保证工作的顺利开展。科学的归档制度不仅可以促进档案收集工作的顺利完成，还能够保证档案的时效性和真实性，而且档案部门取得档案，监督、指导和检查本单位各部门文件归档工作也需要归档制度来作为依据。档案归档制度的建立和完善是迟早的事情，目的都是为了让档案管理工作能够顺利的开发，让档案事业能够有所发展。

1.1建立归档制度是规范文件归档工作的需要

归档制度是档案工作可以顺利开展的保证和前提条件，只有在完善的归档制度之下开展的档案工作，才能够获得高质量的档案资料。档案归档制度缺失的时候，各项工作都依靠法律法规和条例办法的查阅来作为依据，这样让档案工作的效率得不到提升，加上法律法规面向的是大范围，一些细节往往不是那么详尽，这样对于工作的某些内容就缺乏针对对，一些需要就得不到满足，这样开展工作的时候往往就会把我不清楚，不能够很好的进行切入，甚至是单凭自身的理解来进行工作，导致工作的偏差。为了能够获得一套系统的工作规划，我们需要科学、合理的归档制度。除了对归档的内容和流程有所约束，还对形式和方法、步骤进行了规定，这样档案工作者的工作和思想就能够有迹可循。

1.2建立归档制度可以提高工作效率

建立有针对性的文件归档制度，规范了文件归档工作中由于涉及面广而出现的理解方面的差异，很大程度上解决了制度执行不到位问题。例如：我们医院实行的是部门立卷制度，在归档时间这个问题上，我们采取了分时间段归档的制度。首先根据工作性质，把归档部门分为党务、行政、医技三大系统，再根据单位归档文件的数量、归档顺序等因素规定其归档时间。

2、及时完善归档制度的是保证归档制度顺利实施的关键

因为归档过程会有很多的新问题不断的出现，这样就要求归档制度跟上脚步，进行修正，如果归档制度和归档现实之间存在较大的差距，那么归档工作就会出现问题，对档案造成影响。

2.1对制度中缺失条款应及时补充

社会的发展越来越快，档案事业的发展也日新月异。档案工作中的新内容、新问题都不断的出现，加上先进的科学技术的出现，让档案工作也获得了很大的改变，曾经相对成熟的工作模式和制度在如今已经开始无法满足需要，甚至会阻碍工作的开展，因此要将完善档案归档制度作为重点工作，其中对制度的不足和补足都是首先需要处理的内容。

2.2建立预立卷制度

归档制度中对归档文件的质量要求内容较多且容易出偏差。但如果不重视文件的接收或签发、传阅和审批、收集和整理等前端控制工作，在归档手续时，就会出现更多不规范文件，有时甚至无法弥补。如：对归档文件的纸质材料、纸张大小、字迹材料等内容的规范要求；对归档前文件资料的破损修复要求；对文件归档时每件的排列顺序、规范要求等。对此我们建立预立卷制度，着重强调前端控制工作。具体内容包括：每个部门在文件正式归档移交前10d，先按制度规范整理文件，送交档案部门，有档案部门按归档制度要求检查收、发文件登记是否齐全完整；文件收集、临时性活动资料收集是否规范完整；每份文件是否生效；每份文件材料的排列是否规范；每份文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求等内容，然后根据检查情况分别给予指导和建议，使各归档部门能够及时纠正、弥补差错，以确保在正式归档时间内严格按照归档制度要求，圆满完成文件的整理、归档、移交任务。

2.3制定文件归档工作奖惩办法

有法可依，有法必依，执法必严，违法必究。这是针对国家法律而言。在我们的工作中，针对归档制度的执行同样需要这样。制度既然建立了就需要执行，既然执行就需要赏罚分明。制度是标尺，如何使用，使用的效果如何，关键要看归档文件整理的是否齐全完整，方法是否规范标准，完成时间是否符合规定要求等。检测如碍于人情、面子，对工作质量、归档时间要求等一味迁就，执行制度不能奖罚分明，不能及时提出意见和帮助，过分强调人情面子，最终，造成返工或文件不能按时归档。为保证归档制度的顺利实施，我们制定了“文件预立卷制度”、“文件归档考核办法”、“三纳入”、“四同步”，把文件归档工作的执行情况与部门负责人、档案工作人员的经济收入挂钩，并取得上级主管领导的大力支持。制度合理、奖罚分明，激励了大家的工作热情，从而也有利于促进各项管理制度的顺利实施。

3、加强电子文件的收集归档，提高档案管理人员的科技素质

3.1加强电子文件归档制度的建立

电子文件开始逐渐的取代纸质文件，电子信息时代的到来似的电子文件开始成为档案管理工作中的主要对象，而且电子文档可以通过多种载体来进行储存和传播，电子文件的应用变得更广阔。电子文件是在数字设备和环境中产生的，由光盘、磁盘等等作为载体，可以使用计算机进行读取和传递，现在的自动化电子文件处理系统让电子文件的管理变得更加简便，电子文件的归档也是基于数字化基础上的，所以目前的电子档案归档工作就需要依靠电子文件归档制度来进行约束，因为电子文件的载体和传播途径比较多，其文件格式也可能不一样，归档时就会造成一定的困难，如果有正确、严格的电子文件归档制度来约束，那么工作效率会提升很大。

3.2优化档案工作者的素质和结构

因为档案管理手段的发展，使得档案管理工作者的要求也获得提升，需要更加专业的人员来完成这些工作。像是医疗单位这些重视机构改革和人事制度改革的单位，因为部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作的压力会越来越大。一些精通于纸质档案管理工作的人员，虽然经验丰富，但是因档案管理的理念和方式都已发生改变，他们也会变得无所适从，这就需要他们自生获得提升，像是观念的转变，知识结构的调整，以及专业素养的培养等等。除了对现有人员的能力提升，还可以积极的引入优秀档案管理人员，让他们为档案事业的发展提供帮助。同时，相关的业务部门还要出台一系列与之相配套的规章制度和管理措施，以使我们在归档工作制度化、规范化、科学化。
总之，医院档案归档制度的建立和完善不只是作为档案管理工作部门的重点工作，更是关乎整个医院管理和运营的重要工作，需要我们每一个人都能够引起重视，能够积极的投入其中。