医院档案管理新方式

摘 要：医院档案是国家信息资源的重要组成部分，涉及病案、财务、人事等多方面内容。它不仅具有法律依据作用，而且是一种特殊的信息资源，是医院科学研究的基础和条件。医院技术档案管理是医院资源规划（Hospital Resource Plan，HRP）的组成部分，是医院人力资源管理系统的子集，是管理医院技术人员的技术信息的专用系统，是各级医院的一项基础性建设。通常意义的HIS，往往没有这部分内容。近年来，许多医院在积极探索利用计算机技术管理技术档案。但是，在管理哪些范畴、谁来使用维护、如何有效利用以及如何实现等方面，国内都缺少深入的研究。本文针对运用网络法建设医院技术档案系统进行深入讨论，公布自己的设计思路和实现方法以抛砖引玉。
关键词：网络式；探索；医院；档案管理

一、“网络”法分析医院档案管理存在的问题

(一)MAN-人的问题。

本院不少中层干部对档案管理意识不强，将部门的业务档案资料都以各种理由不移交档案室，因此统一集中管理的执行力不够；档案管理人员兼办公室文秘，精力不到位，档案员由于流动频繁，队伍不稳定，缺乏系统的档案知识培训，专业知识及相关知识欠缺。

(二)Machines-机器问题。

档案用房紧张，档案管理设备陈旧。计算机管理，目前只是起到保存资料和检索的工具作用，由于全院办公自动化尚未启动，难以实现档案信息资源的有效开发和全院共享。

(三)Materials-材料问题。

档案材料收集困难，造成档案资料不够齐全完整。档案材料载体形式多样化，也给档案保管带来了新的问题。

(四)Method-方法问题。

全国缺乏统一的医院档案管理标准，目前一般都是参照科技事业单位的档案管理模式，没有体现出医院档案管理的特殊性。档案收集整理后就被束之高阁，忽视了其最重要的档案信息资源的开发利用，体现不出价值，失去了管理意义，也就失去了提升档案管理品位的机会。

二、“网络”法管理医院档案的对策

(一)MAN-人的对策。

多渠道宣传档案工作的重要性，通过会议、参观学习等，提高全院档案管理意识，特别是重视专、档案人员的培养，优化知识结构，提高档案队伍的业务素质。专职档案员转变观念，主动怎么写作医院各部门工作。把档案管理纳入医疗安全积分管理，遗失档案要扣积分，并与考核挂钩。

(二)Machines-机器对策。

加强档案管理的硬件投入。根据档案的发展，给予合适的资金投入，配备必要的档案装备，扩展库房，采用防磁柜、密集架，适时更新、改进档案管理装具。改善档案管理技术，充分应用计算机，设计和使用合适的应用软件，与医院管理系统相衔接，纳入医院办公自动化系统。

(三)Materials-材料对策。

档案收集工作是医院档案工作的基础，也是决定医院档案管理质量的关键环节。要严格执行《档案立卷归档制度》，扩大档案材料的收集范围，把有查考利用价值的文件资料和各种载体档案资料及时整理归档，不断拓展收集渠道，全方位开展对各种有用资料、文件的收集，确保档案的完整、准确、齐全，丰富优化室藏。对归档难度较大的科研课题档案和基建档案，可采取全程跟踪介入的方法取得其资料。还应注意收集那些对医院持续发展有潜在价值的文件，防止档案材料的流失。做好档案价值的鉴定工作，对各部门移交的档案以及超期保管的各类档案进行鉴定、销毁工作，保证馆藏档案的实用价值，优化馆藏，提高质量。

(四)Method-方法对策。

健全医院档案工作标准体系，完善档案管理制度，规范管理。把档案管理纳入各科室部门职责和员工岗位职责，明确规定了档案管理员的责任义务；提高制度执行力，专职档案员要经常到各部门指导档案工作；加强档案利用反馈信息的管理；重视档案信息的开发利用，充分发挥档案的社会效益，有目的地从室藏档案中挖掘有价值的信息，加强二次文献、三次文献的编研工作，努力开拓档案利用的新途径。编写专题汇编，如《治疗方案汇编》、《罕见疑难病例诊疗汇编》、《医疗纠纷案例分析》等，给全院提供多层次、多方面、有实效的信息，为临床科研、行政管理提供参考，使档案编研工作与医院医学科研、医院建设、管理工作结合得更加紧密。

三、医院技术档案管理系统管理的范畴

从宏观角度来看，技术档案系统应该如实记录医院技术发展过程。从微观来看，应该详细掌握每个人各个时期技术发展的细节。但是，医院的技术活动和个人技术生涯中产生的、值得积存的信息很多，如不使用计算机技术进行归纳整理、汇总分析，就不能充分发挥档案信息应有的作用。
管理范畴的第一层含义是管理范围。个人技术生涯中，能够体现技术进步的技术活动很多。技术档案管理系统应该选择一些具有代表性的技术活动进行管理。不能面面具到。避免成为个人技术历程的流水帐。经过反复实践，我们将管理范围归纳为：人员基本信息集、个人业务进修信息集、个人短期培训信息集、个人发表论文信息集、个人出版著作信息集、个人出席学术会议信息集、个人参加科研信息集、个人技术考核信息集、个人带教情况信息集、个人学分登记表、个人技术职称变更信息集（工作履历）、个

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人奖励信息集、个人惩处信息集、个人学术职务信息集等16个子项。针对青年医师又增加了年度考核、医德医风、临床实践、阶段总结等4个信息集。在实际应用中，所界定的范围基本上满足了医院的要求，而对二级及以下医院来说，冗余较多。
管理范畴的第二层含义是管理精度。从档案管理专业角度来看，管理的精度可分，既案卷级、文件级和内容级。案卷一般以技术活动名称或人员名称作为的索引，案卷内建立各时期、各类别文件。文件是内容的索引。内容是最基础的数据。如仅仅管理到案卷级，则不可能有效地发挥技术档案的怎么写作功能。如果都管理到内容级，则需要投入较多的人力。根据目前我国医院的实际，应该把管理的目标定在内容级，如人力物力有限，可以对部分技术活动暂时管理到文件级。

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