管理软件教学实践

［摘要］ 研究生在学习和科研过程中查找文献和管理参考文献要花费大量时间，参考文献管理软件可以帮助学生有效管理文献。国内外大学图书馆都将参考文献管理软件的教学纳入学生信息素养教育的范畴。Web 2.0网络技术环境下，产生了很多个性化、具有社交网络功能的参考文献管理软件，Zotero和Mendeley是其中两款使用率较高的免费软件。图书馆员在此类软件教学和培训中，须注意向学生强调个人文献库的安全管理和不同类型文献元数据的完整准确性，建议学生充分利用软件提供的笔记功能以方便日后利用笔记检索文献。
［关键词］ 参考文献管理软件ZoteroMendeley
参考文献管理软件，又称书目管理软件或个人文献管理软件。此类软件有两大功能：①针对大型的文献数据库（如PubMed、JSTOR等）设计有过滤器（translators），可以将检索结果的详细书目信息直接输入个人文献库；②设计了多种参考文献的格式（styles），可以按不同学术期刊的要求编排参考文献。有些软件还整合了文档编辑插件（如微软的Word插件），写文章时，边写作边引用，写作完成后自动生成参考文献列表。一般参考管理软件都有分类管理文献和记笔记的功能。参考文献管理软件的种类很多，国内开发的有NoteExpress、NoteFirst等；Wiki上列出了29种国外开发的软件，并详细比较了这些软件的性能；赵飞从用户使用角度对比了7款文献管理软件的细节功能。在这些软件中，Zotero和Mendeley是两款使用者比较多的免费参考文献管理软件。
参考文献管理软件一般分为单机版（桌面版）、网络版和单机+网络版三种类型。传统的Endnote和NoteExpress为单机版软件，是在电脑上独立运行的程序。RefWorks、Endnote Web为网络版软件，不需要安装程序，使用者在网上注册成用户，的文献保存在网络怎么写作器上，在任何一台电脑上登陆自己的网上帐户都可以使用这些文献。NoteFirst、Zotero、Mendeley为单机+网络版软件，既有在电脑上独立运行的程序，用户也有网上帐户；个人电脑上保存的文献可以上传到网上账户，通过网络，文献还可同步到其他电脑或手持设备上；既可以脱机使用，也可以联网使用。
1免费参考文献管理软件教学简述
国内外很多大学图书馆均开设参考文献管理软件教学课程或讲座，讲授的软件主要有Endnote和RefWorks。免费参考文献管理软件Zotero和Mendeley分别于2006年和2008年开发，均采用iTunes的方式管理个人文献，具有社交网络功能，推出后受到国内外科研人员和学生的欢迎[3-5]。学生经常向图书馆员咨询这两款软件的使用问题[6]，很多大学图书馆在写作指导内容中增设了针对Zotero和Mendeley的辅导课程，并在图书馆网页上列出Zotero、Mendeley、Endnote等软件的特点对比，帮助学生选择适合自己的软件[7-12]。中国科技大学开设Endnote、Mendeley和Zotero的课程[13]。加州大学长滨分校的

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学科馆员在嵌入式教学中讲授Zotero[14]。罗彻斯特理工学院的教师在化学文献讨论课上为本科生介绍Zotero的使用[15]。宾州州立大学图书馆有一个由4名馆员组成的参考文献软件教学团队，从信息素养教育的角度设计教学方案，提供多种文献管理软件使用咨询，帮助各层次学生选择适合的软件[16]。比利时列日大学为学生提供可以用于Zotero文献库的网络存储[17]。笔者在本校研究生中调研了参考文献管理软件的培训需求后，申请了校研究生教育创新工程项目资助，为研究生开设Zotero和Mendeley讲座，在《网络信息的利用与管理》等公共选修课上讲授相关内容；建立了参考文献管理软件群，提供Mendeley、Zotero、NoteFirst、NoteExpress、Endnote等软件使用的咨询。
2Zotero和Mendeley的功能

2.1 Zotero

Zotero ()的创意源于音乐分享网站Last.fm，Last.fm的用户分享他们喜爱的音乐，并从别人的喜好中发现新的音乐，即所谓“自己为网络贡献一点，从别人的贡献中分享更多”[23]。Mendeley设计了一个非常好用的PDF管理程序，支持PDF文件的批量导入，并自动提取每篇文献的元数据信息；对缺失的元数据，Mendeley自动通过文章的标题在Google Scholar、PubMed等网络资源中查找后补齐。这个功能对于电脑上已经堆砌了不同文件夹和大量PDF全文的研究者来说，无疑是非常方便的。Mendeley收集所有用户保存的参考文献，用户可以把Mendeley当作一个大型的学术文献资源库，检索和发现别人最新的文献，在Mendeley网站的检索框检索后可直接将检索结果保存到自己的个人文献库中。Mendeley有独立的桌面软件，它针对火狐、谷歌、IE等浏览器设计了输入插件（importer），嵌入在浏览器的夹中，在PubMed等数据库检索后，点击importer，勾选需要的文献，即可将文献保存在用户的Mendeley网络账户里。用户在个人电脑上打开Mendeley桌面程序，网络上保存的文献会自动同步到本地。Mendeley桌面程序的使用界面上设计有检索框，不仅可以检索文献的元数据、用户的标注、标签，同时也能检索PDF文件全文。在检索结果列表中，来自文章标题、摘要、注释、全文等处的检索词全部高亮显示。当用户在Mendeley中保存了比较多的文献时，这种“可以检索PDF全文”的检索功能能够帮助用户在海量的文献库中快速找到文献。

2.3 Zotero和Mendeley的社交网络

Zotero和Mendeley两个软件分别开发了可用于智能手机、ipad等的应用，支持Windows、Mac、Linux、Android操作系统，可以跨硬件平台使用。两个软件都有网络同步的功能，提供一定的免费网络存储空间。Mendeley和Zotero使用CSL 1.0程序编译参考文献格式，设计有1 000多种参考文献的格式，支持中国国家标准GBT_7714-2005（《文后参考文献著录规则》）的顺序编码制。目前Mendeley正与哥伦比亚大学图书馆合作，开发一款图形界面、用户友好的参考文献格式编辑器[24]。
在社交网络功能上，Zotero和Mendeley都可以设置发送电子邮件共享文献，或在网上建立共享小组（Group），小组成员间共享组内的文献和阅读笔记。但为保护个人隐私，使用者的文献目录都是不公开的。Zotero和Mendeley的网站都提供人名和组名检索，即可以在其网站上搜索有共同研究方向的人或组，加“关注”，或加入公开的“组”。Zotero上可以直接“follow”某个人，无需对方同意。在Mendeley上的用户，要发出请求，经对方批准后才能加对方为“contact”。
3教学和咨询的注意事项
研究生在整个学习过程中查找、阅读、保存、引用文献并编辑参考文献格式要占去大量时间，所以研究生大多关注文献管理软件，学习的主动性比较强。已购写RefWorks，End

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note等商业软件的图书馆，馆员在讲授软件课程时，也会遇到学生咨询免费软件的使用问题[6]。没有购写商业软件的图书馆，馆员可向学生介绍免费软件。不论是商业软件还是免费软件，在教学中均有一些重要的问题需要馆员注意。

3.1涉密问题

笔者在教学中发现，具网络同步功能和社交网络功能的软件，非常受学生欢迎。与本科生不同，研究生，尤其是博士研究生一般要在导师的课题内选择一个重要问题开展研究，如果课题是涉密的，应提醒学生慎用或关闭软件的网络同步功能，禁止将个人的阅读笔记上传到网上，避免网站被黑时泄密。既要培养学生的分享和共享意识，也要培养学生的知识产权保护意识和信息安全意识。

3.2文献的存储和备份

Zotero、Mendeley会将文献附带的PDF全文保存在软件自动创建的一个文件夹中（默认在C盘），时间长了，这个文件夹占用的C盘空间会越来越大，既影响电脑的运行速度，也不安全。在教学中要反复向学生强调文件安全的重要性，指导学生安装软件后立即更改软件默认设置，不要将工作文件存放在系统盘上。
定期备份也是学生容易忽略的问题，并且学生往往将网络怎么写作器上同步的内容当作自己的数据库备份，忽视主动地定期备份重要的文献和笔记。培养学生养成定时备份的良好习惯，不仅对于参考文献的安全很重要，对于科研中生成的科学数据进行管理也非常重要。

3.3个人文献库和阅读笔记的管理

为方便使用者管理文献，参考文献管理软件都设计有分类管理、标签管理和检索的功能，但当个人文献库中的文献数量达到成百上千篇时，查找文献仍是一个让人头疼的事情。Thomas Kim 在为学生讲授Zotero时让学生思考的三个问题值得我们借鉴：①为什么这篇文章重要，我一定要保存到Zotero中？②这篇文章的哪些内容是后要引用的？③我怎样标记这篇文章，以便在数星期、数月、甚至数年之后仍能够找到它？[15]
相比于传统的单机版文献管理软件Endnote、Zotero和Mendeley更适合作为一种学习辅助工具。尤其是Mendeley，我校研究生在使用后都认为Mendeley友好的PDF阅读界面和笔记功能可以帮助学生长时间保持阅读外文文献的注意力，提高学习效率。Zotero和Mendeley都可以在同一个窗口边阅读边记笔记。笔记内容既可以被检索，也可以直接拷贝到自己的论文中。
一般学生重查找、轻阅读，检索到一些相关文献后，不论将来是否要引用先全部下载全文，大量的时间花在下载文献上。这种习惯也导致各大学图书馆购写的数据库全文下载量都非常大，单篇下载成本逐年降低，致使数据库商以“使用率高”为理由不断提高数据库。教学中须倡导学生将阅读笔记和文献管理结合起来，先浏览摘要，再有选择地下载全文。下载的全文及时阅读，并做阅读笔记。记笔记既可以帮助学生消化文献，又可以帮助学生提炼出重要的词汇，标记成标签供将来查找。

3.4文献类型和元数据的完整准确性

写作时对参考文献的格式进行排版是非常复杂的。每个期刊要求的格式不同，每种格式中著录的内容也不相同。保存的每条文献按文献类型正确分类、元数据信息规范准确是参考文献管理软件能够正确排版的基础。一般学生在中学时没有接受过论文写作和引用参考文献的训练，本科毕业论文也没有严格的参考文献格式规定，到研究生阶段，写作科研论文时往往是“照猫画虎”，单纯模仿期刊文后的参考文献格式，不理解每种格式要求的内涵，错误百出。
Zotero和Mendeley设计了包括期刊、论文、网页、图书章节在内的几十种文献类型。在参考文献软件教学中结合国标GBT_7714-2005中两种参考文献格式（著者出版年制和顺序编码制），讲解每种文献类型的标识和必备的元数据含义，对学生理解不同期刊对参考文献著录格式的要求、写作中正确排版会起到举一反三的作用。

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[作者简介] 潘宏,女，1968，副研究馆员，数字化部主任，发表论文12篇。
谭永钦,女，1975，副研究馆员，馆长助理，发表论文26篇。
吴天吉,女，1980，馆员，数字化部副主任，发表论文12篇。
王婷,女，1976，馆员，技术馆员，发表论文4篇。
余红,女，1967，副研究馆员，学科馆员，发表论文8篇。