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简述过程中实施ERP过程中会计业务流程再造

收藏本文 2024-01-25 点赞:6280 浏览:19817 作者:网友投稿原创标记本站原创

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摘 要 随着经济全球化浪潮的推进,知识经济的蓬勃发展,信息技术已渗透到了社会的各行各业,并得到了广泛的应用。信息技术的发展,使得企业所处的竞争环境发生了根本性的变化,企业处在日新月异的市场机遇、和怎么写作水平等的挑战环境中,要想达到预期的占有率和经济效益,就必须提高自身的应变能力与竞争能力,于是实施ERP便成为企业提高竞争力的有效利器。
关键词 信息化 ERP 会计业务流程再造
ERP是英文EnterpriseResourcePlanning(企业资源计划)的简写。是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集信息技术与先进的管理思想於一身,实现了企业内部资源和企业相关的外部资源的整合,实现资源优化和共享。但ERP不仅仅是一个软件,其实施过程不是一项简单的信息工程,它给企业带来的是管理思想的变革,包括为了应对瞬息万变的市场,要求会计信息系统能够提供与管理和营销活动密切相关的实时财务信息以及强大的控制管理功能,而现行的会计信息系统已经不能适应这种新的管理需求了,迫切需要对包括会计业务流程在内的各项业务进行业务流程再造。
会计业务流程是指企业财务部门为实现会计目标而进行的一系列活动。它包含数据的采集、加工、存储和输出,是连接业务流程和管理流程的桥梁。因此,会计业务流程的设计思想、数据采集效率、加工的正确性和有效性,将直接影响到企业管理活动的质量和效率。

一、传统的会计业务流程及其局限性

传统的会计业务流程是基于帕乔利的会计理论发展起来的,首先从企业的业务流程中采集数据,主要从编制原始会计凭证开始,然后经过对原始凭证进行数据加工生成各类会计账簿,最后以账簿、记账凭证为依据,编制各类会计报表提交给会计信息使用者。其严格按照“填制凭证一登记账簿一编制报表”的顺序,一层层地进行。这种会计业务流程虽然在内部控制方面能发挥一定的作用,但是会延长时间,降低会计报告的及时性,且使得会计信息内容单一化。目前大部分企业实施的会计电算化只是实现了会计从手工处理向信息处理自动化的转变,完全模仿了手工的核算流程。电算化会计系统的日常工作是将业务发生后传来的记账凭证录入系统,以计算机程序取代传统的手工劳动,完成过账、汇总、编制报表等工作。会计电算化系统实现了手工流程的高度仿真,并没有改变会计信息系统的结构本质,也没有消除传统会计业务流程所固有的缺陷。

1、传统的会计业务流程不能满足信息化时代企业管理需要

在传统

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的会计业务流程中,对企业的日常经济业务活动,会计收集数据的依据是判断该数据是否影响企业的财务报表,也就是只采集符合会计事项定义的数据集,即对企业经济业务的资金流信息加以采集,而对于业务活动过程中伴随的物流和信息流,却不予考虑。这一部分的信息则由相关业务人员来采集。这就使得与同一业务活动相关的数据被分别保存在会计人员和业务人员手中。由于传统会计体系只关注整个业务流程的一小部分,不仅忽略了大量的管理信息,同时有可能使会计信息系统与其他业务系统数据不一致或信息隔阂和信息重复。在信息化时代,企业财务信息使用者如果单凭会计账簿和财务报表上所提供的财务数据,希望从多层次、多视角上分析企业的财务状况和经营成果时,传统会计业务流程所提供的信息就明显不足。

2.传统的会计业务流程无法满足信息化时代实时控制的需要

在市场环境瞬息万变的今天,信息的实时性将决定它的有效性和控制力度,企业日常业务活动中的资金流和物流信息是由不同的人员在不同的时间采集的,而传统的会计业务流程中会计数据一般是在业务发生后采集的,其反映的资金流信息往往滞后于物流信息,会计账簿和会计报表反映出的信息都不是当前时点的数据,企业无法对经营活动进行实时控制,无法应对多、变、快的市场竞争,以至于企业无法从效益角度上对经营生产活动进行实时控制。
以传统的会计业务流程为基础的手工会计或者会计电算化系统中会计信息的滞后性使管理者不能从中得到急需的财务信息, 无法实现事前支持,事中控制,降低了会计信息的时效性,失去了其应有的价值。
3、传统的会计业务流程是建立在工业时代劳动分工论基础上的,缺乏实现有效协作的信息互通机制和平台,企业部门与部门之间容易出现信息孤岛
随着近现代企业组织规模的不断扩大,业务也随之复杂,为了有效地完成财会工作,会计按照亚当·斯密的劳动分工论,将会计业务流程细分为工资核算、原材料采购核算、固定资产核算、财务核算等相对独立的工作。尽管在信息技术得到广泛应用的今天,大部分企业已经实现了会计电算化,但会计电算化强调的只是对传统会计处理手段的电算化,也只是简单地模仿和照搬手工会计流程,虽然也利用了现代信息技术,建立了许多独立的子系统,如材料核算系统、账务处理系统等。但这只是实现了财务会计的流程自动化,实质只是操作手段的改变,并没有改变传统信息系统结构的本质,各子系统仍是缺乏会计数据传输的实时性、一致性和系统性的信息孤岛。各核算子系统所提供的数据与信息,只能满足财务会计部门的需要,而不能满足与之相关的其他职能部门的需要。

二、业务流程再造理论

业务流程再造(BPR,BusinessProcessRe-engineering)的定义是:以业务流程为改造对象和中心、以客户需求和满意度为目标、对现有业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计,利用先进的制造技术、信息技术以及现代化的管理手段、最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能集成,以打破传统的职能型组织结构,建立全新的过程型组织结构,从而实现企业在经营成本、质量、怎么写作和速度等方面的巨大改善。
三、实施ERP过程中的会计业务流程再造策略企业实施ERP过程中的会计业务流程再造主要是围绕企业管理和决策需求,对现有的财务核算的业务流程进行梳理和改造的过程。笔者根据在公司参与ERP系统实施的经验总结出以下会计业务流程再造策略:
1.统一规范基础设置。在公司范围内采用统一的财务信息系统,统一的会计制度和会计原则,尤其加强对会计科目等基础资料的统一设计,这是具有决定意义的一步。目前在笔者公司的所有下属公司中会计科目已全部统一到二级,甚至包括部分重点辅助核算项目,以前公司需要统计整个集团的收入,需要各子公司层层上报汇总,目前只要定义好汇总层级,直接取一级科目的发生额就能实现。这大大方便了公司财务数据的归集和分析,也更有利于企业的统一管理。
2.对现有会计业务流程进行梳理,先固化、后优化。即首先留符合现代企业管理要求的会计业务流程,对那些不符合的,通过改进、调整或重建等手段进行再造,使会计业务流程初步满足企业信息化的基本要求;第二步,在初步实现企业信息化的基础上,再对会计业务流程进行优化,提升管理水平。采取这样的BPR实施策略,既可防止出现盲目一刀切的BPR倾向,也可以防止出现固守现有业务流程、将手工流程电子化的倾向。笔者在实践过程中感到这样的BPR实施策略切实可行,同时也推动了企业信息化的进程。
3.减少审批程序、强化控制体系。减少相关的审批程序,缩短业务流程运行的时间,通过强化控制机制,实现对内部业务的管理和控制,如通过预算管理,目标管理等加强内部管理力度。笔者公司实施ERP之前,由于各部门存在信息孤岛的原因,一笔付款申请往往要经过6-7个审批节点才能完成。实施ERP之后,经过实地调研,把部分管控点放到了合同签定过程和预算管理中,最终付款申请的审批只需要3-4个

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审批节点就能完成,不但大大提高了公司的付款审批效率,付款管理也得到了实质性上的加强。
4.建立以ERP软件系统为平台,计算机网络作支撑的全方位原始业务结构化数据采集系统。传统的会计业务流程中,其流程起点为在经济业务发生时首先填制或取得用以证明经济业务的发生或完成情况,明确经济责任,并作为记账原始依据的原始凭证。原始凭证按其来源的不同,分为自制原始凭证和外来原始凭证。这些原始凭证是纸质的,在传递上存在时延,所以会计的记账日期通常和经济业务发生时的日期不一样。原始凭证通常是一式几份,财务部门、业务部门重复录入数据,浪费大量人力、物力。但是,在运用ERP系统的环境下,由于网络技术的发达,企业交易过程是在网上进行的,因而这些经济业务发生的依据是各种电子单据,它们通过网络可以无时延地传到企业,同时,通过企业内部局域网,会计部门可查看其他部门正在发生的经济业务,为管理和决策提供有用的信息。数据采集的关键和难点是数据的结构化,结构化的数据只需一次录入,其他部门都可共享。笔者公司未实施ERP前,每个采购合同须制作五、六个副本并派专人递送到合同使用部门,才能满足各相关部门的使用需求,并且合同有关数据需要在采购和财务部门重复录入,才能分别满足各自部门的管理需求。实施ERP后,采购部门不再制作和递送合同副本,只需将合同记载的关键数据结构化后录入ERP系统,财务等相关部门均可通过ERP系统很方便的即时调用,以满足各自的使用需求。可见,在ERP环境下,原始单据的形式发生了变化,搜集的方法发生了变化,传递的时效上也发生了变化,因此建立基于网络的全方位原始数据结构化采集系统是解决传统信息采集、传递存在时间差的根本措施。
5.实现财务业务一体化信息的实时处理。财务业务一体化的基本思想是:在ERP软件环境的支持下,将财务会计流程与经济业务流程有机地融合。当一项经济业务发生时,由相关部门人员录入业务信息,该信息将自动存储在数据仓库中,企业执行业务事件的同时,实时触发多个事件驱动程序,将业务事件信息输入到管理信息系统中,通过执行业务规则和信息处理规则,实时生成集成信息,使物流、资金流、信息流同步生成。如笔者公司的设备采购相关人员处理验收入库业务,当设备到货时,将到货设备的基本信息和验收相关信息输入ERP信息管理系统,系统根据业务规则和已定义好的会计信息处理规则,自动生成库存账和相关会计分录,并登记总账,使得财务人员不需在日常经济业务的会计处理上花太多时间。这样,财会人员的视野就不会仅仅局限在会计问题上,而是延伸到业务问题上,使财会人员的工作空间走出办公室,拓展到生产经营的各个业务部门,将财会工作由被动地、过滤地收集信息、整理信息和加工信息转变为主动地、全面地、实时地收集和加工会计信息,真正将会计的控制职能发挥出来。
会计业务流程再造是企业财务管理中的一种变革,应结合企业实际情况来进行,其成功与否将直接影响着ERP系统实施的成败,是企业实施ERP系统过程中所必须面对和跨越的一道门槛。

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