谈述文秘关于办公室文秘工作大纲

摘要：本文介绍了办公室文秘工作的职责、要求及文秘的特征，提出了做好办公室文秘工作的几点建议。
关键词：办公室；文秘工作；分析

文秘简单的说是企业里掌管文档，安排事务的机构或者帮助部门负责人处理日常工作。当然这只是对文秘工作一种比较简单和传统的解释，办公室文秘工作不仅仅只有这些简单的工作，它起着承上启下的作用，不管是对外交流还是对内协调、信息的传达都离不开办公室文秘工作。在一个企业里，办公室不仅起着承上启下的作用，是领导与员工之间的纽带，而且还是企业协调运转的中枢部门，是企业的信息中心、怎么写作中心和参谋中心。因此，企业做好办公室文秘工作对企业有着至关重要的作用。

1 办公室文秘工作的职责和要求

办公室文秘工作的主要职责大致有：辅助参谋、协调沟通、接人待物、撰写公文文书、文件管理、传达信息、会议组织以及协助主任做好办公室日常工作。文秘工作的这些职责决定了办公室文秘工作人员必须具备各种素质，现在企业对从事办公室文秘工作者的素质要求愈来愈高，要求从事办公室文秘工作者具备扎实的文字功底、敏锐的政治头脑、刻苦的学习态度、较强的交际能力、熟练的协调技术、良好的心理承受能力以及较强的职业道德和责任心。这样，可以看出企业对文秘工作者的要求是很高的，这正反映出了办公室文秘工作在现代企业中有着越来越重要的作用。

2 文秘的特征

2.1 综合性。公司文秘工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有很强的综合性。公司文秘必须有全局观念，学会从领导的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议；必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力，才能做好文秘工作。
2.2 保密性。就公司而言，在保密性方面，公司文秘在领导身边工作，比其他类型的企业文秘更容易接触到各种级别的资料文件，掌握很多重要情报资料，也更容易成为企业之间、竞争对手之间各种间谍活动的对象。因此，在日常工作中，对公司文秘保密的要求也更高，公司文秘应当时刻都保持高度的安全保密意识。

3 做好办公室文秘工作的几点建议

办公室文秘工作在现代企业里发挥的越来越重要的作用，那么做好办公室文秘工作就显得尤为重要了,下面就如何做好办公室的文秘工作来谈谈我的一些思考和想法。

3.1科学调整职能定位，加强文秘工作的组织建设。

现在经济竞争日趋激烈，企业对文秘工作的要求也越来越高，企业员工特别是有些领导者应该改变传统的对文秘工作的看法，不应该认为文秘工作只是在企业办公室打打杂或者帮助领导处理一些简单的日常事务的工作，应该把办公室文秘工作提到一个非常新的高度，充分认识到办公室文秘工作对企业发展有着非常重要的作用。企业领导者应该充分相信和利用办公室文秘工作人员，不必事必躬亲，把一些繁琐、具体的事务都可以交给办公室文秘去做，领导自己主要抓大事、抓全局，这样不仅可以提高自身的工作效率和质量，同时还有利于促进办公室文秘工作人员综合素质的提高。

3.2细致规范，做好文秘怎么写作工作。

我们都知道细节决定成败，但恰恰文秘工作又是一个细致的工作，这就要求了办公室文秘工作要做到细致规范，从细小的事情抓起，坚持严谨细致。如在安排会议活动时，办公室文秘工作人员可以结合自己单位的实际来制

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定出详细的会议安排方案，根据会议规格高低、人员多少、日程长短，设立相应的工作计划。只有办公室文秘工作人员细致规范，才能做好办公室文秘怎么写作工作，保证文秘工作不会出错，从而保证办公室和领导日常工作的顺利有序的进行。

3.3办公室文秘工作要做到工作到位不越位。

办公室文秘工作有着承上启下、联系群众、协调沟通的重要作用，同时也关系到办公室工作能否高效运转和办公室工作效率的高低。办公室文秘工作人员把文秘工作做“到位”，首先是应该做好自己的分内之事，把领导交给自己的事情做好，让领导满意自己的工作，同时也敢于承担责任，只有这样才是把文秘工作做“到位”了。文秘工作在做“到位”的同时，也要时刻注意文秘工作不能“越位”，这里的“越位”是做超出自己职责和能力以外的事情，在办公室应该一切都听从领导的指示，在领导授权的范围之内行使自己的职责，不能耍小聪明和自作主张。因此，在办公室文秘工作中要学会摆正自己的位置，既要完成领导的任何，让领导满意，又要在自己的职责范围之内做事。在办公室文秘工作中要把文秘工作做好就必须把工作做到“到位”和“不越位”。
3.4 明确权责，建立奖惩机制。明确职责，建立奖惩机制，不仅是对领导干部而言，而且对于文秘也同样需要考核。首先要有一套监督制约措施，建立对文秘的考廉机制，定期对文秘的廉政情况进行考核。同时，也要建立激励机制。激励可以通过给予高额薪金、发放奖金等方式进行，还可以通过更为灵活有效的员工持股计划和高级管理人员期权计划制度来实现。持股计划将有效提高员工的主人翁意识，增强员工对公司的归属感，提高员工的责任心和持续的工作热情。并将经营者的利益与公司股东利益更紧密地挂钩，实现公司的可持续发展。在我国，还可以在公司内部树立企业文化意识，培养文秘的集体荣誉感，运用精神奖励，成就感和社会地位的提升作为对公司优秀员工的激励办法。激励措施的多元化和合理的搭配使用必将促进文秘人员不断开拓业务，进行业务创新，为公司获得创新垄断利润。

3.5 文秘工作要积极主动怎么写作。

办公室是一个企业各种生产和经营活动政策落实的参谋部和怎么写作部，上为领导怎么写作，下为企业员工怎么写作，中间位企业各部门和车间怎么写作。在某种程度上说，一个企业办公室文秘的工作怎么写作水平直接关系到企业生产和经营活动水平。因此，办公室文秘工作人员要充分发挥文秘工作的作用，积极为企业怎么写作，当好企业领导的参谋助手，积极的为企业领导提供促进企业发展的建议和意见。

3.6 加强学习，不断提高自身素质。

当今企业之间竞争日益激烈，现在企业对从事办公室文秘工作者的素质要求愈来愈高。办公室文秘工作人员要想做好工作办公室文秘就必须不断的学习新的科学文化知识，不断的充实自己，这样才能跟上文秘工作发展的步伐，适应文秘工作不断增加的新要求。同时办公室文秘工作人员不仅要学习科学文化知识，还要树立正确的世界观、人生观、价值观。
3.7 加强职业道德教育和法制教育。必须树立正确的职业道德观念。从具体的文秘出现的问题来看，都是在长期的活动中由最初产生不道德心理、实施不道德行为开始，逐渐发展演化，到最后产生犯罪心理、实施犯罪行为；因此，这就需要大力加强行业的职业道德教育，大力加强各行业的自律组织的组织建设和规划建设，从而使每一个行业文秘都能够具有正确的职业道德观念。法制观念，是指法律知识、法律观点以及法律信念。现代市场运行的基础，就是健全的法律规范。这就要求行业人员在进行活动时必须拥有完备的法律知识以及健全的法律观念。因此，要大力开展法制特别是刑事法制的教育活动，使公司文秘都能够树立正确的法制观念，特别是刑事法制观念，从而自觉地抵御违法犯罪行为的发生。

4 结束语

在企业里，办公室文秘工作有着重要的地位和作用，企业做好办公室文秘工作，不仅可以协调好员工与领导、部门与部门的关系，还能促进企业发展。使企业在激烈的竞争中立于不败之地。
参考文献：
宁香芝：关于新形势下做好金融文秘工作的几点思考[J].青海金融,2008，（8）.
李泽忠：浅论做好高校办公室文秘工作的几点思考[J].科技创业月刊,2011，（10）.