试述结合工作实际谈如何做好科技档案信息化进程

摘 要：工程设计档案具有“利用频繁”的特性，做好档案内容的数字化工作，实现信息化管理是提高档案怎么写作效率的重要途径。文章结合中煤科工集团沈阳设计研究院有限公司档案管理工作实际情况，阐述了实现档案信息化管理的必要性及所必需的工作。
关键词：档案管理；档案信息化；数字化管理

1 工程设计单位档案工作的特点

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的历史记录，科技档案是其一个分支，是人们从事自然科学研究、生产技术管理、基本建设活动的产物。它在生产活动中形成，又为生产、管理、科研怎么写作。不同领域形成的科技档案内容、性质、记录手段等都有自己的特性。
中煤科工集团沈阳设计研究院有限公司是一家以煤炭行业为主，同时拥有建筑、环保、民爆、路桥等多种行业甲级设计资质的综合型工程设计单位。这样一个历史悠久、多学科、多专业的知识技术密集型的科研设计单位，其科技档案管理工作是整个社会广义的档案工作的一个缩影。科技档案内容涵盖了建院以来几十年的生产、设计等活动形成的所有文件，例如工程设计文件、图纸等。这些工程技术资料直接记录了设计人员的设计思想、设计理念与策略，是广大设计人员智慧的结晶，真实地记录了设计及生产实践活动的整个历史过程。
科研设计单位的生产活动具有创新与继承并存的特点。一项完美的设计除需要有独到的创造性外，更离不开对前人设计成果的借鉴的继承，是在继承的基础上加以创新。这就决定了工程设计档案有别于其他的档案的特性：即通用性和利用频繁性。工程设计的图纸文件除了用于某一特定的工程建设项目外，还可用于其他工程项目的设计工作中，在其他设计中套用其中一部分甚至全部图纸文件。而且一套图纸在较长时间内可能被多次的利用。我院档案阅览室每天接待借阅查询少则十几人，多则几十人次。
鉴于工程设计档案的以上特性，如何提高档案管理的工作效率，使档案对工程设计工作发挥出更大的作用是我们专门从事档案工作的管理人员应该考虑的理由。

2 做好基础工作，加快档案数字化管理进程

在过去的几十年中，档案管理以纸质载体保管，卡片手工检索借阅的工作方式为主要管理模式，这种传统的管理与借阅方式也为我院的历史发展做出了不可磨灭的贡献。但随着社会的进步，科学的发展，原始的落后的工作策略已不再适应现代化的、快节奏的工作环境需要，必将退出历史舞台，被新的管理方式所取代。
随着计算机技术的迅猛发结合工作实际谈如何做好科技档案信息化进程由优秀论文网站www.udooo.com提供,助您写好论文.展，计算机网络技术已深入到社会的各个领域，信息化已成为社会发展的重要标志。科技档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，科技档案现代化管理和信息化建设，是新世纪档案工作发展的必定趋势。有局域网作依托，实现档案的数字化、信息化管理是提高档案管理工作效率，更好地怎么写作于设计、施工、生产、管理工作的有效途径。
实现档案数字化、信息化管理，需要做好以下几项基础工作。

2.1 制度约束与部门合作

数字化档案来自不同部门，头绪繁多。其收集、归档工作需要有相关制度的约束，使归档工作成为一种自觉行动才能保证档案归档的及时、完整。另外，做好数字档案归档、管理工作不是档案管理一个部门的事，必须有相关部门的通力合作。计算机管理部门是数字化文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理数字化信息的专业技术部门，在档案数字化管理工作中处于举足轻重的地位。我院在开始档案信息化管理工作伊始首先重新调整组织机构，档案管理、情报、计算机中心合并为信息中心，新的组织机构为档案数字化及以后的信息化建设工作的发展提供了有力条件。

2.2 检索目录的数字化

实现档案数字化管理是个循序渐进的过程，需要投入人力、物力和时间做大量的准备工作。完成检索目录的数字化转换，实现微机检索是第一步。我院的信息中心利用本部门的计算机人员优势，自行开发了《电子档案管理系统》，建立了档案目录数据库，实现了档案卡片手工检索向现代化的电子检索的飞跃。这一目标的实现，使档案检索工作更快捷、更准确，大大缩短了设计人员借阅档案的时间，为我院档案管理的数字化、信息化工作奠定了基础。

2.3 档案内容数字化及保管

科技档案内容的数字化是实现档案数字化管理的重要前提。具体包括两部分：一是，由于办公自动化的不断深入，形成大量的电子文件。如我院设计人员利用计算机软件绘制的CAD文件和设计文件等。二是，对已归档保存的纸质档案进行扫描并进行文字识别及矢量化处理，使之变成电子版档案。
纸质档案的管理工作经过长期的实践，已经总结出了一套工作流程及策略、原则，如归档制度、借阅制度等。而数字档案的归档、保管等工作有与之截然不同的具体要求。在使用图档软件的前主要做到以下几点：一是，各部门指定一名负责人对该部门形成的数字档案进行审核，统一归档，并严格履行验收签名手续，以确保档案的完整与真实。二是，为保证数字档案的安全，严防病毒、的入侵，专机接收电子档案，并采用防火墙技术和防入侵检测技术。三是，用一次性写入型光盘作为电子档案的载体进行长期异地保存，并严格保证光盘保存环境要求。

2.4 加快档案信息化管理进程

有了档案数字化工作的基础，继之档案信息化建设是档案管理和发展的必定趋势，只有在现代化的管理手段前提下，档案才能真正发挥出其“信息”潜能，提高工作效率，才能更好地参与生产、怎么写作生产，从而更好地为企业发展提供怎么写作。建设档案信息化管理，首先是基础设施建设。我院投入人力物力建设了局域网，购置了电子档案管理系统，构就了档案信息化检测设的核心。其次，必不可少的要进行员工培训。档案管理部门档案外延的扩大，管理职能的转变，管理人员的素质也必须适应相应的变革。最后，进一步建设完善电子档案管理制度，明确归档范围，归档流程及方式，归档电子文件格式，力求从管理上和技术上保证电子文件的真实性、完整性、有效性。

3 结束语

档案信息化是大势所趋，实现档案的数字化管理是现代化办公环境的要求。目前我院档案信息化管理工作已取得一定的成效，归档、借阅、查询无论效率还是准确性都是今非昔比。愿沈阳煤炭设计院集数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用功能于一身的档案信息化管理工作能为我院的生产经营提供更好的怎么写作，创造更大的效益。