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管理工作加强人力资源部门人事档案管理工作

收藏本文 2024-01-25 点赞:12019 浏览:47501 作者:网友投稿原创标记本站原创

摘要:人事档案是人力资源部门重要的工作内容之一,是开发、利用人力资源的基础,本人从对十堰广播电视台人力资源部门档案管理现状入手,就存在的问题进行了分析,并就如何解决这一现状提出对策和思考。
关键词:人力资源 人事档案
对于人力资源部来说,人事档案管理是一项非常重要的工作内容,档案管理工作不仅是单位内部职工个人工作信息的一个集合,更关系到如何利用档案资源做好人力资源开发工作。对于十堰广播电视台来说,全台四个电视频道、三个广播频道,近五百人的记者、编辑、制播人员,如何有效管理、开发、利用人力资源,人事档案的作用不可忽视,但是基于档案管理和人力资源开发意识不足等多方面的原因,现阶段人力资源部门人事档案的管理和利用存在不少问题,制约着人力资源工作的发展、影响人力资源的开发和利用。

1 人力资源部门档案管理主要的问题

1.1 投入不足 十堰市广播电视台为地市级广播电视台,人力资源部内部档案管理集办公、阅档、保管为一体,防损、防火等手段水平较低,档案使用方法也较原始,电子化、信息化、系统化、信息化建设尚未起步,计算机、刻录机硬件等无法满足工作需要。可

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以说档案利用既无效率、又不能保证调档的质量。
1.2 人事档案信息价值不高 档案是否有价值,关键在于能否给予使用者有用的信息,能够满足使用者的所需,没有价值、没有利用可能、不能满足使用者需求的档案,对于使用者来说就是无所用处的一堆废纸。而要建立有价值、有生命的档案,就要关注档案信息的质量,就必须从源头抓起,认真做好档案的收集整理工作。没有规范的收集整理,就无从谈起合格的档案信息、更谈不上高质量的档案内容。而档案管理工作中,有不少忽视档案质量的一些现象:如档案信息不完整、收集信息的格式不规范、甚至原始书写较乱,纸张不规范等等,这些都给档案的整理、归档、利用造成了很多困难,甚至直接影响档案的使用。
1.3 人事档案无法反映个人特点 人事档案,顾名思义,应该是个人工作情况的真实记录,是个人工作履历的真实记载,是个人工作能力的真实反映。作为考察和了解的重要依据,人事档案记载的大量的人事信息,对于其人才的开发和利用起着重要作用。一套系统、科学、真实、有效的人事档案,能够帮助人力资源部门识别、发现、培养和储备人才。理论上说,科学真实的人事档案可以使借阅档案者通过借阅档案、审读档案对人才的基本信息、特点、专长有初步的了解。但是目前的人事档案严重地存在内容单一、信息缺乏的现象。关于职工个人的能力的信息如:类型特点、管理才干、特点专长、心理素质、个人绩效点等方面的信息,基本是蜻蜓点水、寥寥几句,甚至是模式化的空话,千篇一律,不能突出个人特征。尤其对于我们这样的业务单位来说,很多记者、编辑、主持人的档案无法真实反映其工作能力、业务水平,对于单位来说,无法通过审阅档案对其有初步的了解和准确的定位,对人才的特点无从了解,更无法利用档案来选择人才,在这个方面,人事档案没有发挥到应有的作用。
1.4 档案材料内容失真 档案最重要的一点,就是要真实,真实与否关系档案的生命。是档案存在的前提,如果档案内容失真、是虚检测材料,不仅会误导人事工作,而且容易造成严重后果。然而,不容否认的是,一些虚检测信息的材料通过各种途径进入了个人档案,常见的是人员档案年龄忽大忽小,基本是越来越小;入党时间、参加工作时间等越填越早;个人工作经历填写中有所侧重、故意选择性填写,过五关斩六将浓墨重笔,败走麦城却绝口不提,档案内容不够真实全面。
1.5 政治信息占主导 由于历史原因,现阶段人事档案管理中,政治信息仍然占据主导地位,那些如:工作作风、能力业务专长、工作实绩贡献等与人才工作能力相关的资料并不是收集归档的重点,那些涉及政治思想表现材料的收集较多。反映个人能力信息材料相对较少,更新不及时。人事档案的建立还是基于“政治”的出发点,而不是基于“人力资源”的出发点。给人事档案的有效利用带来了很烦、使人力资源的开发和利用成为空话。
1.6 信息化程度低 目前十堰广播电视台四个电视频道、三个广播电台、一个网络公司近1000人的档案管理,手段还是手工操作,即使利用计算机管理,也缺乏必要的档案管理、统计、分析软件和系统,没有解决运转慢、效率低的问题,计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来。

2 提高人力资源部门人事档案利用开发效率的对策思考

2.1 提升人事档案开发意识 档案工作人员是人事档案工作的主体,起主导、支配作用。要提高全体职工的档案利用意识,要让大家普遍认识到,建立人事档案的目的不仅仅是保存几张简单的纸张,而是为了能够建立有效的人力资源管理体系,有利于人才信息的完善和使用、有利于人才的交流和开发。人力资源部的工作人员,应当树立“资源意识”,要更新档案管理和使用观念,提高对人事档案资源的开发、利用意识,及时主动地对人事档案信息进行整理、归类、汇总,为开发和利用人事档案提供全面、准确的信息,为提高档案管理工作水平创造良好的基础。
2.2 进行必要的再培训 随着时代的发展,和“人力资源”意识的提升,档案不再只是简单的“管理”,更需要“开发和利用”,这种发展变化的形势,对档案管理人员的素质提出了更高的要求。除了要更新理念、提升认识外,新时期的档案管理工作更需要专业的档案知识、一定的计算机技术、基本的应用文写作能力和熟练办公自动化操作等。对档案工作人员相关能力的培训和教育亟需实施,因此,单位要重视档案人才队伍建设,要采取积极措施促进档案工作者的理念更新和素质的提升,要对他们进行再培训,帮助他们学习新知识、更新新技能,掌握新方法。只有不断地提升他们的能力,才能有效地促进人力资源部门档案信息的利用和开发,才能真正有效地利用好人事档案。
2.3 完善档案收集,确保档案真实有效 要针对目前人事档案现状,注意收集人事人才信息,要结合广播电视部门的业务属性,着重收集反映创新能力、学识水平、职能结构等全方面的材料,强化人事档案的业务考核。在档案收集过程中要注重人事档案的质量,收集过程中要严格执行档案管理规定,严格依照规范程序进行;对不符合档案收集要求、达不到收集标准的人事档案要坚决绝收、及时更正。要根据有关政策,按照规定进行真实鉴定和材料甄别工作。在档案信息的审核确认工作中,对于一些重要的信息,要用多方面材料相互印证的方法来予以验证,一般孤证不予确认,保证档案信息的真实、准确。同时严格遵照各单位、部门对档案鉴定的处理权限,对不属于归档内容的人事档案材料要进行妥善处理。
2.4 创新档案管理思路,探索档案利用新模式 目前计算机已逐步介入人事档案管理工作,不少部门已经开发出卓有成效的档案管理和利用的信息系统。但多数仅限于人才基本信息的收集、各类信息的输入与检索,人才信息的分类、分析、利用和开发还做得不多。而对于人力资源管理部门来说,人事档案管理的最终目的是利用和开发,如果不能有效地利用和开发人力资源,人事档案系统的利用和管理,就没有达到效益的最大化。因此,我们要积极创新档案管理思路,探索档案利用新模式,加强现代管理信息系统在人事档案管理工作中的使用,逐步由“使用档案”转为“利用档案”,最终达到“开发档案”,大大提高人力资源部门的管理效率和管理水平。
参考文献:
邵军.加强人事档案管理工作的几点思考[J].人才资源开发 2010年7期.
薄祥宇.基于人力资源的人事档案管理[J].兰台世界,2009年6月.
[3]杨柳.人事档案管理现状与发展趋势[J].价值工程,2010(04).

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