新形势下国有企业文秘工作技能分析

【摘要】随着社会的发展，时代的进步，企业越来越大，加上科技的发展，在新的形式下，对企业文秘工作技能的要求也跟着与时俱进，在技能结构和能力上要求也愈发增加，要求国有企业秘书技能逐渐向着“复合型人才”方向发展，对其知识和技能的要求越来越体系化、复杂化和全面化。本文结合现代企业文秘工作技能的特点和要求，分析新形势下国有企业的文秘工作技能素养如何提升。
【关键词】企业文秘；技能；能力；素养
从国有企业文秘工作的界定来看，文秘的工作就是辅助国有企业领导办文、办事的工作，具有综合性、全面性和复杂性，从秘书的位置上看，处于协调国有企业各个业务部门、连贯基层和高层的枢纽地位。按照工作职责和技能要求上对文秘进行划分，可以分为初级文秘：以接接电话、收发信件和传真等简单的怎么写作；中级文秘：能够完成一般信函的书写、能够起草一些报告和独立准备会议等等；高级文秘：具有较强的法律、税务等知识，能完成重要的合同文本的起草工作。其中中高级文秘人才是本文探讨的对象。

一、新形势下对国有企业文秘技能的要求分析

1、组织协调技能

“上传下达，下情上报”这是文秘人员最为基本也是最为重要的职责之一，是对文秘组织协调技能要求，要求其既要能够将国有企业高层的意图和高层作出的决策顺利地传递到基层的业务部门，同时又必须将业务部门具体的执行情况和实施的效果，及时地、准确地反馈到企业的高层决策部门。这个过程对文秘人员势必有了两个方面要求，一方面，要求能够对高层的意图和思想能够准确的把握和理解，并及时地将最新信息传达出去；另一方面，文秘必须对基层业务部门的情况有充分的了解，能够及时地、准确地对企业基层动态把握，而且确保反馈给领导的信息最为准确、可靠。

2、日常事务处理技能

日常的文秘工作杂、细，这就要求文秘人员在日常的工作中务求做到精益求精，严密且慎重，具体而言，在档案的管理和文件的收存传阅过程中一定要做到“准确、及时、保密、安全”这几个要素同时满足。从发文管理中看，必须对行文的格式，程序和校对等等环节都有很好的把握，务求严谨，最好能够确保零差错，切实提高文件的质量。

3、应变和创新技能

从文秘人员的技能来看，要称得上优秀要同时具备两个：
（1）必须正确地理解国有企业高层领导的意图，有时还要随机应变；
（2）应该协助领导开拓思路，通过提点激活思想，勇于创新，有效地补充思想上的盲区。
要做到这些，文秘人员就必须具备较强的创新意识和应变能力，能够独立地思考问题，敢于打破常规，将自我意识融入到在企业事务处理中扮演的角色之中，在角色中实现自我的思维体现，在自己位置上实现自我价值的最大化。

4、新技术应用的技能

随着计算机技术、网络科技的飞速发展，现代化办公设备更新速度很快，这些新的技术在有效地减轻文秘工作负荷的同时，对文秘工作人员应具有的工作技能要求更高了，在除了要将事务都处理好以外，现代化办公设备应用的熟练程度直接反应为办公的效率，从这点出发，就要求其必须能够及时地使用现代通信手段实现信息的获取，并能够对信息的整理和传送能做到及时化、准确化，能够借助于互联网及时地处理企业内部业务和对外联络等等。

5、公关品牌作用

从国有企业文秘人员的工作实际来看，对外联络是其不可避免的工作，而且还占着很大的工作份额，在与外界

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联络的过程中，其形象就是企业的品牌，其一言一行都不仅仅是自己的形象。从这点出发，文秘人员对公关理论知识和实务知识必须有基本的了解，努力打造自身的良好形象，提高知名度和美誉度，在与客户的沟通过程中尽量做到很好的协调与沟通。

二、当前形势下，国有企业文秘技能存在问题分析

1、素质技巧化

从当前的形势来看，为追求短期的经济效益的企业和培训中心大量存在，文秘人才的培养周期被大大地缩短了，仅仅是很短的时间，就学习了从事国有企业文秘工作所必需的技能。这种纯技巧化的训练，文秘工作人员的素质还没有来得及提升，导致仅仅只能应对领导的要求，处理事务始终是被动的状态。

2、万金油型

这种文秘人员通常具备一定的文字功底和口才表达能力，但是，随着社会分工的细化，企业经营规模的扩大，他们对专业认知的浅尝则止往往会影响到工作的效率。

3、缺乏主观能动性

文秘人员缺乏主观能动性是最为普遍的问题，领导怎么吩咐，怎么做，在工作中自己的主动思考缺失，文秘工作成为了机械式运作，一些信息不对称的现象自然滋生。

三、提高国有企业文秘人才技能的措施分析

1、强化决策和沟通能力的培训

加强文秘人员获取有关资料、妥善处理各类信息、准确做出管理决策、有效进行协调和控制的工作能力，要求文秘人员以管理者的身份，在规定条件下，模拟真实工作程序，对各类公文材料进行处理，形成公文处理报告，借以评估其计划、组织、预测、决策和沟通能力。
2．加强团队训练
通过拓展训练，可以让文秘人员进行沟通、协凋、适应且能完成任务实现目标。主要包括建立团队、团队项目等环节，通过团队训练，文秘人员将培训的收获迁移到工作中去，感受到团体协作的力量，激发自己的潜能、培养团队精神与合作默契，在工作中形成团队意识，为各部门之间的相互沟通与协调构建了良好的基础。
3．加强心理培训
对文秘人员的职业性格和应该具备的心理素质，如：正直、善良、热忱、温和、豁达、坚毅、缜密、内敛等进行强化，消除其在工作中容易出现的心理紧张、挫折感、不公平感，被误解、责备而产生的不良心态。
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