档案管理高校学生档案管理理由和对策

【摘 要】 文章强调了高校学生档案管理的重要性，分析了当前高校学生档案管理工作中存在的问题，提出加强高校学生档案管理的建议：建档要做到规范合理，且要明确归档的内容与范围；加强宣传，提高师生的档案意识；建立良好的学生档案管理制度。
【关键词】 学生档案；管理；问题；对策
学生档案是高职院校档案管理中十分重要的组成部分。它是学校全方位了解大学生在校期间的成长过程，以及反映大学生个人经历、学习成绩、思想品德、实际表现情况的具有保存价值的文字、图表等原始记录。而且，高职院校在大学生档案管理工作方面给予了必要的重视和投入。但是，也有一些高职院校，由于成立时间不长，或者因为改制重组而没有设立相关的学生档案管理制度，使得这些高校在毕业、就业、择业以及招聘等方面出现学生档案的不规范、归档材料不齐全等问题。然而，如何做好高职院校学生档案管理的工作，是作为学校档案工作者应当认真思考和解决的问题。

一、高校学生档案管理的重要性

档案管理是对档案的收集、整理和保管的一系列工作。而且，国家教育部门和档案部门对高校学生档案的管理是十分关注的。其中，高校学生档案管理即是人事档案管理体系中的一个重要组成部分，也是一项非常重要的系统工程。因为对于学生个人而言，为自己日后的道路提供了必需的材料证明；而对于学校而言，学生档案的整体质量一定程度上体现了该校的管理水平和管理制度的健全性；但是对于社会而言，就会为用人单位挑选适合的人才提供了便捷的、客观的依据。因此学校学生档案管理工作就变得尤为重要。高校学生档案的管理可以分为以下三个阶段：
1、建立档案的阶段，做好档案的收集、归类和整理的工作。2、保管及重要资料入档的阶段，要进行档案的安全存放和内容完善工作。

3、转出档案阶段，在学生毕业后，需要将学生档案转到用人单位的人事部门。

二、学生档案管理工作中存在的问题

1、学生档案管理意识薄弱

努力强化档案管理意识是做好档案工作的前提和基础。现如今，由于一些学校对学生档案管理工作重视程度不够，因此，会给学校学生档案管理工作带来非常多的困难。而且，管理学生档案的工作，并不像其他工作那样有着明显的效果，也不像有些工作的工作时间长，所以就会使得学校对学生档案管理

摘自：毕业论文工作总结www.udooo.com

的认识程度不够。因此，管理学生档案的工作人员，应当要树立档案管理意识，多注意档案材料的收集和整理，其中，特别是要注意原始档案的整理归档，因为只有这样，才能保证档案管理工作有条不紊的进行。

2、学生档案管理队伍薄弱

加强和提升管理队伍的建设，不断提高管理工作者的综合素质是做好档案管理的先决条件。然而目前，有很多学校从事学生档案管理的工作人员大部分都是的，而专职人员很少，并且，他们大多是没有经过档案业务的培训，缺乏档案管理知识的。所以，这样薄弱的管理队伍肯定会出现一些管理上的错误。特别是在其存放时间短、流动性快、材料数量大、学生就业方向广等情况下档案管理工作就更不能很好的运作了。

3、学生档案管理机制不健全

随着学生教育素质的不断提高与进步，学校学生的档案材料也在不断增加，这就对学校学生档案管理的运行机制提出了非常高的要求。但是，学校学生档案管理往往都是： 学生入校，档案进柜，直到学生毕业前，档案管理人员才将新材料收集整理备齐，归入档案，再由大学生就业指导中心核查后寄往用人单位。这样就很容易出现档案时间填写不统一、归档材料缺乏、档案移交手续不规范等问题的，这也会严重影响到学生档案管理的工作质量。

三、加强高校学生档案管理的解决方案

1、建档要做到规范合理，且要明确归档的内容与范围

高校学生档案是人事档案的重要组成部分之一，也是做好人事档案的首要条件。因此，各个院校首先都要高度重视档案的建设问题，其次还要明确归档的范围与内容，最后还需要对学生档案按照规定的建档标准进行规范化管理，从而确保学生档案的真实、有效性。
归档的学生档案范围包括以下几点：
（1）历年学生年度鉴定表、实习实训鉴定表、校外实习成绩表、学生成绩总册、毕业生鉴定表、历年学生奖励表、毕业生登记表、处分材料、党（团）材料、学生体检表、毕业生论文成绩评定表、派遣证存根等一些具体材料。
（2）新生入学登记表、学生成绩总册、学生学籍卡片、毕业生情况登记表、毕业生统计报表、学生奖惩材料、学生学籍变动材料等一些具体材料。
这些材料都是由各个部门的负责人一一进行收集与整理，然后交到学生档案管理部门，最后经验收合格以后，交到学院档案管理部门统一进行保管和调用。因此，要做到以上这些内容，并且还不出现错误，这就要求各个部门以及工作人员要做到沟通协调，对档案材料的书写、内容填写和归档时间、归档范围做出详细规定，以便保证学生档案的规范化与合理化。

2、加强宣传，提高师生的档案意识

学生档案是大学生在校期间生活、学习及各种实践的真实记录，也是大学生就业及今后工作、晋升、考核等的重要依据。所以，相关教育部门应当从学生入学第一天开始就要让学生树立档案的重要性，并且通过开展档案知识讲座，加深学生对档案工作的认识与了解。与此同时，还要使学校老师重视并且及时地做好档案管理的工作，这样才能确保学生档案的真实性与有效性。

3、建立良好的学生档案管理制度

建立良好的学生档案管理体制是做好学生档案管理工作的重要保证之一。而且，各个院校可以根据自身的一些实际情况，提出具体可行的学生档案管理制度，形成一个相互联系、相互制约的联合体。这样就可以使学生档案工作有章可循的进行下去，最终使学生档案管理工作走上规范化的道路。

四、结束语

高校学生档案管理工作是一个系统工程。而且，档案管理的工作人员也要根据目前教育的发展走向，做到努力加强创新教育。并且在知识和能力等各个方面发现学生的优点与长处，这些材料在档案中都要有所体现，以便于学生的特长得到充分的发挥。因为，只有在思想理论上做到了高度重视、制度上进行了严格的落实工作，这样才能更好地管理学生档案，才能最大限度地发挥高校学生档案的具体作用，从而为高校学生的教育管理工作起到一个有利的作用。
【参考文献】
秦捷英.高职院校学生档案管理中的问题及对策[J] .档案建设，2011.
陆苏榕.当前高校学生档案管理的新问题[J] .九江学院学报，2010.