关于 前景电子档案管理有着理由和进展前景中专生

摘要 针对电子档案管理存在的缺乏管理制度和缺少专业人才的问题，在分析电子档案管理原则的基础上，本文提出电子档案管理的几点发展前景，通过健全法律制度、培养专业人才、优化技术等方面，提高电子档案的真实性与安全性。
关键词 电子档案；问题；发展前景
A 文章编号 1674-6708（2013）88-0218-02
近年来，信息化建设迅速发展，计算机技术广泛应用于生活、工作和学习的各个方面，产生的电子文件越来越多。由于电子档案具有操作方便、能资源共享、节约时间空间等优点，已逐渐成为现行文件的主导形式。因此，对电子档案进行现代化管理保证其真实性安全性也是至关重要。
1电子档案管理存在的问题
电子档案的方便快捷性受到广泛喜爱，但这也导致一些问题的产生。首先，电子档

一般论文格式范文www.udooo.com

案由于其信息与载体的可分离性，很容易被修改且不留痕迹，且形成的文件材料上无法进行实际的签字确认，若有人将其中的内容进行了改动或删除或伪造虚检测的资料，也较难被确认，很难找到责任人；其次，电子档案可进行远程快捷传输，实现网络共享，但这也对其安全性保密性带来了极大的威胁，当这些信息资料在网上进行传递时，可能受到中途的干扰和阻拦，特别是对于需要保密和特别重要的资料来说，容易被他人所利用或损坏。再次，电子档案的管理利用计算机技术实现了快捷方便的归档整理和查找，但如果计算机遇到病毒问题或出现硬件软件方面的故障，那电子档案也将遭到损坏甚至彻底消失。而且现如今的软件开发较为落后，还无法满足电子档案存储和管理的需求，也没有形成一个统一的管理软件，这也影响到资源的共享和电子档案的长期有效性。
目前针对以上问题，对电子档案的管理已较为重视，但相对国际上的电子档案管理工作来说，仍存在许多不足与缺陷。一方面是电子档案的管理方法还没有完全确定，没有完善的规章制度，造成工作人员无章可循，且缺少责任制度，使得工作较为散乱。另一方面是现有的工作人员的知识和技术还不够，原来的传统纸质档案管理方式较简单，而电子档案的管理要求工作人员有较强的计算机技术和软件应用能力。此外，一些单位的设备不配套不齐全，也造成不成电子档案管理方面的问题。

2 电子档案管理的原则

为保证电子档案的真实性和安全性，电子档案的管理工作需遵循一定的原则。首先是可靠性原则和规范性原则，可靠性原则是确保电子档案可用性的前提，在电子档案管理的过程中，应严格把关，从收集、归档到使用等各个环节，都要确保其真实性；规范性原则要求电子档案的管理工作应按规定的格式和标准进行，在电子档案进行传递共享时，采取统一认可的规范，减少资源浪费，提高工作效率，这是确保电子档案可用性的基本条件。其次是保密性原则和长久性原则，保密性原则是电子档案的基本要求，对一些需保密的信息、涉及隐私的内容或限制使用的资料，都应防止其被和泄密，确保其安全性；长久性原则是保证电子档案能长期使用的前提，在管理过程中，应注重载体的保管更新，软件的改进提高，确保在科技迅速发展的背景下电子档案的有效利用。

3 电子档案管理的发展前景

3.1健全法规，完善制度

目前我国的电子档案管理规范大都沿用传统纸质文档管理的模式，还没有完善的电子文档案管理法规和标准，因此，首先要制定完善的制度。一方面，建立健全相关的法律法规，确保档案管理有法可依，工作起来更加规范有序，同时通过立法保证电子档案的法律作用，更好的维护电子档案的原始性和真实性。另一方面，对于电子档案的日常管理，也需要建立一套严谨的规范，从电子文件的形成、检查、整理、归档到查找、保存，一系列的环节都应有相应的标准，如安全保密规范、双套异地保存等，使管理工作能有条不紊，顺利进行。而从电子档案的形成到保管都应有相关的负责人，进行统一协调，建立责任制分配工作，在工作过程中进行登记记录，更好的保证电子档案的安全性以及工作的有效进行。

3.2培养人才，适应需求

由于电子档案相对传统档案的信息化和技术化，电子档案的管理对工作人员的知识水平和技术技能都提出了更高的要求。随着办公自动化的广泛应用，档案人员除了基本的档案学方面的知识外，必须具备电子文件管理的技术，并转变长期以来的传统思维模式，建立现代化管理意识。档案部门应制定完整的培训计划，根据不同工作岗位的能力要求和个人业务素质对工作人员进行培训，多开展交流活动，使他们不仅熟悉档案业务也精通计算机技术，了解计算机信息管理和开发利用，熟练使用计算机软件，不断提高他们的专业素质和文化素质，适应电子档案管理工作的需要。同时引进选拔专业的技术和管理人员，建立一支结构合理的档案工作人员队伍。

3.3提高技术，双套归档

目前电子档案的安全性还不能得到完全的保障，电子档案本身的缺点、工作人员的失误、硬件软件的故障都有可能造成电子档案的损坏和丢失。因此，对电子档案的安全性管理至关重要。一方面是技术方面的维护和提高，利用先进技术研发优化电子档案的管理软件，在较大范围内统一格式统一标准，使档案系统达到现代化管理水平，尽量避免由于文件载体或应用软件导致的问题，提高电子档案传输的安全性。在平时也应重视计算机网络和软件的维护，妥善保管好磁盘光盘等载体，减少不必要的损失。另一方面是实现电子文件和纸质文件双套归档，电子档案虽比传统档案方便快捷，但仍存在各方面的问题，如电子档案的易修改且不留痕迹的特点使得其原始性不如传统档案，因此仍不能完全取代纸质档案。双套归档是文件介质转换时期不可避免的一个过程，将两者结合，在电子档案和传统档案间建立对应关系，保持两者的一致性，提高档案的真实性和安全性。
4 结论
随着计算机技术的快速发展，电子文件在现代化社会得到广泛应用，无纸化办公已成为一种趋势。但目前的电子档案管理仍存在一些问题，还没有明确的法律规章制度来规范电子档案的管理工作，档案人员的专业素质也不足以满足现代化科学管理的要求，使电子档案的真实性、保密性、安全性和长久性都受到威胁。因此，档案部门应建立健全相应的法律法规，制定合理科学的规范制度，使电子档案管理工作有法可依、有章可循，注重培养专业高素质的档案管理人才，使他们的档案业务和计算机技术都得到进一步的提高，并利用科学技术研发优化管理软件，实现电子文件和纸质文件双套归档，提高电子档案的安全性。
参考文献
夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]，图书与传媒，2009.
方志荣.电子档案管理中若干问题研究[J]，2008（9）.
[3]马秀珍.电子档案的特点及管理对策.山西档案，2005（4）.