借评估谈高等院校教学常态化资料建立和管理

摘要：教学常态化资料是指日常教学过程中各教学环节所产生的具有保存价值的文字、图表、音像等信息资料。主要是教师执教、学生学习、教学研究等教学活动和教学管理工作的真实记录。针对教学常态化资料管理的现状采取相应的改进措施，总结教学常态化资料规范管理方面的经验、方法，为今后进一步规范教学管理，提高教学常态化资料的利用，为各高等院校顺利通过评估提供参考。
关键词：教学常态化资料；管理；评估；
教学常态化资料是指日常教学过程中各教学环节所产生的具有保存价值的文字、图表、音像等信息资料，是教师执教、学生学习、教学研究等教学活动和教学管理工作的真实记录。从某种意义上讲，教学常态化资料是学校发展历程的重要组成部分。近年来，教育部及各地教育行政部门为监控高等教育教学质量，对高等院校开展了人才培养评估工作，其中教学运行是否规范是评估工作的主要观察点。教学常态化资料对分析教学工作状态、优化教学资源利用、通过人才培养工作评估有着不可替代的作用。因此，教学常态化资料的建立及有效管理是各院校必须重视的基础性工作。

1.高校教学常态化资料管理现状

高校教学档案资料管理中存在的“三无”现象（即无章、无序、无度）司空见惯，具体表现为：
1.1教学常态化资料存档不完整、不准确。由于系部领导重视不够，加上系部资料管理人员未经系统专业培训，业务水平参差不齐，造成了教学常态化资料收集过程中对教学内容的认识有所偏差，资料整理的思路不清晰、不准

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确，保存不完整、不到位。大多数存档资料是未经整理的初级原始材料，在评建工作中形成了巨大的“盒子”工程，而具有保存价值的凭证资料及可利用的资料反而流失。尤其在民办院校，因人员流动性大造成的教学资料遗失或交接不明现象更为严重。
1.2教学常态化资料归档不及时，不能动态反映一线教学情况。由于教学基层单位的教务人员相对而言事务较为繁杂琐碎，手头的事情还未完成，可能新的任务已经下达，更有甚者，同时被几个部门催交各项资料，因此，出现了教学资料归档不及时等问题。同时，由于有些教学活动具有一定的期限性，可能拖延的时间跨度较长，因此，极有可能因为工作繁忙、不细致等原因造成之前的资料遗失或者破损。
1.3教学常态化资料存档的重复、交叉、遗漏。因事务的繁忙，业务水平的差异，能力的高低，认识理解的偏差等都会出现教学资料在整理存档过程中重复、遗失、含糊、交叉、不明确等现象。尤其是各高等院校在迎评阶段，根据评估指标体系，各部门尽可能地列出本部门需要整理的资料或文件，并下发到基层单位需要各系部配合落实执行，各职能部门未经协商各自为政，通知的要求、下达表格文件互相重复、交叉，结果造成基层系部工作繁重，且极有可能因为各职能部门要求不同而出现“一档多存”的现象。
1.4教学常态化资料利用不够。由于系部领导事务繁忙，无暇分析教学常态化资料提供的信息，更谈不上对此做出准确回应。目前，各高校还基本停留在资料的收集、保管等初级阶段，并未达到为教学怎么写作的高度。教学常态化资料虽然建立了，但未能对教学管理产生新的指导作用或对存在的问题进行整改，资料仅仅流于形式而未能为评估工作提供有力的佐证支撑，更谈不上为改进教学方法、深化教育研究、提高教学质量提供参考或怎么写作。

2.落实教学常态化资料管理措施

2.1落实教学常态化资料的管理职责。建立职责明确的院系两级教学常态化资料管理制度，落实责任人，实行“专人专管”。院级重在建立教学常态化资料目录体系，核查系部教学常态化资料，协调各系部关系，利用教学常态化资料，各系部落实资料相关负责人，确保教学常态化资料完整、准确、及时、清晰，从而使教学资料管理制度化。
2.2确保教学常态化资料的完整性。在健全教学资料管理制度的同时，借鉴或参照国家高校存档范围，并根据各院校实际情况建立教学常态化资料目录，确定资料存档范围。学院列出需要存档的资料目录、存档内容，界定存档时间、落实存档期限，并对目录中档案内容的性质、要求等进行标注。这样，能确保教学资料的完整性，同时不会因为个人离职、岗位更换等使资料遗失、遗漏。广州城建职业学院在评估过程中，参考国家高校档案管理目录，结合评估指标体系和学院实际情况，建立了符合日常教学运行规律，并涵盖评估指标体系中关于教学运行方面的存档目录，明确了各目录中存档内容的界定及要求，为开展迎评建设工作指明了档案资料建设与保管的要求。

2.3确保教学资料的准确性。

2.3.1落实系部领导职责。系部领导有责任经常检查本系部教学常态化资料的记录，并签字确认。
2.3.2教务处对各项资料进行统一归口管理。教学常态化资料在教学运行中产生，因此应由教务处统一归口管理。教务处在紧抓完善教学常态化资料为主线的基础上协助其他部门完成评估补充资料。在此基础上产生的各类教学资料相对准确、可靠。
2.3.3加强业务培训，定期和不定期抽查。对各部门确定的资料保管人员进行专门培训，不仅节约培训成本，还针对性地提高了资料管理人员的业务水平。另外，为了确保资料的准确性，应采取定期和不定期检查，在检查中相互交叉学习，不仅可以相互借鉴，学习好的资料管理经验，还可以相互商量解决工作过程中遇到的问题。
2.4确保教学资料的时效性。教学运行随着学期变化产生的内容，教学管理人员应定期进行各项数据资料的更新。例如，毕业生就业率是随着学生实习单位的变化以及其他多种因素造成的，但数据却是不断变化的。只有不断更新各项教学资料所产生的数据，才能动态地反映实际的教学变化。
2.5加强信息化管理，提高教学常态化资料的利用率。随着信息时代的来临，纸质文件资料的保存已逐渐弱化。因此，教学常态化资料在分类、鉴定、存档的基础上也应多采用先进的信息化手段，如扫描、图片、影像、视频等进行整理、归类，尽量实现数据化、无纸化，确保各类资料在保存过程中不断更新。同时，除保存一定有意义的文献资料外，还要利用“树型”结构、“平台链接”、“资料数据库”等多种方法实现教学档案资料可利用的最大化，从而指导今后的工作。从过去的资料管理中发现问题、总结问题，并最终形成指导现行工作的参考依据，为目前及今后的工作提供怎么写作。

3.我院优化教学常态化资料管理后的效果

3.1经过重组教学常态化资料管理体系后，分类管理的各项资料更方便查阅、利用，在有需要时能随时调用。资料目录范围与内容也基本涵盖人才培养评估工作指标体系中教学需要的各项资料，同时在对各项资料的整理过程中，根据实际需要精简、整合，重点保存具有价值，可为今后提供参考依据的资料，避免了资料的重复、冗余。
3.2对教学质量监控管理类资料收集、归档后，我们尝试根据每学期各系部上报的数据以及学生的评学评教情况研发相应的平台，分析数据、对比、总结，为学院人事部门提供了相关教师考核工作的参考意见。同时在对实践教学管理类资料相关数据的分析之后，通过资料收集的情况可以充分了解各系部对实训设备的管理及使用情况。有效地对实训设备或实训利用率较差的实训室及时进行改进、调整，使其得到有效利用。
3.3在教学资料优化管理的基础上，我们还尝试开发相应的资源信息平台，将各类教学资源进行网上公示，提高管理的透明度和教学资源的利用率。
经过我院教学部门的不断尝试和探索，几番资料目录的变化，聘请校外专家组的莅临指导、核查，终于制订出较为合理的教学常态化资料目录，并在目录后注明资料收集、整理的范围、要求等，形成了一套执行性强、较为完善的教学档案资料管理体系，并清晰地展示了日常教学资料存档的逻辑顺序、涵盖范围，使档案资料完整、完善，为我院顺利通过专家的人才培养评估工作奠定了基础，也为我院在规范教学管理过程中起到了一个良好的规范、完善作用。
教学常态化资料是各类高等院校在教学管理过程中所产生的各类教学资料。鉴于评估的需要，或者是规范日常教学资料的管理，建立及健全教学常态化资料的各项制度并对其加以有效利用，对我们今后提高教学管理水平有重大意义，同时也为我们制订进一步的改进措施提供良好的依据。因此我们

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非常有必要建立及健全教学常态化资料的管理。
参考文献：
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（作者单位 广东省广州城建职业学院）