企业干部人事档案收集和整理学术

【摘 要】为了更好地提升企业干部人事档案材料收集和整理的准确性、完整性和及时性，本文在总结当前企业干部人事档案收集和整理工作中存在问题的基础上，探讨了新时期做好企业干部人事档案收集与整理工作的措施，希望能为企业干部人事档案管理工作提供一定的借鉴意义。
【关键词】企业；干部人事档案；收集；整理
一、前言
人事档案是个人经历、学历情况、专业技术资格情况、思想政治情况、家庭社会关系、工作能力、工作业绩情况、奖惩情况等方面的记录，真实反映了个人自然情况及个人参与社会活动的情况。人事档案既是掌握企业员工信息的非常重要载体，又是企业选人、用人、育人、留人的重要依据。企业干部人事档案的收集就是根据人事档案管理权限，将分散在企业各有关部门的在收集归档范围内的人事档案材料集中起来，统一管理的过程。企业干部人事档案的整理就是将每个人的全部档案材料，按照档案管理相关规定，进行鉴别、分门别类、顺序编排、编制目录、技术加工、装订成卷，并不断将新收集的材料按照要求及时补充到人事档案中。干部人事档案的收集和整理工作是一项非常重要的工作，收集和整理过程中任何一个环节的疏忽大意和差错都会给今后的工作带来影响。因此，干部人事档案材料收集是否真实、完整、准确、及时，干部人事档案整理是否达到标准，直接关系到干部人事档案本身的价值，决定着干部人事档案能否为企业人力资源部门提供高质量怎么写作。笔者长期从事人事档案管理工作，深知人事档案整理工作专业技术要求很高，必须及时解决人事档案收集和整理过程中出现的诸多问题，才能保证人事档案的有效性和可靠性，提高人事档案的利用价值。

二、干部人事档案管理工作中存在的主要问题

1.企业人员干部人事档案意识薄弱。人事档案管理的保密性要求是长期以来形成的，由于员工个人接触不到本人档案，往往就认为干部人事档案就是企业的事情，或者说是企业人事档案管理部门的事情，跟员工个人没有关系。因此，员工个人也就不关注人事档案，不熟悉人事档案的归档范围和相关要求，不重视配合有关部门补充相关人事档案资料，将工作中形成的学历材料、奖惩材料、考察材料、培训学习材料、薪酬福利材料、专业技术业绩材料等长期个人保存，最终导致员工个人人事档案材料不全。一份残缺不全的人事档案材料无法全面反映员工个人德、能、勤、绩等方面的综合情况，影响企业对人才进行正确地评价和使用。
2.干部人事档案材料收集困难。现如今干部人事档案材料来源非常广泛，企业内部各个部门都有可能产生与人事档案有关的材料。例如，企业人力资源部门提供的薪资福利材料、职称材料、干部任免材料、学历材料等；企业党群部门提供各种奖惩材料、党员材料、团员材料、个人鉴定材料等；企业技术研发部门提供的科研成果、发明专利等。由于企业员工参与的社会活动较以往相比更加丰富，越来越多的人事档案材料从不同渠道源源不断汇总到人事档案管理部门，人事档案材料的分散性和多样性的特点，也使得企业干部人事档案材料收集的难度也与日俱增。
3.干部人事档案材料失真严重。在人事档案收集过程中，我们时常会发现，部分员工恶意篡改个人人事档案登记信息，在不同时期填写的干部履历表等材料时，前后不一致，往往是出生日期越填越晚，参加工作时间越填越早，学历层次越填越高。很多企业在员工鉴定考核材料中大多采用官话套语，导致人事档案中鉴定材料千篇一律，看不出员工的有什么个性特点，企业人力资源部门无法依赖档案记载来准确选拔人才、使用人才。以上一些现象都在一定程度上影响了人事档案的真实性，严重影响人事档案的管理和使用。
4.干部人事档案材料缺失严重，部分材料手续不全。在人事档案整理过程中，我们时常会发现部分员工的党员材料残缺不全，有的缺少入党申请书，有的缺少入党志愿书，有的缺少个人自传等。有些本人填写的资料如干部履历表，专业技术考核表等，缺少本人签字和审核单位的公章。甚至部分员工的人事档案材料成套缺失，比如：学历学位材料、奖惩材料、考察材料、审计材料、学习培训资料等，或者只将一套材料中的部分材料归档，缺少完整性。究其原因，人事档案管理工作人员由于工作的繁忙，对人事档案材料不催、不收；员工个人由于不熟悉人事档案有关规定和要求，从而对人事档案材料不报、不交。最终，导致一些干部人事档案材料始终不能汇总到人事档案的卷宗中来。
5.干部人事档案整理不规范。由于企业人事档案管理人员的队伍变动比较频繁，工作交接不到位，部分档案管理人员业务不熟练等诸多原因，在干部人事档案整理过程中，容易出现档案材料分类错误、纸张大小不一，装订不整齐等问题。甚至出现部分员工的人事档案材料张冠李戴，人事档案材料部分内容在裁剪过程中丢失等现象。

三、加强干部人事档案收集与整理工作的措施

1.加大宣传力度，增强企业员工和领导的档案意识。加大对干部档案工作的宣传力度，增强企业员工个人的档案意识。首先，我们要通过板报、内部刊物、座谈会、网络等多种方式，广泛宣传人事档案有关政策法规。主动把与员工个人切身利益相关的人事档案知识告知员工个人，增强其自身的档案意识，让每一位员工能够自觉参与到人事档案材料的收集和整理工作中来，协助企业人事档案管理部做好人事档案材料的收集和整理。其次，要提高企业各级领导的人事档案管理工作的认识，把人事档案当成企业一项重要的工作。只有这样，领导们才会关注人事档案管理工作，才能在档案管理软件、硬件、人员方面给予适当的照顾，提升人事档案管理工作水平。
2.健全干部档案管理制度，变被动为主动，保证档案材料

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收集的数量和质量。首先，企业要重视人事档案资料收集网络的建设，将企业各部门紧密联系起来，从制度层面约束大家积极参与到人事档案的收集工作中来。企业干部人事档案管理部门要对个别员工缺少的人事档案材料跟踪索要，保证人事档案材料的完整性、及时性。其次，企业要建立和完善档案材料接收登记制度。对企业各部门及员工个人提交的人事档案材料，要详细登记才材料的来源、材料的名称、材料的数量、提交时间等。第三，企业要建立和完善档案材料鉴写作度，从源头上对人事档案管理进行鉴别，尽可能杜绝检测、错资料混进档案中。最后，企业人事档案管理部门也要变被动接收为主动出击，对于定期形成的如薪酬福利资料、专业技术考核资料、奖励材料等，要制定相应的管理制度，保证企业各有关部门能够按时递交人事档案材料。对于部分部门和个人因工作或其他原因不能及时提交人事档案材料的，作为人事档案管理部门应当充分发挥主动性，督促相关部门和人员提交有价值的人事档案材料。
3.提升档案管理人员队伍素质，加强业务培训，提高档案整理水平。由于人事档案工作的重要性和特殊性，企业应当挑选政治素质过硬，责任心强，工作态度端正的同志来从事干部人事档案管理工作。人事档案管理工作比较繁杂、琐碎，耐心、细致是做好档案管理工作的基本要求，同时还要具备一定专业技能。除此之外，在尽可能的情况下，应当保持档案管理人员队伍相对稳定，从而保证档案管理工作的延续性。同时，企业要重视档案管理人员的继续教育和培训，提高他们的专业技术业务水平和实操能力。要定期组织他们参加人事档案管理培训，不断更新档案管理知识，提升人事档案收集和整理水平，熟练掌握档案的收集、整理、鉴别的各项技能。
综上所述，企业干部人事档案的收集和整理工作是一项繁琐、复杂、政策性强的工作。每一位企业人事档案管理工作人员都必须树立高度的工作责任感和历史使命感，保持严谨的工作态度，不断地总结实践经验。把企业干部人事档案管理水平提高到一个新的高度，为企业人力资源部门考察使用人才怎么写作，也为个人维护、保障自身利益提供重要依据。
参 考 文 献
刘莉莉.人事档案整理心得浅谈[J].中小企业管理与科技.2011（19）
邓美妍.浅谈如何确保人事档案的真实性[J].甘肃科技.2012（1）：99～100