新形势下高校基建档案科学管理路径

摘要：高校基建工程档案是高校重要的档案资源和宝贵财富，也是学校基本建设工作的真实记录和历史凭证。本文阐述了高校基建档案的特点，分析了高校基建档案管理中存在的主要问题。
关键词：档案； 科学； 管理
1006-3315（2012）07-141-001
高校基建档案是指在学校基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它记载了整个基础建设工作的全过程，既是工程建设及竣工验收、交付使用的必要条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。目前，高等教育发展迅速，高校规模持续扩大，基础设施建设任务不断增加，高校基建档案的重要性、规范性愈发凸显。然而，由于对基建档案重要性认识的缺乏，基建档案的管理体制还不够完善，管理过程也存在一些问题，因此科学管理势在必行。

一、高校基建档案的特点

高校基建档案除具有一般档案的信息性、原始性、价值性等特点以外，还具有以下特点。

1.成套性

基建档案记载并反映了建设项目活动的全部过程和成果，包含了从提出项目建议书、可行性分析报告、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘查、设计招标、签订合同等全过程文件，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总和的基建程序和专业内容相衔接，构成了一个建设项目的成套完整性整体。

2.现实性

基建档案具有较强的现实使用性。其它文件材料归档后，基本上完成了现行功能，多半是用来历史查考，而基建档案则不同，它是学校基本建设、工程维护和改建扩建中不可缺少的现行依据，它不仅没有退出现行使用过程，而是在较长时期内发挥现行效用。

3.复杂性

基建档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、暖通、供变电、消防等多种专业内容，这些专业有机地融合，才能完成一个建筑单位工程，也带来了专业内容的复杂性。

二、高校基建档案管理中存在的主要问题

1.存档材料不齐全

基建档案涉及方面广、工作环节杂、建设周期长，故基建档案成为建设项目管理工作中重点和难点。一些项目建议书和可行性研究等阶段应保存的依据性文件常漏缺不全

摘自：毕业论文格式下载www.udooo.com

。在项目招标过程中，经常出现中标单位外包归档不及时等导致资料散失。施工单位对于施工过程中所形成的隐蔽工程图纸、施工日记等的收集管理疏忽，对设备安装文件资料也不够重视。有些仅注重阶段性文件资料的收集，而往往忽略了全过程文件材料的完整归档，造成基建档案的成套性、完整性存在缺陷。

2.归档质量不高

由于归档意识薄弱和人员素质的不专业，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等，主要存在着三种情况：一是归档材料不符合归档要求。在归档材料和图纸上随意使用铅笔、圆珠笔及红色、纯蓝墨水等不符合归档要求的笔墨书写；有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸和文件漏盖公章或公章不清晰。二是图纸编制不规范，工程资料不全。图纸中相关责任人审核签署经常漏缺，缺盖图章或图章不符合规格。三是存档图纸不全或磨损、污染严重，不能准确反映工程实体的实际情况。

3.管理机制不健全

基建项目一般要经过立项、科研、设计、施工、竣工等阶段，项目文件资料形成周期长，涉及方面广，专业技术性强，从而造成收集、归类、整理难度增大。资料从产生到归档经历相当长的一段时间，并经过许多环节，其中每一环节的差错都直接影响图纸的齐全、完整、准确性。

三、高校基建档案科学管理的对策

1.健全管理体制

首先，配备专职档案人员。明确管理职责，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通，加强档案管理的质量怎么写作，结合现代化手段提高基建档案的开发和利用工作。其次，制定归档制度。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。

2.提高人员业务水平

基建档案管理工作是一项专业性很强的工作,档案管理人员作为档案工作主体,其素质的高低将直接影响到档案工作质量的好坏,因此必须加强对专(兼)职档案的教育和培训,采取培养专业人员与培训现有工作人员相结合的办法,提高档案人员的素质,同时,由于知识的不断更新,应该把档案管理的培训作为一项长期的工作来抓,使其走向制度化、规范化。

3.做好“三个同步”

基建档案工作“三个同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求：基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。对材料编制不够完整、不准确、不符合归档要求的，都要及时进行查漏补缺。

4.严格归档立卷管理

归档立卷工作是基建档案管理工作中的重要一环。要根据建设项目特点及其内在联系，按照《高等学校档案工作规范》中基建文件材料的部门立卷与归档流程要求，做到格式统一、字迹工整、图像清晰，根据基建文件材料的形成规律，对基建文件材料内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用, 保持其整体功能。

四、档案管理网络化

目前高校基本建设档案的管理工作，已经从经验管理向科技管理阶段转变,传统的档案管理方法往往工作量大、存档不方便，且不利于及时查找。如果管理方法不改变，就不能有效的保存及利用基建档案。如果参与了高校网络整体建设，利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管理，将大大提高工作效率,实现档案工作网络化管理，更好地为工程建设与管理怎么写作，基建档案也将更好地被管理和利用,更好地适应现代化管理需要。