对于借出图书档案借出展览与其授权不足大纲

摘 要：图书及档案是我国文化遗产不可分割的一部分。保护文化遗产的最终目的是认识和利用文化遗产。通过展览的形式，公众能够以更直接的方式了解、认知图书及档案文化遗产。但展览直接导致图书及档案迁移、离开最佳存放环境、面临各种风险等问题。规范图书及档案文化遗产借出展览授权、展览客观条件、应急预案等问题，以展览方式更好地利用图书及档案文化遗产。
关键词：
图书及档案；借出展览；授权
1672-3198（2013）19-0171-03
图书遗产是我国历史文化遗产不可分割的一个组成部分。图书遗产不仅仅由独一无二的个体构成，譬如手稿、古版书、古代和稀有的书籍等等，还包括随着时间推移沉淀形成的图书馆馆藏、目前还在图书馆和保存图书及档案资料的机构建设中的馆藏。保存与保护社会历史记忆的这一重要组成部分代表着对社会的历史与文化身份的保卫的重要方面，因此保证原始文献的良好保存及可利用性，是图书馆及图书馆员最基础且最重要的职责部分。
图书及档案保护职责的履行不仅仅建立在全面的鉴别与认识的基础上，还基于对于普遍存在的图书及档案遗产的开发利用上，总之，作为保障的保护应该与公民使用图书遗产的权利及积极开发文献的行为有机结合。因此，对于藏品的鉴定以及对

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于应保护文档的识别，以及在目录中的标准化描述和正确的物理保存以便将文献传给后人，最终的目的在于对于遗产的利用。开发利用成为了保护与利用之间完全有机的连接点。地方机构的职责不仅仅是纯粹的监管，更在于宣传及普及对于文化遗产的了解和认识，通过传统战略（如展览、制定目录、书目、研究等等）及利用高新技术建设与国家级相协调的信息网络系统并丰富藏品。应该再次强调，保护是为了认识和享用文化遗产：在这一框架下，开发利用是认知文化遗产的一个重要方面。
对于图书及档案文化遗产的开发利用，展览是重要且有效的形式之一。展览面对所有人开放，大大提高了相关图书及档案的认知度。同时，展览以其鲜明的主题和框架，更好地揭示了展出图书及档案的内容与价值。但展览带来了图书及档案迁移、存放环境改变等风险，因此，规范展览及其授权对于更好地保护并利用图书及档案文化遗产具有一定意义。

1 智慧的展览

对于文化遗产的保护不仅在于正确地展出，更在于智慧地展出，正确的展出策略事实上代表了一种更好地保护遗产的方式。但是，任何展览相关的操作都不应与图书及档案的正确保存和安全标准相悖。
由图书馆方面组织展览时，应避免与展出空间不协调的主题。图书馆多由不同区域构成。如中国国家图书馆就是由古籍馆、总馆及少年儿童图书馆（与总馆坐落在同一地址）构成。不同区域各有自己的功能。如古籍馆更适合举办古籍相关展览及讲座，少年儿童图书馆则应当举办儿童节活动及故事会等活动。同样，涉及图书及档案的展览应根据展览自身主题选择合适的区域。
每一次展览都应制定本身的观展指南，作为主线。展览作为图书及档案文化遗产利用的一个重要方式，其本身的质量决定了图书及档案价值是否能得到充分体现。展览确定主题后，应设计合理、易懂、具有吸引力的观展指南，明确展览主线，使观众更好地融入到展览之中。
在展品上方应设有可进行定量及定性搜索的顺序，在展览入口处设置指示牌、电子查询机或咨询员/引导员。较为古老的图书及档案可能存在难以识别或理解误差，在展览中应配备讲解员以随时解答观众的问题，以此来正确地宣传图书及档案文化遗产。
将展品重新语境化，在难以理解的图书及档案资料旁注释或添加语音讲解，并说明该资料在展览中的意义及其与该展览的关系。
保证展览与其对应的历史文化环境的一致性。展览的主题、环境、展品三个要素应互相对应，保证其历史文化环境的一致性，使观众更好地融入其中。
对于独特的材料予以强调。展览应突出独特的图书及档案资料，将其放置于明显位置并提供额外注释。
灵活而有机地使用多媒体。在信息时代，公众获取信息的方式多通过多媒体形式。同时，多媒体声光色相结合，提升关注度，是吸引观众的有效模式。
目录应不仅准确可靠，且易于阅读。目录展现了展览的框架，应清晰、简明。目录中应包括展览简介、展览内容、展览方式、展品及其位置、主要展品介绍等内容，以便观众查阅。
为商品销售留出空间。与展览主题相关的商品的销售，如图书及档案副本、画册、展览主题纪念品等等，是展览重要的延伸。
注重推广和宣传。展览的推广和宣传可增加参展人数，扩大展览影响，从客观上促进图书及档案文化遗产的公众认知。同时，展览覆盖人群也是评价展览成功与否的重要指标。
综上所述，为了使展览充分体现所展出图书及档案的价值和意义，成功的展览是根本。

2 借出展览

为展览出借图书及档案应事先由地方图书遗产保护办公室授权。
拥有图书遗产的个人或图书馆（当地机关、教会、大学、非赢利性私有法人及地方相关的）收到活动组织方面借用申请。
图书馆做出的评估应全面考虑地方保护办公室即将评估的所有要素（下文列出）。此外，图书馆应验证所需资料的保存状态，并在其向当地办公室申请授权时通报所需文件保存状态良好，适合进行展览，并声明其可借出性。
（1）图书馆应附上组织者申请及全部评估有关的有用信息，包括该文化遗产准确说明。
（2）交送地方办公室的申请中应包括：
精确说明提议的性质，其与文化遗产的重要性及精细程度的关系；
文化遗产的保存状态，包括相关管理资料（库存清单、签字盖章）；
展览的安全状况；
展览的保存状况；
转移方式； 出借及归还日期：每年应最多不超过90天展览时间，根据不同资料类型，在两次展览间应有合理过渡期；
文化遗产的保额；
保险（“全程保险”；承诺价值，全险）。
（3）以下不予出借：
作为一个整体的藏品，主要藏品及其有机组成部分；
保存状态不理想的资料，在其他场合刚刚展出过的资料，相对于展览的类型或在其环境下资料的作用而言，对于展览并非必不可少的资料、可用其他较不珍贵、风险更低或已有复制本的资料代替的资料。
（4）将文化遗产由图书馆向申请者交付应由正式代表先签署交付记录（其中可记录包括保存状况），出示并交付保险单。
（5）在任何情况下，地方办公室都可决定检验文化遗产的保存状态、展览举办期间的展出状况以及任何列出的声明情况。若任何情况与所声明不符，可以要求撤回财产。
（6）已获得授权的所有者或持有人应通告地方办公室财产的收回情况，并说明保存状态。
（7）在拒绝出借的情况下，可向组织者建议提供复制品，或相对于展览提议而言具有同等档案价值但较不珍贵或稀有的版本。
（8）在图书馆内部或相连建筑物空间内进行展览时，应提前通知地方办公室。

3 展览环境控制表格

图书及档案文化遗产出借展览中，展览环境是最重要的评估因素，同时也是最可控的因素。适宜的展览环境，起到了保护文化遗产的作用，延长图书及档案寿命，保持图书及档案保存的良好状态，为将来进一步开发利用图书及档案文化遗产打下重要基础。
图书及档案存放的最佳客观条件主要由温度和湿度两个方面。对于不同的图书及档案，根据图书及档案的状态，最佳温度及湿度均有所不同。应按照实际情况做出相应改变。
表格1与表格2对比可发现最佳化学-物理条件与防微生物攻击条件所建议的温度与湿度有所不同，图书及档案保存时应根据具体情况决定。

4 出借图书及档案资料用于展览的授权

根据图书及档案文化遗产保护的地方职责，在历史-档案展览情况下出借作品用于展览，不论展览在何处开办，为取得授权，申请应至少在展出开始前45天提交书面申请以及展出作品的准确列表。
为保证最佳的保护和保障，特别要求做到以下几点：
（1）作品仅在展览专用区域展出，这些区域须达到以下要求：
①温度不低于15°且不超过20°，持续监控；
②相对湿度50%-60%，持续监控；
③不超过50-60流明的冷光灯，不能使用自然光，作品应原理光源放置；
④配备防火及防盗设施；
⑤白天及夜晚持续监控。展出特殊级别藏品时应配备武装警卫；
⑥配备防火板及安全门。
（2）从承运人处提取出借的资料不能早于展览开幕前10天，且展览闭幕10天内必须归还。待资料返回，应存放在配备有安全装置且气候条件适宜的仓库中。对于特殊的珍贵及易碎作品或手稿，应尽量缩短其展出时间。对于最古老或最珍贵或最易碎的资料，展出几天后应使用精确复制件替代。若作品的保存条件特别良好，展出授权时间可以达到但不能超过每两年最多90天。
（3）展览目录中应注明出借展品的图书馆的名称及展出卷册的正确特征码。展出目录应寄送出借图书馆及地区办公室作为存档记录。
（4）所有出借的古籍卷册，珍贵卷册和手稿作品或脆弱载体作品均应预先复制，以电子版或其他版本作为保护措施。一份留存图书馆档案室，一份交送签发

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办公室；已有有效副本的卷册除外。复制费用应由展览组织方负担。
（5）卷册保险应以“钉到钉”全程全险形式签署，依据合同方制定并接受的保额。保险单在提取作品前应交付图书馆，并向签发办公室提交复印件。
（6）对于印刷品及手稿，组织者应说明将要展出的页码（或纸张）。若展出时间超过15天，古籍展出的纸张/页面应定期更换。
（7）建议由专业公司实施包装和运输。
（8）出借图书馆负责人，可任命一名图书馆工作人员协助进行展览安排及展品包装操作（若在出借图书馆进行展览则必须安排一名工作人员）。
（9）展览结束时，出借图书馆应通报签发办公室图书档案资料的归还及其保存状态。
（10）若地方展览需要从国外申请图书资料，应提供临时进口。若需将作品发往国外进行展览，则应提供临时出口。
（11）若举办地方/地区重要展览且展览在拥有展出资料的图书馆举行，应在上述同一时间内向签发办公室提交预先通告，说明事件内容、展览时间、展出资料的准确列表、其保存状态及其价值。
为取得出借图书及档案进行展览的授权，展览主办方必须严格按照上述要求执行，并随时接受出借图书馆和相关图书保护办公室的检查。

5 紧急事件

图书及档案紧急事件可以定义为非独立性事件，如管道或空调设施损坏，及自然灾害造成的紧急情况。两种情况中，均应事先做好准备以保护文档，并遵循拟定程序、适当调配人员、告知用户相关情况并采用有效设备来应对紧急情况。

5.1 控制并评估风险

（1）在制定紧急事件应对计划及实施保护措施前，评估由自然灾害或人为因素或可能造成重大事故的事件造成的风险。
（2）依据法令，仅仅使用电器设备。
（3）提前检查所有不进行有效维护可能造成损失的设备：电力，水力，供暖，空调。
（4）提前检查安全系统设备的正常运转（门禁控制，烟雾探测，火灾自动停机）。

5.2 应急预案

（1）制定并发布应急管理预案，组织急救队伍。
（2）预先针对所有可能发生的紧急情况进行培训：针对展览中不同类型文档所进行的操作和流程。 （3）制定带有和专业的名单列表，列出可以负责管理的人员。
（4）规划出可临时放置图书和家具的用于包装和仓储的内部区域以应对原区域不可使用的情况。
（5）确定拥有正确转移图书资料经验及必要准备的运输公司。
（6）检验并确认区域内制冷及冻干设备的正常运转。
（7）制定应急预案，提供与区域内图书馆、档案馆及博物馆合作的形式，涵盖灾难发生后立即进行干预以及修复已受损资料等方面的合作。

5.3 现场急救

（1）若展览区域发生渗水，应按照如下方案操作：
①检查文档；
②确定受损文档并分离；
③评估立即干预的紧急性，若必要立即实施；
④同时确定并消除造成事故的原因；
⑤环境治理完善后重新归放文档资料。
（2）若文档遭受微生物感染（如霉菌、细菌等），或昆虫和啮齿动物侵袭，应按一下步骤操作：
①检查所有的文档；
②分离受到感染或侵袭的资料；
③消除根源，若必要将未受影响的资料转移；
④处理受损资料；
⑤环境恢复适宜并得到控制后，重新归放文档资料。
6 结语
图书及档案文化遗产具有极高价值，但又自身易于损坏、易受环境影响等特点，出借展览应注意应用与保护相结合，实现智慧展览。 本文仅粗略列出出借展览及其授权过程中的基本问题。 图书及档案文化遗产出借展览授权问题仍需要立法、行政等多方面支撑。在未来的研究中，应从立法角度或增加实际案例，更深入地研究出借展览授权。
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