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档案价值鉴定工作内容和意义

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[摘要]档案价值鉴定工作,是判定档案价值、决定档案存毁(生死存亡)的工作。它是档案工作的业务内容之一,是档案馆(室)的一项

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专门业务,对档案管理工作具有重要意义。
[关键词]档案价值鉴定 内容 意义
[]A[文章编号]1009-5349(2012)06-0061-01
档案价值工作,就是档案馆(室)按照一定的原则、标准和方法,判定档案的价值,确定档案的保管期限的一项工作。档案价值鉴定工作的内容和意义如下:

一、什么是档案价值鉴定工作

“鉴”字,最早是铜镜子的意思,后又引申为仔细查看、鉴别的意思。广义上的鉴定,是运用专门知识或技能对某事物进行鉴别和判断的一种活动,而在不同行业,它又有不同的含义。我们应该区别两个不同层次的概念,即“档案鉴定”与“档案价值鉴定”。档案鉴定一般是指区别于判定档案真伪和档案价值的鉴定,通常所说的档案业务工作是指后者(即档案价值鉴定),这里所说的价值是指因档案具有凭证作用与情报作用,表现出对机关和社会的有用性和有用程度。档案鉴定是对价值的评价和预测。
档案价值鉴定工作,是以历史唯物主义的观点,从整个社会当前和长远利用档案的需要出发,根据统一的鉴定原则和标准,来判定档案在政治、经济、科学、文化等方面的历史和现实价值,从而确定不同的保管期限,把需要长远保存的档案妥善保存起来,选出不需要保存和已过保管期限的档案予以销毁。从这个意义上讲,档案鉴定工作,就是“去粗取精”,决定档案存毁的工作。档案鉴定工作的主要目的,在于正确地发挥档案的作用。在档案鉴定工作中,剔除并销毁不需保存的档案虽是工作内容之一,但不是档案鉴定工作的主要目的。因此,在进行鉴定工作的时候,着眼点应首先放在哪些档案应当妥善保存下来,其次才是确定哪些档案失去保存价值需要销毁。只有分清主次,才能做好鉴定工作。
档案是党和国家活动的原始记录,是宝贵的文化财富,这是从整体上说的。具体到每一份文件、每个案卷,是否都是重要的,是否具有凭证和参考作用,它们之间就会有区别了。有的档案价值可能大一些,有的小一些,甚至有一些档案可能没有什么价值,有的过去有价值而现在已失去保存价值。在这种情况下,如果还一视同仁,“玉石不分”地都保存下来,不利于对档案的提供利用和科学管理。此外,随着社会的发展,档案的数量与日俱增,一个中等机关,一年可以形成几百卷档案材料。一个大机关,每年可以形成上千卷档案材料。日积月累下去,如果全部都保存下来,将会给安全保管和提供利用带来许多难以克服的困难。从这里我们可以看出,档案本身始终存在着精练下庞杂、有用与无用的矛盾,促使档案由庞杂向精练转化,以利于档案工作的开展。

二、档案价值鉴定工作的基本内容

档案价值鉴定工作的基本内容包括三个方面:

1.制定档案鉴定的有关标准,包括单位行规定和档案保管期限表等。

2.具体判定档案材料的价值——有用性及有用程度,确定其保管期限。

3.剔除无保存价值和保管期限的档案,按规定进行销毁或做相应的处理。

三、档案价值鉴定的意义

(一)便于发挥档案的作用

我们保管档案,进行各项业务工作,其主要目的是便于党和国家各项工作的利用,把档案的作用充分发挥出来。如果不鉴定,把大量已失去保存价值和本来就没有什么保存价值的档案,同有价值或有重要价值的档案混杂在一起,臃肿庞杂,真正有价值的重要档案被大量无价值的档案所淹没。有时查找一份档案文件,犹如“沙里淘金”,给提供利用工作带来很大困难。反之,我们通过鉴定工作,去其糟粕,留其精华,剔除无价值的档案,把有价值的档案管好,利用时就可以按照利用者的需求及时查找出来,发挥档案应有的作用。

(二)便于档案的安全保管

如果不鉴定,把大量失去保存价值的档案和有价值的档案一起保管,不仅在人力、物力上造成浪费,而且妨碍有价值档案的保管条件得到改善,影响档案的安全保管。通过鉴定工作,分清主次,对价值大的档案,给予良好的保管条件,尽可能延长档案的寿命,维护它的安全。对失去保存价值的档案剔除销毁,能腾出库房和装具来妥善保管有价值的档案。

(三)便于应付突然事变

所谓“突然事变”,主要是指战争、火灾、水灾、地震等天灾人祸。如果不搞好鉴定工作,档案材料主次不清,数量庞大,遇到突然事变时由于心中无数,就会束手无策,不易及时抢救和转移档案材料。只有经过鉴定,区分了档案材料的主次,一遇突然事件,才能及时、迅速地将重要档案抢救和转移。

(四)档案价值鉴定是决定档案生死存亡的基本手段

档案价值鉴定不同于档案管理中的其他业务环节,其他业务环节往往只是档案的移位或保管体系的变化,而鉴定却是决定档案的命运,涉及“生死存亡”的大问题。档案多为孤本,有的十分珍贵,如果错误销毁了有价值的档案,损失是无法弥补的。因为档案价值鉴定工作担当的特殊使命,使其成为现代档案管理的核心,直接关系到档案工作其他各环节的开展,而且这项工作又存在于立卷、收集、整理、保管等环节之中,所以它也是一项难度最大的工作。

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