无纸化现代化企业信息平台建设中无纸化办公

【摘 要】近些年，随着计算机的广泛使用，网络及移动媒体的日益普及，办公自动化水平在飞速提高，给无纸化办公创造了条件。本文分析了某煤化工企业信息平台建设程度及企业办公用纸现状，并根据在无纸化办公中存在的问题进行了探讨，提出了无纸化办公就是利用信息平台的建设，通过办公自动化水平来提升企业管理及运作的效率这样一个新的概念。
前言
21网络及移动通讯技术得到了迅猛的发展，同样现代化企业信息平台的建设促使企业办公自动化在技术层面上有了长远的发展。在这样一个时代，纸张似乎是过时的代名词，自动化办公表面上可以减少了纸张的使用，最终形成无纸化办公的理想化模式。但就目前实际情况，无纸化办公在实践当中还存在诸多问题。

1.企业用纸的现状

制造一吨纸，不仅要砍伐20棵大树，还要排放几十吨污水，这就等于间接的破坏环境，增加污染，因此不论是从保护地球的生态环境出发，还是从提升企业办公自动化水平来说，我们都要大力的提倡无纸化办公。某煤化工企业人均每天纸张消耗量大约是9张A4纸。虽然这种状况可以得到一个大幅度的降低。然而在企业信息化平台建设和自动化办公的实施过程中，无纸化办公究竟能否真正实现。

2.某煤化工企业信息化平台建设办及存在的问题

2.1该企业信息化平台建设情况及现状

该企业建设于“十一五”期间，信息化程度相对较高，企业内部有完备的网络硬件和软件平台，办公自动化相当完备，并实现了以下功能。
2.

1.1建立了内部信息交流平台

OA系统具备内部电子邮件发送以及支持即时远程对话功能，并有文件定向点对点、点对面传输和提示功能，内部文档资料信息的交换与交流十分便捷，大大减少了复印操作带来的纸张的使用。
2.

1.2建立了企业信息发布的平台

企业的规章制度、公告事项、新闻事件、生产日报等能够通过信息化平台在企业内部有效传达，减少了文件、制度、公告、新闻等的发布用纸。
2.

1.3实现企业内部工作流程的自动化

企业内外部的文件下发、呈批件、档案管理、资料整理、报表传递、会议通知等均可以用电子起草、审批、会签、传阅、签发、归档等网络化流转方式，大大提高了办公效率。减少工作中复杂环节，也减少了纸张的使用。
2.

1.4极大提高了后勤系统的办公效率

会务、用餐、车辆、办公用品等管理与各种后勤系统办公通过电子信息的快速流转、记录保存，使得在这一过程中得申请、报表批示等相关用纸也得到了有效地控制。

2.2在节纸方面存在的问题

从上面内容可以看出该企业运用信息化平台提高了办公自动化程度，提高了办公效率。但是通过调查，该企业的办公用纸量还处在一个比较高的水平上，主要有以下几个方

摘自：学报论文格式www.udooo.com

面：
2.2.1由于网络信息平台的和计算机普及程度的提高，在企业信息换平台建设和完善过程中各种信息资料在复制粘贴化过程中传递量会出现爆发状况，再加上打印设备的完备便捷，使得使用的办公打印用纸量呈现出一种井喷的状态。
2.2.2信息化平台建设初期由于人员传统的行为习惯使然，一些非必要打印的文件资料觉得打印出来才能更直观，导致无论资料有无必要都要打印成纸质版，增加了办公用纸量。
2.2.3该企业的信息是基于管理人员之间的传递和发布，对于某些紧急或十分重要的信息要完全通知到每一个职工，则由车间网络管理员借助纸张打印后张贴，从车间到工段再到班组进行有效传达，在此过程中企业大量信息传递在末端依然要借助纸张。
2.2.4目前由于系统的安全性只有管理层员工才拥有OA系统及ERP，这就在一定程度上限制了文档管理的自动化，有些材料只能下载后打印才能阅读。
2.2.5企业内部由于缺少有效的规划和管理，一方面对打印纸张的用量没有严格限制，另一方面对打印习惯的养成没有制度性的指导和约束，这就导致许多无端的纸张的浪费。
2.2.6由于企业所处社会相关的企业及政府组织在信息化建设过程中具有一定的差距，像电子签章、电子公文的呈报还无法实现，这样在企业内部也加强了对纸质文件的依赖性。

3.针对信息化建设中无纸化办公的建议

该企业伴随着信息化平台的建设企业信息量出现了井喷的状态，办公用纸快速增长，为此针对信息化平台建设和自动化办公程度提高还要在以下技术和管理中上做出不断的更新和变革。

3.1加强企业内部资源整合

将企业信息化平台的建设和个人移动终端进行整合，通过资源整合，实现企业部分信息、宣传直接由企业传送到个人移动终端平台，在时间、空间、效率上都有很大的提升，而且减少了车间、班组之间的纸质版的资料信息的传递。

3.2通过制度建设规范信息化操作

建立一个紧密、简便易行、可靠的管理制度，通过制度规范和约束养成办公人员良好的办公习惯，并减少因为习惯问题而产生的办公用纸的浪费。事实证明良好的习惯可以有效的减少办公用纸的使用。

3.3加强与外部信息化平台的对接与沟通

在办公信息化建设过程中由于与企业外部单位存在一定的差距，因此可以在采购合同管理、报表等相关方面的交流之间进行沟通，加强与各单位的备忘，通过沟通建立信息化平台的对接，减少报表文献等的用纸。

3.4通过技术强化减少办公用纸

通过不断提升技术细节和管理中的细节来促进自动化办公中的用纸，传阅文件、发布公告进行一些打印设置，只传阅的文件资料不能进行打印等，另一方面增加电子显示屏等电子设备中，减少此方面的办公用纸。
小结
从该煤化工企业无纸化办公建设过程来看，无纸化办公是科学技术发展中信息应用的一种必然趋势，是企业现代化办公的基础和保障，是真正实现企事业单位的办公高效化、传递网络化、信息资源化、管理决策智能化的一个重要途径。虽然目前阶段由于个人习惯及管理不规范等原因办公用纸还处在一个高位水平，但通过技术和管理手段，会促成企业的无纸化办的逐步实现。而且只有办公自动化程度达到一定水平后才能实现无纸化办公这一目标。