谈述实物实物档案管理和利用学年

实物档案，是人们在实践活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，它具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。在黄河档案馆，实物档案是档案的重要组成部分，主要包括反映本单位或个人在公务活动、文体活动及治黄活动中获得的各种奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册和其他奖品等；反映单位历史的各种标志、印章；省（部）级以上领导、知名人士、华侨、港澳台同胞、有关单位题写或赠送给本单位的题词（手迹）、锦旗、牌匾、字画等；本单位领导对外交往时收到的重要纪念品；本单位举办或承办重大活动形成的凭证性实物，包括活动标志、会徽、、证书、奖章、纪念品、纪念信封等；机构成立以来使用过的牌、匾；上世纪九十年代收集来的（1934年的河砖）以及其他有保存价值的实物等。保存的实物档案，在今后研究单位发展中起到依据和凭证作用，可以再现历史，留住记忆。实物档案种类繁多，载体形态各异，需要档案工作人员仔细研究，认真收集。随着时间的推移，越来越多的单位对实物档案的认识感知逐步地由浅渐深，对实物档案的重视程度也逐步地由轻渐重。

1 实物档案的收集范围

主要收集在本单位防汛、水资源管理、水量调度、综合规划、流域规划、科研、管理等过程中产生的大量反映单位整体发展水平的奖章、奖状、证书、奖杯、奖牌、锦旗等不同形式的实物，根据实物档案管理规定，将这些不同材质、不同价值的实物，纳入实物档案收集归档的范围，是收集工作的基础和依据。实物档案归档范围的制定要注意与已有的室存档案相协调，这样有利于单位的发展和建设，有利于提高单位的社会地位。因此，具有查考利用价值的实物都应该收集归档。
首先确定归档范围。主要包括：一是本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、锦旗、荣誉证书等；二是公务活动中获赠的纪念品；三是上级领导、知名人士的题词、字画等；四是本单位形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；五是其他有保存价值的实物。
其次，按照实物档案的归档要求。由于实物档案的重要性和载体的

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特殊性，应归档的实物一般应自形成后的次年六月底前向本单位的档案管理部门移交；由于单位需要展放一段时间，可以与展放部门沟通好，对实物档案进行拍照登记，有些归档的实物确实需要在有关部门保留一段时间的，也应该先移交档案管理部门拍照登记，再借用手续。任何部门和个人不能随意将应归档的实物据为己有或转送他人，归档的实物要保持干净、整齐、无破损。个人在公务活动中获得的颁发给单位的奖杯、证书、纪念品等实物档案应交本单位档案管理部门归档。归档的实物应当先拍照后登记，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间应建立互见关系。本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

2 实物档案的整理要求

按照实物档案管理办法进行分类。实物档案应以“件”为单位进行整理，如，一个奖杯为一件，一张证书为一件，一份纪念品为一件，成套的实物以一件计。归档实物可按物品种类分类，如奖旗类、证书类、印章类等，有些单位的实物档案总量较少，可以不分类。在保管期限上，由于实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，所以，一般应作“永久”保管。
实物档案的排列与编号。归档实物可先按物品类型排列，同一类中再按归档时间顺序排列，实物档案较少而不分类的基层单位可直接按归档时间顺序排列，编流水号，一件一号，并在不影响实物品相的合适位置贴上标签，填写年度（形成时间）、编号、保管期限。实物档案的编号由类别号、件号组成，类别号由各单位按本单位分类方案自行编制，如，用“S”表示实物档案，如果实物档案类别下再按物品类型分类的可以用“SW1”表示牌匾类，“SW2”表示奖杯类等。件号是按归档时间顺序给的流水号，那么“SW2-5”即表示该单位奖杯类第五件归档实物。不按物品类型分类也可以直接按流水号排序。
归档实物应按分类方案和编号顺序编制实物档案目录。实物档案目录可设置编号、责任者、题名、年度（形成时间）、数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。在编目时要注意：奖杯、奖牌、奖状等荣誉性实物在编写题名时要写明获奖单位、荣誉称号、获奖级别或等级；纪念品、宣传品等实物要在题名中写明实物名称、公务活动名称；题词、字画等应具体到个人，如有需要还应注明该人的职务和单位，备注栏中填写字画、题词的规格；印章要在年度一栏填写印章使用起止时间。
实物档案目录应按类别装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目。

3 实物档案的安全保管

实物档案载体形态各异、大小规格不一，小的有奖章、证书，大的有奖杯、锦旗、牌匾，由于装具不统一，因此，保管方法也不尽相同。可折叠的或小于“A4”幅面的实物档案，如证书、奖状、锦旗等，在贴好标签后分类别按顺序放入实物档案盒中保管，这样，既外观排列整齐又方便利用；较大实物档案，如奖牌、奖杯、纪念品、字画等，由于规格不统一，无法入盒保管，可在贴好标签后放在陈列柜或专用柜中保管，也可放在特制的装具里，置于单位荣誉室或会议室中，能更好地发挥它们的宣传作用；存放实物档案的库房和柜架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。停用的归档印章应盖在制作好的表格上，并在表格内填写与实体相同的编号和有关内容，再将印章清洗干净，装在特制的木格盒子里，印模向上，将印有印模的纸一同归档。

4 实物档案的有效利用

利用实物档案为治黄各项工作怎么写作。实物档案的收集、保管目的在于利用，充分利用实物档案更具有直观性，具有无可争辩的凭证作用，多形式、多渠道、多层次、多方位地开展利用工作，更好地怎么写作于工作中。利用的方法很多，如，一是为了制作单位网页、展览，版面需要借阅实物档案的荣誉照片，加以宣传；二是为了写材料需要查阅本单位的获奖证书、有关内容及获奖时间；三是为了上报材料需要统计获奖荣誉数以及省部级以上荣誉；四是为了评职称需查阅获奖项目、复印证书；五是参加投标需要借阅获奖证书来展现单位的实力；六是编史、修志需要荣誉证书题词；七是单位资质申报、年检等提供荣誉证书需要查阅实物档案。加强实物档案的开发和利用，实物档案是本单位的宝贵财富，实物档案的管理最终目的是为了提供利用，档案管理员要积极对实物进行收集整理，存放有序，这样可以更加有利于提供利用。

5 实物档案的信息化建设

随着信息技术的发展，需要存储和传播的信息量越来越大，信息的种类和形式越来越丰富，传统档案管理的机制显然已不能满足这些需要，因此，利用扫描仪和数码相机拍摄等方法，把实物档案拍下来进行存贮登记编目，并上传本单位协同办公网，多渠道查找档案，这样有利于迅速提供利用，也是人们提出数字化档案管理的前提。在加强电子档案管理工作时，要根据电子档案的特点，注重硬件和软件的建设，充分利用计算机技术和网络技术，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，快速准确地传递档案信息资源，做到既能迅速开发资源，又能提升信息时代电子档案管理的工作效率。
总之，实物档案是反映本单位各项工作在各个历史时期所取得的成绩，也是一个单位的荣誉，它主要有以本单位或本单位内部机构的名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作活动中获得的奖状、锦旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物。档案室实物必须以利用为目的，不要人为地形成某类特色。与档案有密切联系的，一同随档案接受保管，不能任意扩大档案室管理的实物范围，这样，更能有效地保管好实物档案，利用好实物档案，为黄河的治理和开发作出贡献，为黄河下游的国民经济建设和社会发展作出贡献。
（作者单位：水利部黄河水利委员会档案馆 来稿日期：2012-12-15）