试议协同企业OA协同办公体系建设与后续开发和运用

1009-4202（2013）08-000-01
摘 要 近年来，伴随科学技术的飞速发展和全球信息化进程的不断加快，企业常用办公自动化系统依靠网络信息技术的迅猛发展和支持开始全面升级，逐步向OA协同办公系统的推广应用迈进。OA系统为企业实现更加高效、方便、快捷的管理目标，发挥了重要作用。做好OA系统的持续开发与优化，可以不断拓展企业信息化管理的覆盖范围，更加有效地提升企业的现代化管理水平。
关键词 OA协同办公系统 建设 后续开发 应用
OA协同办公系统 （又简称“OA

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系统”、“OA软件”、“协同办公系统”等），因辅助企业经营管理而生，历经十余年发展历程，已从最初的文档秘书发展为一站式协同管理大平台。越来越多的企业开始通过OA系统平台打造高效有序的内部运营环境。
黑龙江省火电第三工程公司（以下简称“公司”）是一家大型电力施工企业。目前，公司承建的工程分布在“四国、六省”，项目类型包括火电、风电、生物质发电、电站检修等多个领域。公司下设机关职能部门13个，分公司4个，专业化公司10个，工程项目部30个。
面对企业“点多、面广、战线长”的特点，为了实现国际化、集约化、信息化经营的战略目标，公司早在2006年就开始了OA协同办公系统的开发与推广，并在这一平台上，辅之以计划管理、物资管理、财务管理、工程预算管理、人力资源管理等多个专业管理软件的应用。

一、OA协同办公系统的推广与应用

1.应用策略

经过试用比较，公司选择了适合自身特点的通达OA协同办公系统作为一站式管理平台。并制定了“整体规划、全员培训、分步实施、持续开发”的应用策略。

2.员工培训

为了保证OA系统能够快速推广和有效运用，公司领导亲自带头，多次组织参加OA知识培训班。

3.推广应用

按照“循序渐进、先易后难”的原则进行。
第一阶段：应用的主要功能是公告通知；电子邮件；信息交流；热点讨论；文件收发；技术知识库等。这些功能简单易用，推广迅速。
第二阶段：将人、财、物专业管理软件与OA系统对接，为企业决策层提供更多的管理信息和决策依据等；同时，开始制作使用出差审批、员工请检测审批、加班申请审批、车辆使用审批等常用工作流，极大地提高了OA系统的协同管理能力和管理人员工作效率。
第三阶段：在OA系统上全面实现管理工作流程化，制作运行了73个工作流和18个报表。如：劳动力调配、资金审批 、物资采购、合同审核、分包招标管理、票务管理、结算审批、办公用品领用、档案借阅、会务管理等等。使OA系统的核心功能得到充分发挥。
第四阶段：增加工作督办模块。加强对各项工作流程的监控、督办和反馈，保证了各项工作的执行力。

二、OA协同办公系统的优势

1.提高工作效率

加速信息流转，方便沟通交流，节约办公时间；实现远程办公、随时办公，工作灵活性和自主性增强；可快速查找、分析信息，为决策者提供决策参考和依据。

2.规范流程规则

OA系统能够全程记录和追溯工作流程，便于管理者监控工作进展和效率，并及时发现问题；岗位权限明晰，杜绝职责不清、扯皮现象，增加责任感。解决了多岗位、多部门的业务交叉问题，实现高效协作办公；对系统设置不同的访问与操作权限，可确保数据安全与完整，使得大量信息资源能够不断积累和共享利用，发挥更大效益。

3.降低办公成本

缩短业务时间，减少差错率，提高工作效率。并可节约通讯费、纸张费、差旅费、会议费等办公费用。

4.扩大资源利用

充分利用企业现有计算机和网络资源，提高了企业信息化、集约化管理水平；充分利用老员工的工作经验和成果积累，发挥工作示范和衔接作用，帮助新员工快速进入工作状态；将知识、成果、资料、常用软件等实现共享，提高员工学习力，加快知识与成果的推广与利用。

5.提升无形资产

从长远发展角度看，企业加强信息化建设，使用高端成熟的信息化平台管理办公事务等，会使合作伙伴、客户以及员工感觉到企业是有创新实力和发展活力的公司，可提升企业形象、建立信誉。

三、OA协同办公系统的持续开发与优化

信息化建设最终是为企业生产经营管理怎么写作的，伴随企业的发展壮大，企业信息化建设也要与时俱进，OA系统必须持续优化和升级。

1.系统自身的升级与改进

要通过系统安全性、大数据压缩存储、工作流程设计、运行平台升级等优化和升级，使系统运行更加安全、高效、稳定。

2.保证信息的准确、及时与完整

OA系统的正常、有序运行，依赖于系统接收信息资源的准确性、及时性、完整性，因此，要加快信息资源的传递速度，并保证完整、准确。

3.工作流的开发与优化

工作流是OA系统的核心功能。要结合企业管理提升要求，持续开发和优化OA工作流程，实现企业信息畅通、工作高效、降低办公成本，保障企业管理目标在各层级有效传递，直至实现。