管理工作论有效提高企业档案管理工作

【摘 要】做好档案管理工作是企业健康发展的需要；是企业管理工作的一部分；是提高企业工作质量和工作效率的必要条件；是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。因此，企业发展过程中需要不断完善档案管理，以下笔者对如何有效提高企业档案管理工作谈谈自己的看法。
【关键字】档案管理工作；存在问题；建议

1、企业档案管理的重要性

（1）企业档案是企业科技发展的催化剂；（2）企业档案是知识形态的生产力；（3）企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式；（4）企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。

2、目前企业档案管理存在的主要问题

2.1 企业档案管理制度不健全

档案管理不够规范。目前，在一些大中型企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三，大部分案卷缺少卷内目录。第四，组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全，有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。

2.2 管理意识不强，企业档案利用率低

档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2.3 企业档案检索效率不高

档案检索方式有手工检索和计算机检索。目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作怎么写作质量越高。

2.4 对档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想表明了一些人对档案工作缺乏了解。

2.5 档案人员不稳定，管理力量薄弱

很多单位档案员频繁变更，造成了档案管理工作薄弱，工作无连续性，给单位档案工作和日后的档案移交工作造成很大障碍，同时也影响了档案人员的主动性。

3、有效提高企业档案管理工作的相关对策

3.1 建立健全档案管理制度，规范企业档案管理行为

从最初的自发阶段到规范化管理，离不开科学、完善的管理制度，它是企业档案可持续发展的基础和保障。企业档案管理工作是一项极具管理性、科学性的工作，其专业的工作内容和特点构成其独特的管理模式。
要想建立符合企业特点和档案管理实际的档案管理制度，就要在分析国内外相关先进标准，结合本单位档案工作的实践经验和档案技术管理标准，把对企业档案管理的先进观念、原则、做法及要求融入系统管理工作中，以适应企业档案管理的需要。制度的建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。要坚持制度约束的双向性，既要约束领导，又要约束职工。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，以充分体现制度的权威性。

3.2 利用管理手段，不断提高及完善档案怎么写作效益

随着经济社会的不断发展以及各类文档数量的不断增多，给档案管理和利用工作提出了新的要求。应对和解决档案工作出现的新问题，笔者认为应从以下几方面入手：
（1）配备责任心强的专业档案管理人员。由于档案管理工作专业性很强，因此要求档案人员既要有高度的责任感。又要具有一定的档案管理专业水平。
（2）掌握科学化、规范化及现代化的管理技能档案管理。数字化和信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，这就要求档案管理人员必须掌握和运用现代科技手段和先进的管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。
（3）把档案管理落实到档案的质量、资源利用、怎么写作效益等方面。提高档案的质量，将档案方面追求数量的增长转变为追求质量的提高；将档案的利用由单纯追求“大而全”“小而全”的体系转变为注重档案资源合理布局与资源共享；怎么写作效益要由简单的档案利用转变为高层次的信息怎么写作，以努力提高档案的社会效益和经济效益。

3.3 探索档案管理规律，使制度建设与利用怎么写作同步发展

档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，档案工作者除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研等工作。建立健全的搜索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供和满足档案利用者的需要，对档案资料的完整、案卷的质量进行严格把关和要求。档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性的原则，针对实际工作进行全面考查。综合考虑行业管理及行政管理的特点，结合本单位的实际情况和今后发展趋势，使分类方案具有更长的适用期。在档案收集中，要结合单位实际情况，采取定期收集、随时收集与重点收集及跟踪收集相结合的办法，以保证收集档案的系统、完整。加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。
充分利用室藏优势，开发档案信息资源。利用多种方式，通过多种途径开展档案的宣传活动。认真学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》，切实增强职权法定和权责一致观念，提高依法办事能力。坚持以人为本、怎么写作大局、怎么写作社会与怎么写作群众，在怎么写作中不断增强档案部门的功能，循序渐进地提高档案怎么写作质量。

3.4 创新档案怎么写作机制，科学规范档案工作流程

创新是档案事业发展的必然要求。在充实室藏内容、提高室藏质量的基础上，要有目的、有重点、有计划地对档案

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文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为企业发展提供怎么写作。计算机技术的应用为实现档案管理由浅入深、由低到高、由单一到全方位的管理创新提供了可能。要解放思想，破除守旧观念，树立怎么写作理念，摆正位置。当前档案工作的使命是开发和利用档案信息资源，不断创新档案怎么写作机制，积极主动地为经济建设怎么写作。通过计算机网络为用户提供怎么写作，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。

3.5 提高档案人员素质和积极性

选择政治上可靠、作风正派、责任心强的管理人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养。关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。作为档案人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式。熟悉档案上作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率和档案质量。

4、结束语

企业档案管理是人事管理的一个重要方面，也是企业资料管理的一项重要工作。档案作为一项特殊的资料，一直是资料管理中的一个复杂的问题。如果没有做好档案管理，会给企业造成很大的困扰和损失，因此，档案管理人员必须认真做好档案管理工作，并将档案管理科学化和规范化。