提高电子档案管理工作绩效要点站

【摘　要】　档案是对组织和个人对既往经历、活动、资格和技术进行记录的重要规范的、原始的、固化的信息，对个人、组织和社会有重要的记录功能、参考价值。随着社会的发展和科技的进步，档案应用数字、信息和网络技术的基础上形成了电子档案，电子档案成为档案工作顺应时代进步的重要标志。本文根据档案工作应用高新科技的实践，在描述新时期档案工作的特点，分析了电子档案工作的实际情况，提出了提高电

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子档案管理工作绩效的要点。
【关键词】　档案工作；电子档案；管理工作；绩效；要点
前言
随着社会信息化程度的提高和经济的迅速发展，要求档案工作提供越来越准确、迅捷的信息、资料和技术方面的支持。档案工作推出电子档案这一形式来顺应时怎么发表展的需要，电子档案在日常档案管理、办公和利用方面应用越来越广泛，成为档案工作重要的组成部分。档案工作者应该以做好电子档案工作为突破口，加强档案的各项工作，提高自身对专业知识和科技知识的掌握，为档案工作的高速发展提供素质和能力上的可能。应该从档案工作中应用电子技术的实际出发，掌握电子档案管理的工作特点，分析和研究提高电子档案管理工作绩效的要点，做好电子档案管理的各项准备工作。
1新时期档案工作的现状
档案工作是指国家机构、组织或个人根据档案的法律和规范对其在社会活动中形成的有价值的资料、经历、活动、资格和技术进行记录，并具有正规性、原始性和权威性的历史记录，具有重要的历史和参考价值。目前档案工作呈现出如下各方面的特征

1.1新时期档案工作量大

我国是个人口大国，因此对于基础信息有重要记录作用的档案工作的积累、变动和应用也呈现逐年增大的特征，由于档案的新增、维护、保存和利用需要消耗巨大的社会才力和人力，表现在工作量上，新时期档案工作量越来越大。

1.2档案工作科技含量不高

信息、数字和网络为代表的高新技术是实现档案工作高效和准确的基础，但是由于我国的经济发展不均衡，各地对档案信息化的步伐存在着速度上的差异，一般只能起到检索和备份的辅助功能，尚未能形成一套高科技含量为主的信息化档案工作体系。

1.3档案工作规范化程度不高

我国虽然在1987年就颁布和实施了《中华人民共和国档案法》，为档案工作的法制化、正规化和规范化奠定了法律的基础，但是，由于《档案法》制定的时间久远，导致其不能对新时期档案工作起到全面覆盖、具体指导和强制规范的作用，使得档案管理工作不能有效适应当今的时代，档案工作的规范化也无从谈起。
2电子档案管理上的优劣

2.1电子档案在档案工作中的优越性

首先，依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率，采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。其次，通过电子文档的方式、利用信息化手段，高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。其三，以电子文档形式保存的档案文件，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档要低。最后，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性，充分利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。

2.2电子档案在档案工作中的劣势

首先，电子档案存储的存在安全风险，电子档案受侵害后的危险程度将远大于传统档案，档案资料不利于真检测鉴别。其次，电子档案的数据容易丢失，在档案工作中电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。最后，电子档案的兼容性存在制约，由于操作系统、应用软件和保密程度的不同，电子档案的信息存储在不同的介质上或不同个格式上，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失。
3提高电子档案管理工作绩效的要点

3.1加强电子档案存储设备以及网络的安全性

首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。

3.2规范操作流程，杜绝档案在操作过程中的风险

首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，使档案管理员具备较高的职业操守，同时通过规范的操作，杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。最后，严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步，防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。

3.3提高电子档案人员的业务和科技素质

电子档案工作者应该加强自身的业务学习和专业进修，为了保证电子档案的寿命，灵活应用多种媒介手段进行档案资料备份和存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。
结语： 综上所述，在信息化、数字化和网络化为代表的高科技时代，电子档案成为档案工作的重要标识，电子档案可以适应目前档案工作信息交往频繁、数据量大、更新迅速、准确性高和远程交互的特点，是档案工作更高效、更安全和更准确发展必然的表现形式。本文对电子档案的特点和提高电子档案管理绩效做出了简单的探讨，在文章的最后，还应重点强调一点，就是对电子档案工作者的工作积极性和主动性的调动和激发，只有充分发挥电子档案工作者主观能动性才能进一步深入提升档案工作最终的绩效。
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（作者单位：黑龙江省龙江县第二中学）