简析管理工作如何加强高校教学档案管理工作

摘要： 高校教学档案作为高校教学管理工作的重要组成部分，是反映和评估教学质量及教学管理水平的重要依据，对高校教学工作的可持续发展起着重大作用。但是，教学档案归档不及时，归档材料不完整的现象严重制约了高校教学档案的质量和日后的利用。本文针对高校教学档案管理工作中存在的问题，从转变思想增强归档意识、加大硬件设施的投入力度、加强教学档案管理制度的建设、提高教学档案管理人员的素质等方面阐述了如何加强高校教学档案管理工作。
关键词： 高校教学档案管理工作
档案是历史的真实记录，是联系过去、现在和未来的纽带，在社会各个领域发挥着不可替代的作用。而教学档案则是学校教学实践活动和教学管理工作状态的真实记载，是反映和评估教学质量及教学管理水平的重要依据，也是一所学校校风、学风的物化反映。

一、加强教学档案管理工作的必要性

凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。教学档案的收集、整理、保存和利用是学校教学管理工作的重要组成部分。而二级学院是学校承担教学管理和教学实践活动的基本单位，因此科学、系统、规范的教学档案管理将有效提高整个学院的教学管理水平，对规范学校教学工作的秩序也有着十分重要的意义。但在实际教学管理工作中，人们往往忽视了对教学档案的收集、整理，致使教学档案归档不及时，归档材料不完整的现象时有发生。从而导致教学档案不能全面地反映教学实践活动和教学管理工作的全貌，严重影响了高校教学档案的质量和日后的利用，甚至影响了学校的发展。有的高校曾因教学档案不全而严重影响了教学评估的质量。因此，如何加强高校教学档案管理工作就显得尤为重要。

二、高校教学档案管理中出现的问题

现阶段不少高校把管理工作的重心放在教学和科研等日常事务上面，缺乏对教学档案管理工作重要性的认识，甚至不少人只是把教学档案管理工作当成可有可无的辅助性工作，致使教学档案管理领域存在这样那样的问题。

1.教学人员归档意识差。

近年来由于高校普遍比较重视科研成果，导致不少教学人员在工作过程中，错误地形成了重科研、轻教学的风气。他们在工作过程中，把主要精力都放在科研上，而忽略了教学档案资料的收集和整理。有些教学人员认为材料归档是可有可无的工作，因而对教学档案资料不加收集和整理。还有一些教学人员认为个人的教学论文、论著、教学获奖等是个人成果，与学校无关，因此不愿意上交，以致上交归档材料不及时，归档材料不全，最终导致材料的缺失，严重影响了教学档案的完整性、系统性和准确性。

2.管理条件差、设备落后。

由于不少高校只重视科研项目、科研经费的管理工作，而对档案管理工作重视不够，因而高校档案馆基础设施薄弱，档案管理条件差、管理设备落后。很多获奖材料原件只有一份，归到档案馆的只有复印件，有的甚至连复印件都没有，从而降低了档案利用价值。至于那些报奖用的教学成果材料，现阶段归档的大多也都是纸质材料，与纸质材料配套的电子文档较少。特别是随着信息化的发展，电脑、互联网系统缺乏，使得无法通过网络查找，严重影响了教学档案查找利用的效率，满足不了日常教学档案使用的需求。

3.档案管理制度不健全。

目前大多数高校虽然制定了教学档案归档办法，但没有建立健全的档案管理规章制度。制度不够完善合理，管理不够全面，致使部分教学管理人员不按照工作流程认真收集和分类整理应归档材料，所有材料不加整理就全部交给档案人员。这就容易造成档案分类不清、归档不全，缺乏系统性和完整性，从而

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降低了教学档案的利用价值。

4.档案管理人员业务素质不高。

不少高校都存在档案管理人员业务素质不高的现象，具体表现在三个方面：一是缺乏专门的教学档案管理人员，不少高校的教学档案管理人员都是教学秘书，缺乏档案管理的专业知识；二是对档案工作重要性认识不够，只把教学档案工作当做一件附属的工作，缺乏积极性和主动性；三是计算机水平不高、实际操作能力不强。尤其是近几年因高校评估在引进人才的同时，也调进了不少家属，这些家属队伍大多都被安排做了教学秘书。他（她）们没有经过任何的业务培训，就直接上岗，不可能在短时间内适应现代化教学档案管理工作。

三、如何加强高校教学档案管理工作

为全面地反映教学活动和教学管理工作的全貌，提高整个学院的教学管理水平，我们必须要从以下几方面入手加强高校教学档案管理工作。

1.转变思想增强归档意识。

从思想上重视教学档案管理，这包括转变领导观念。我们应该认识到教学档案不规范的首要原因是重视不够，因此首先要在全校范围内开展强化档案意识的宣传教育工作，使全校师生员工充分认识到教学档案管理工作的重要性和必要性。认识到教学档案对于正确评估办学水平，研究教学方法，提高教学质量，都具有十分重要的作用。其次是要加强与教学人员的协调和沟通，让教学人员进一步认识到材料的形成、积累、整理、归档是教学活动必不可少的环节，是教学人员不可推卸的责任。最后是强化教学档案管理员的怎么写作意识。设法消除教学人员利用档案不便的后顾之忧，调动其归档的积极性，使他们能互相协作、努力配合，适时、主动地报送教学材料和教学成果。同时档案管理人员也应改被动为主动，积极协助、指导教学人员做好教学材料的归档等工作。从而改变教学档案工作滞后于教学工作的局面，推动高校教学档案管理工作的开展。

2.加大硬件设施的投入力度。

以往传统的对教学档案管理的方法不外乎是对其文章资料进行纸张式的保存，但随着信息时代的到来，教学档案管理也必须走上信息化管理的道路，以促进高校的教学工作高效进行。因此学校领导要从人力、物力、财力等方面对教学档案管理工作予以支持，加大对档案室硬件设施的投入力度，建立健全与办学规模相适应的高校档案管理机构。妥善解决档案的安全问题。增设电脑、互联网系统及扫描仪、复印机、缩微设备等，引进先进的档案管理软件，对电子档案进行分类，对纸质档案进行检索，实现由原来依靠手工查找到计算机智能检索的转变，提高档案查找的速度，从而极大的提升档案的管理水平及查找效率。

3.加强教学档案管理制度的建设。

有效的管理工作需要工作制度作保障，而健全的档案管理制度是档案管理工作走向规范化的关键。所以加强教学档案管理制度的建设是必不可少的。具体可从以下三个方面入手：一是根据我国相关法律法规和有关档案管理规定，结合高校实际，从教学档案的收集、归档、保管、利用等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。二是结合高校实际制定完善的教学奖励办法，鼓励广大教学人员及时把自己的教学成果报到教学档案管理部门。三是制定各级档案管理人员的岗位职责与奖励制度，提高档案人员的归档意识。完善的规章制度必会提高广大教学人员的存档意识，促进教学档案管理工作朝着制度化和规范化的方向发展。

4.提高教学档案管理人员的素质。

档案管理的科学性取决于档案管理人员的管理水平，而档案管理人员的整体素质又制约着档案管理人员的管理水平。因此提高教学档案管理人员整体素质是做好教学档案管理工作的前提。这就要求档案管理工作者不仅要具备档案管理方面的专业知识，还要有较高的业务素质，以

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及现代信息技术运用能力和信息加工处理能力。尤其是近几年因高校评估在引进人才的同时，也调进了不少家属，这些家属大多被安排做了教学秘书，他（她）们本身的业务素质、业务水平参差不齐，又没经过任何的业务培训就直接上岗，不可能在短时间内适应现代化教学档案管理工作。因此，档案管理部门尤其应注重加强档案管理人员的学习，定期组织他们参加业务知识和计算机网络化知识培训，帮助档案管理人员及时掌握新形势下档案管理的规范程序；档案管理人员也应主动提高业务素质和管理水平，适应信息化社会对档案管理人员的要求。并根据本校的实际，深入研究，摸索出一套行之有效的教学档案开发利用程序，推动高校教学档案管理工作的开展，以便更好地发挥教学档案的作用。
四、结语
加强高校教学档案管理工作是强化教学管理的需要，也是提高教学质量的需要。我们必须与时俱进，从思想上提高认识、增强归档意识，加大硬件设施的投入力度，从制度上加强建设，规范管理，才能避免出现以上档案管理工作中出现的问题。从而使教学档案在推动教学发展、提高教学质量等方面发挥更大的作用。
参考文献：
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