简述信息技术人事档案管理革新和信息技术运用

摘 要： 人类进入21世纪之后，以计算机技术为主体的现代信息等高新技术群体已经将触角深入到国民经济的方方面面。在市场经济的大环境下，越来越多的人士逐渐认识到用先进的信息技术进行各类管理的重要性。其中，最实用的是在各类厂矿企事业单位的人事档案中应用信息技术，从而实现人事档案管理的创新。
关键词： 人事档案； 创新管理； 技术应用
1009-8631（2012）09-0094-01

一、为什么要进行人事档案管理创新

自改革开放以来，我国人事档案管理发生了许多变迁，人们对档案管理的认识也产生了根本变化。《档案法》的颁布实施，既为档案管理工作提供了法律保证，又为档案管理工作提出了新的要求。

(一)人事档案管理理念的不适应

1.缺乏认识档案的知情权。近年来，由于人事档案的不透明、知情权不落实而造成的问题越来越多。有的因原单位在当事人的人事档案中记录了不实之词，甚至塞进了缺乏事实根据的材料，造成了对当事人的伤害；有的因长期无法了解个人档案致使档案丢失而无从知晓。因此，由人事档案丢失而引发的纠纷、诉讼频频出现。
2.人事档案管理权的局限。按国家规定，目前我国只有机关、事业单位和国有企业才有人事档案保管权，而随着我国经济建设的发展，外资企业、民营企业等经济成分在经济发展中占有越来越大的比例，这些单位按国家规定没有人事档案保管权，只有把档案寄放在人才交流中心并向它们缴纳一定的管理费用。这种做法，由于用人单位与人才交流中心不存在行政权约束，因此，不能有效地对人事档案进行管理。

(二)人事档案管理方法的不适应

1.“档随人走”的传统管理方法受到挑战。改革开放以来，特别是随着市场经济体制逐步推进，人员流动现象日益增加，人档分离现象越来越普遍，尽管《干部档案工作条例》、《企业职工档案工作规定》对流动人员的人事档案做了规定，但实际操作中管理部门与流动人员之间的权益和管理矛盾日益显露。有的单位为了防止人才流失，以档案为关卡，造成了“弃档”现象日益严重，淡化人事档案的呼声越来越高。
2.传统的手工管理制约了人事档案的质量与效应。人事档案多年来采用传统的十大分类制，一份材料归属什么种类常常存在许多主观因素。近年来，虽然采用了计算机进行辅助管理，但也只是采用电脑进行目录录入，并没有带来管理方法质的飞跃，造成人事档案管理效率低。

(三)人事档案管理制度的不适应

1.人事档案收集缺乏力度、材料质量差的问题普遍存在。首先是收集归档的工作制度不健全执行不严格。少数管档案部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则，内容不具体、不全面。即使建立了制度也存在不同程度上执行不严格的现象。归档工作被动、不及时。其次是收集归档的材料不全面、不准确。特别是交给人才交流，代管的人事档案，职工考核材料，人员鉴定材料和反映个人能力水平的材料等，不能及时收集到个人档案中。
2.缺少有效的检查、监督机制。许多单位的人事长期处于凌乱、无人问津的状态，发挥不了应有的作用。由于没有定期检查，使人事档案管理有空可钻，新增材料的连续性出那断裂现象；部分人员档案材料遗失；一些单位趁人员调动、单位合并之机把未整理的人事档案顺水推舟移交出去，推卸责任。
3.材料的真实性受到质疑。有的个人或者单位出于某种考虑或避开某种风险，刻意更换材料或隐瞒事实，使人事档案信息虚检测或不全，可信度大大降低，这必然使用人单位处于被动状态，特别是现在录用人员都是采用先进人后调档的方式，一旦用人单位发现问题为时已晚。

二、人事档案管理信息化内容

(一)推进档案数字化，提高档案管理标准化、规范化水平

目前，档案信息化管理的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重形象了系统整体水平的提高。对这一问题取得共识是档案管理信息化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个当面和各个环节，其中首要的是档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

(二)要着眼于提高系统整体水平

档案信息化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数的先进的节点不可能组成先进的系统。

(三)有重点地抓好数据库建设。

目前，我们进行档案信息化管理从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过度阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长提的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的是：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用频率考核数据库的“活性”；提出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来通过网络连接形成开放的分布式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、人事档案管理系统的具体功能及应用

人事档案管理系统主要包含职工个人自然情况，工作情况，简历，政治情况等各方面信息，内容比较庞大复杂。同时还综合考虑档案管理工作的性质，总结归纳出所需实现的功能。主要是为人事档案进行怎么写作，对人事的变动、人事资料、以及人事资料的查询，统计等功能怎么写作。总体上说具有编辑，查询，用户管理，图标统计等功能。
1.灵活的数据记录编辑功能，可以随时对记录进行增加，修改，更新，删除，浏览等编辑操作。并将查询方式有机溶入编辑界面，可以实现对某项记录定位，再进行编辑，修改，更新。
2.多个数据库表的任意组合条件的查询。便于在实际档案管理操作中对各种情况，多种条件下的人员情况进行统计查看。

3.具备分级用户权限管理设置，以确保档案的保密性和安全性。

4.具有分类统计，使用图表显示的功能，该统计图表可根据数据库中记录情况的改变而变化。

5.具有比较友好的人机界面，各种操作可以在直观的界面上通过人机交互式进行。

6.具有辅助表管理功能，主要是对“学历”表中的字段“学历”，“部门表”中的字段“部门”，“政治面貌”表中的字段

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“政治面貌”，“职称”表中的字段“职称”，进行添加，修改，删除操作。
总之，现代社会需要较高的工作效率和较快的工作流程。而传统的人事档案管理方法严重滞后，因此我们必须在日常的工作中不断进行改革和创新，将现代信息技术应用到人事档案管理工作中，以推进社会的发展和进步。