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摘要：电子档案的出现，使得传统的城建档案管理模式受到了挑战，城建档案纸质档案和电子档案“双套制”管理的现状、存在的必然性以及实现城建档案“双套制”管理成为目前迫在眉睫的问题。
关键词：城建档案；双套制 ；管理
Abstract: The emergence of electronic files, making the traditional urban construction archives management model has been challenged, "double set" system of paper files and electronic files of the urban construction archives management status quo, there is the inevitability of urban construction archives "double set" system management becomeissues at stake.
Keywords: urban construction archives; dual sets of system; management
2095-2104（2013）
正文：随着时代的发展，电子计算机的广泛运用，电子文件在城市规划、建设、管理中大量涌现，城建档案工作中心不再仅仅是过去围绕纸质档案的传统档案管理，也包括对电子文件档案资料的管理，鉴于目前这种状况，2007年9月5日建设部发布了行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》(C/T117-2007)，并于2008年1月1日起开始实施。其中3.0.2条规定“建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部门负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档,并定期向当地城建档案馆(室)移交建设系统业务管理电子档案”。第7.2.2条规定“列入城建档案馆(室)接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档案。”这意味着建设系统各行业、专业管理部门和工程建设单位应该向城建档案(室)移交纸质的和电子的两套不同载体的档案。这就是采用纸质档案和电子档案的双套制管理，即在收集、保管电子档案的同时，还要管理好纸质档案。
现实与理论都向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对社会需求多样化的现状，城建档案馆迫切需要建立一套新的管理模式来面对重大挑战和发展机遇。因此实行档案“双套制”的管理模式，正好融合了纸质档案和电子档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。它既是传统档案馆与数字档案馆的并行，又是档案实体与信息的并行，也是传统档案载体与电子载体的并行。新的管理模式应是一种以档案实体、及其相关信息为管理对象，采用文件、档案、信息一体化集成管理的方法，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发、利用，对档案实体达到有效保护的一种管理方式。
2、由于目前我国对电子档案的价值还没有十分明确的规定，缺乏保证电子档案原始性的比较完善的法律规定。因此要加紧电子档案管理的立法，在国家法律、法规及相关档案法规中明确电子档案的法律地位，同时采取有效措施，保证电子文件的稳定、安全和长久保存。从理论上看，诸如加密技术、签署技术、防火墙、身份认证、元数据管理等各类数字信息技术可以在一定程度上弥补电子文件易更改等缺点，但要从根本上避免电子文件易删改且不留痕迹是极其困难的。因此在目前甚至未来相当长的时间内，电子文件的双套制管理还是蕴含着完整性与真实性的巨大的风险。
3、从时间上讲，数字信息不会随时间而衰减，但应意识到无论是磁记录介质还是光记录载体都会随时间发生变化。除载体本身性能外，其所依赖的写入和读取技术的不断发展、记录工具和存储格式及应用软件的不断发展也使信息载体与更新后的设备不兼容。因此信息的复制将会比载体保存寿命更显得重要。保证电子载体物理上安全、电子档案内容逻辑上的准确，从根本上把好城建电子文件接收的入口关，确认其操作正常才接收，并定期对电子档案进行维护和检测。
4、城建档案馆必须树立“以人为本”的观念。新模式下大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。建立一支掌握现代管理技术的工作队伍。运用一些现代化、高科技管理技术于城建档案管理工作中。对综合型人才的匮乏是目前城建档案馆所面临的一个重要问题。
双套制是文件载体转换时期，必经的一个阶段，但它本身也有一些不足，现行电子文件双套制是当前技术条件下的一种无奈选择，其间存在的危机风险应当引起档案工作者的高度重视，如将大量原生的城建电子文件转换为纸质文件，不仅费时费力，有的系统还无法实现这种转换；它比实施单一管理模式投入更多的人力、物力、财力，如果处理不好，考虑不到位的话，不仅导致系统、设备的搁置和浪费，而且工作效率和劳动强度也得不到相应的提高和减轻。因此我们必须认清形势，适应这个发展趋势，主动迎接挑战，加大对相关科研的投入力度，尽快研制出电子文件可靠的保管技术和方法，以适应当前电子文件广泛使用的现实情况。不断完善档案“双套制”这一管理模式，保证城建档案管理事业的持续健康发展。
参考文献：
1、汤小佳、栾蔚：《建立电子文件与纸质档案两套制的必要性》，《兰台世界》，2001年第6期。
2、张洪波：《关于信息时代档案双套制管理问题的探讨》，《陕西档案》，2004年第3期。
3、赵雪、华灿丽：《电子政务系统中文件双套制保管的适用范围》，《北京档案》，2004年第9期。
4、王阿陶：《双套制下到期电子文件与纸制档案的异步销毁问题》，《湖北档案》，2006年第3期
关键词：城建档案；双套制 ；管理
Abstract: The emergence of electronic files, making the traditional urban construction archives management model has been challenged, "double set" system of paper files and electronic files of the urban construction archives management status quo, there is the inevitability of urban construction archives "double set" system management becomeissues at stake.
Keywords: urban construction archives; dual sets of system; management
2095-2104（2013）
正文：随着时代的发展，电子计算机的广泛运用，电子文件在城市规划、建设、管理中大量涌现，城建档案工作中心不再仅仅是过去围绕纸质档案的传统档案管理，也包括对电子文件档案资料的管理，鉴于目前这种状况，2007年9月5日建设部发布了行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》(C/T117-2007)，并于2008年1月1日起开始实施。其中3.0.2条规定“建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部门负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档,并定期向当地城建档案馆(室)移交建设系统业务管理电子档案”。第7.2.2条规定“列入城建档案馆(室)接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档案。”这意味着建设系统各行业、专业管理部门和工程建设单位应该向城建档案(室)移交纸质的和电子的两套不同载体的档案。这就是采用纸质档案和电子档案的双套制管理，即在收集、保管电子档案的同时，还要管理好纸质档案。
一、城建档案“双套制”管理存在的必然性
城建档案涉及行业众多，其信息技术手段应用水平参差不齐，而“存在了上千年的纸张已经作为一种传统，深深扎根与人类社会” ，以其载体的稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台。目前各地城建档案馆都先后使用了城建源于：标准论文格式范例www.udooo.com
档案信息管理系统，认识到了计算机管理档案的好处，但在实际工作中，以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，但所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大。并且电子档案因其不同的信息载体及信息记录方式而难以确定信息的原始记录性，难以确定其真实性、合法性、相关性，使得电子档案法律凭据的确认工作难以进行。这样人们对纸质文件的依赖性自然不会减弱。因此电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案，二者将长期共存，这将成为未来档案馆馆藏结构的一大特点。现实与理论都向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对社会需求多样化的现状，城建档案馆迫切需要建立一套新的管理模式来面对重大挑战和发展机遇。因此实行档案“双套制”的管理模式，正好融合了纸质档案和电子档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。它既是传统档案馆与数字档案馆的并行，又是档案实体与信息的并行，也是传统档案载体与电子载体的并行。新的管理模式应是一种以档案实体、及其相关信息为管理对象，采用文件、档案、信息一体化集成管理的方法，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发、利用，对档案实体达到有效保护的一种管理方式。
二、城建档案“双套制”管理所存在的问题
1、双套制下，受到冲击的首先是我们的思想观念。“市场经济社会下，任何行业的发展必须从自身肩负的社会使命出发，通过有效的履行自身的社会职责换取自身发展所需的外部社会环境，与此同时从社会获取自身发展所需的外部动力。”因此只有从思想上正确认识城建档案馆自身的社会使命，确立正确的指导思想，实现观念的转变，才能适应新形势下的城建档案管理模式。城建档案工作要从经济行政手段向依法管理转变，档案实体管理向信息管理转变，档案管理手段由手工向技术型转变，档案怎么写作由单一向综合型怎么写作转变。思想观念的转变，不断推进档案管理和怎么写作工作的开展。2、由于目前我国对电子档案的价值还没有十分明确的规定，缺乏保证电子档案原始性的比较完善的法律规定。因此要加紧电子档案管理的立法，在国家法律、法规及相关档案法规中明确电子档案的法律地位，同时采取有效措施，保证电子文件的稳定、安全和长久保存。从理论上看，诸如加密技术、签署技术、防火墙、身份认证、元数据管理等各类数字信息技术可以在一定程度上弥补电子文件易更改等缺点，但要从根本上避免电子文件易删改且不留痕迹是极其困难的。因此在目前甚至未来相当长的时间内，电子文件的双套制管理还是蕴含着完整性与真实性的巨大的风险。
3、从时间上讲，数字信息不会随时间而衰减，但应意识到无论是磁记录介质还是光记录载体都会随时间发生变化。除载体本身性能外，其所依赖的写入和读取技术的不断发展、记录工具和存储格式及应用软件的不断发展也使信息载体与更新后的设备不兼容。因此信息的复制将会比载体保存寿命更显得重要。保证电子载体物理上安全、电子档案内容逻辑上的准确，从根本上把好城建电子文件接收的入口关，确认其操作正常才接收，并定期对电子档案进行维护和检测。
4、城建档案馆必须树立“以人为本”的观念。新模式下大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。建立一支掌握现代管理技术的工作队伍。运用一些现代化、高科技管理技术于城建档案管理工作中。对综合型人才的匮乏是目前城建档案馆所面临的一个重要问题。
双套制是文件载体转换时期，必经的一个阶段，但它本身也有一些不足，现行电子文件双套制是当前技术条件下的一种无奈选择，其间存在的危机风险应当引起档案工作者的高度重视，如将大量原生的城建电子文件转换为纸质文件，不仅费时费力，有的系统还无法实现这种转换；它比实施单一管理模式投入更多的人力、物力、财力，如果处理不好，考虑不到位的话，不仅导致系统、设备的搁置和浪费，而且工作效率和劳动强度也得不到相应的提高和减轻。因此我们必须认清形势，适应这个发展趋势，主动迎接挑战，加大对相关科研的投入力度，尽快研制出电子文件可靠的保管技术和方法，以适应当前电子文件广泛使用的现实情况。不断完善档案“双套制”这一管理模式，保证城建档案管理事业的持续健康发展。
参考文献：
1、汤小佳、栾蔚：《建立电子文件与纸质档案两套制的必要性》，《兰台世界》，2001年第6期。
2、张洪波：《关于信息时代档案双套制管理问题的探讨》，《陕西档案》，2004年第3期。
3、赵雪、华灿丽：《电子政务系统中文件双套制保管的适用范围》，《北京档案》，2004年第9期。
4、王阿陶：《双套制下到期电子文件与纸制档案的异步销毁问题》，《湖北档案》，2006年第3期