对城建声像档案管理工作浅探

【摘要】:随着不断发展的城市建设进程，反映城市建设情况和原始面貌的照片、录像等不同载体的档案将会越来越多，如不及时解决这部分档案在收集和管理上面临的问题，势必会严重影响新时期档案工作的开展。城建档案工作应进一步加强声像档案的集中管理，从而促进城市建设事业快速发展。
【关键词】：声像档案；存在问题； 对策建议
Abstract: With the continuous development of urban construction process, reflect the different carriers of urban construction and original features such as photographs, video files will be more and more, if not resolved to this part of the files in the collection and management on the face the problem is bound to seriously affect the launching of the archival work in the new period. Archive work should further strengthen the centralized management of audio and video files, so as to promote the cause rapid development of urban construction.
Key words: audio and video files; problems; Suggestions
2095-2104（2012）
前言
城建声像档案，是在城市建设过程中形成的最具特色的必不可少一项重要门类。它能够生动、形象、直观的纪实方式和手段反映城市面貌，记录城市建设的发展历史，是新城建设、旧城改造不可缺少的重要依据。具有文字档案无法取代的优势和特点，是城建档案重要的、有机的组成部分。然而我市的声像档案现状令人担忧，管理水平严重滞后，笔者就这种情况谈谈自己的想法。

1、城建声像档案管理存在的问题

1.1拍摄难

一方面，表现在对城市建设原貌拍摄上难以控制。据了解，不少工程建设在开工前没有将原貌拍摄记录下来。另一方面，表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。
导致拍摄内容不齐全完整的原因：一是工作人员较多，没精力去做；二是领导没有把拍摄工作纳入整体计划，没办法去做；三是对城市原貌的拍摄范围把握不准，什么位置的、多大规模设施的需要拍摄保存，搞不清楚；四是拍摄人员或是由于技术水平不高，责任心不强，或是因为计划性不周，对整个情况不了解，失掉了许多拍摄机会；五是由于经费有限，没资金拍摄。一些单位面对老化的设备，或因资金困难，无力更换，或因控办限制，无法购写，使得形态各异的高大建筑物和与之衬托的环境背景无法用陈旧的设备反映出来，直接影响了此项工作的开展。

1.2收集难

主要是多门拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。
另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，特别是过去的很多照片和录像制品都是以胶片和磁带方式制成，随着时间的推移、分散保管等条件限制，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，以及因潮湿等保管条件的限制，将其中一些珍贵资料内容丢失甚至损坏。

1.3管理难

一方面，体现在保管上的分散性，另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其事，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就

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是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不

一、使整理工作停滞。

2、解决声像档案管理问题的对策

上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：

2.1严格执法规范

收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。

2.2领导重视是关键

解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，各级领导，特别是城市规划建设部门的领导，要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的政策、制度规定和物质支持。帮助档案部门协调好有形成声像档案等有关部门的关系，使声像资料能及时移交给城建档案管理部门集中管理，更好的为我们的城市建设怎么写作。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。

2.3人、财、物是条件

要想从根本上解决收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心、懂拍摄技术的同志，专职担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，应配备专用电脑、扫描仪等必要设备，对声像档案全面实现数字化管理，以满足档案整理和保管的需求。

2.4前控工作是手段

收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能地把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。
另外，还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。随着不断发展的城市建设进程，反映城市建设情况和原始面貌的照片、录像等不同载体的档案将会越来越多，如不及时解决这部分档案在收集和管理上面临的问题，势必会严重影响新时期档案工作的开展。因此，必须引起各级领导、档案管理部门和有关人员的高度重视，为保留我们历史文化古城的原貌和各项新建工程的全貌提供珍贵翔实的照片、录像档案资料作出努力。
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