趋势文档一体化管理必定走势

摘 要：随着机关事业单位部门管理体制的不断改革发展，目前很多部门内部仍在施行的文书工作与档案工作分设运行的制度暴露出许多弊端，已然跟不上时怎么发表展的潮流。现行的文书工作与档案工作内容有关联但相互有矛盾或不统一的规范要修改，使两方面的内容协调起来，文书工作与档案工作分别管理的体制迫切需要进行制度变革和技术创新，要实行有效整合、统一管理。因此，机关事业单位实行文档一体化管理十分必要，且已成为了一种必然趋势。
关键词：文书工作；档案工作；文档一体化管理
1002—2589（2012）27—0093—02
所谓文档一体化就是把目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理整合成一个有机的系统，进行统一的管理。

一、文书工作与档案工作的沿革

在中国古代，早期的文书工作与档案工作是没有分立的。西周时，王命文件宣颁后，正本交受命官执行，内史另录一份储于王室备查，视为副本。这里的正本和副本各自处理的办法和体现的价值，与文书工作和档案工作相对独立的萌芽意义。南北朝时期，北朝的周国用红笔注销的办法在形式上将已办文书和未办文书区别开来，除了有防止误时误事和避免重复的意义外，还初步显示文书工作与档案工作对象差别的端倪。唐朝时，规定各办文部门以年终为限将办毕文书移交储库储存，形成文书工作与档案工作明确分工。之后各朝代，文书与档案两项工作分工一直很明显。民国时期，国民党政府一度在当时的和地方一些机关施行文书档案连锁做法，即一个机关的文书实行由总收发室统一分类编号、登记等办法，并将体现分类结果的登记复写成一式三份，除自留一份外，另两份分送承办科室和档案室，免去有关科室的二次登记和档案室的分类工作，但在当时的绝大部分机关仍实行文书与档案工作分别运行的办法。
中华人民共和国成立后，各机关长期实行文书与档案工作分列分作的制度，直到最近几年，才有个别地方的一些机关施行文档一体化。这种文书与档案工作从最初的混合到分设又到尝试整合为一体的历程，反映了人们对文书与档案工作二者之间关系的认识变化和二者之间混合与分设两种做法优劣的认识变化。

二、文书工作与档案工作的关系

文书与档案工作二者之间到底是什么关系，对它如何认知，决定了人们对这一关系的处理方法选择。认为它们是一种事物运行的两个阶段，偏重于强调它们之间的联系，就会考虑将它们一体化处理；认为它们虽然是有联系和相互影响的，但提供的是不同性质的怎么写作，发挥着不同性质的职能，强调它们的差别，就会考虑将它们分设运行。它们之间的关系是客观的，对这一关系的处理必然有哪种方法更适宜的问题。然而实际上，同样的关系情况，在不同的环境或者说背景下，可能需要采用不同的方式处理。也就是说，文书与档案工作是分设运行还是一体化处理，不仅要考虑二者之间的关系，还要考虑处理这一关系时的背景，而不能简单地依据一种标准判定两种方法的优劣。在早期的档案工作还不规范的阶段，文书与档案工作一体化管理，会使其工作人员因现实工作对文书工作的迫切依赖和深刻感受自然地重视文书工作而忽略档案工作，此时让档案工作相对独立运行，有利于人们对档案工作的认知和使档案工作发展、规范。而在今天档案工作已相当发展，规范相当完备的情况下，就要考虑这种分设运行是否适宜的问题。

三、实行文档一体化管理的理由

由于历史的传统，文书与档案观念影响和现实的文书与档案工作制度设计与要求等原因，我国现阶段绝大多数机关的文书与档案工作是分设运行的。这种运行方式表面上问题不大，实际上稍作调查分析就会发现几个突出问题：一是文书部门向档案部门移交的归档文书是否完整主要取决于移交者对档案工作的重要性认知和移交自觉程度，这就使归档文书的完整性缺乏保证并最终影响档案工作的质量。档案部门虽可对文书部门的文书归档工作提出要求并进行检查监督，但由于其不十分清楚本机关文书的真实具体源流情况，很难对文书部门的归档工作完全把握。二是基层很多机关的部门文书与档案工作是一个人兼做的，虽然两个系统都有要求，但文书工作与现实利益的直接联系相对于档案工作为现实工作提供凭证借鉴使其无形中重视文书工作而忽视档案工作。三是文书工作与档案工作的有些内容具有重复性，造成劳动浪费。如文书登记的许多项目与档案的著录项目相同，属重复劳动。要克服这些弊端，改文书与档案工作分设运

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行为一体化管理则十分必要。

四、实行文档一体化管理的必要性

1.文书与档案工作科学化界定的需要

现行文书与档案、文书工作与档案工作的界定不十分科学和符合实际。如认为发挥现行效用的是文书，发挥历史凭证作用的是档案。有的文件（如某些法规）有效期很多年，发布当年后归入档案管理，但仍是现行文件。再如单位内部发文，按一般走完文书处理程序可归入档案的观点，其制发完毕即可归入档案，发挥历史凭证作用，然而它却是发挥现行效用的开始。又如文书工作的调阅和档案工作的提供利用，实质提供的是同性质的怎么写作，只不过一个是文件走完一般程序尚未归档，一个是已经归档罢了。但是按现行文书工作与档案工作的职能划分，它却是两种工作。还有极特殊情况，如一般认为文书是档案的前身，文书工作是档案工作的基础，但许多单位购写设备，其设备文件往往先归档，然后进入文书处理程序（当然从文件实体来说，还是从设备制造厂家的文书制作开始，但从购写设备单位来说，的确是对设备文件先进行档案工作处理，后进行文书工作程序），这种情况按传统解释很难认为正确。而上述的这些，按文档一体化管理就好解释和处理了。

2.文书与档案工作相互融通的需要

前述的现行文书与档案工作分设运行存在的三个问题按文档一体化管理也容易解决。把文书登记和档案著录结合，既避免了重复劳动，又使档案部门把握了机关文书的源流，有利于保证归档文书的完整。基层单位部门文书与档案工作一人兼做易造成或忽略档案工作的问题，把文书与档案工作合并成为一种工作要求就解决了这个问题。此外，现行法规规定，档案部门要对文书部门的文书归档等工作进行业务指导和监督，实际上，因相互关系并行等原因，这种指导和监督很难实现并取得好效果，而实行文档一体化管理，将档案工作与文书工作相关的要求和规范直接融通，事情就易处理了，两方面协调一致就好办了。然而，实行文档一体化并不是把文书工作与档案工作完全等同，只是把关联密切的部分融合协调。如现阶段专门保管物质形态文件（纸质）的档案室还必须存在，文书的具体拟稿、批办也不必档案部门参与。这一做法的要求是，档案工作要向前面的文书工作中延伸，文书工作也要有档案意识。

3.文书档案管理办公自动化的需要

电子计算机在文书与档案工作中的运用，电子文件的产生与使用，为文档一体化管理创造了方便条件。与纸质文件状态的文书和档案工作一般需在物理空间上分割进行不同，电子文件可在一台计算机上进行文书与档案两种工作。纸质文件一旦移交档案部门，文书部门就会感到不如在自己身边使用方便，而电子文件可在计算机上或网上随时调阅，就很好地解决了这一问题。实行文档一体化就是将档案工作的一些要求和内容前移到文书工作过程中，如把档案工作的著录、检索编制等和文书工作的收发登记等工作结合起来，即使档案工作者在源头上把握了文书的数量，避免了传统由文书部门单一把握可能归档不全的情况，又使档案工作利用了本可利用的文书工作的更多成果，相应减轻了工作量。这一做法可以提高档案工作质量的同时，也可以给文书工作带来好处，如文书归档整理按文书与档案工作分设运行应为文书工作任务，实行办公自动化后，也可以提高这一方面的工作质量和效率，从而促进了文书工作。因此，文档一体化管理已经成为一个单位部门办公自动化的必然需要。
综上所述，文档一体化管理是未来档案管理的发展方向，在文档一体化管理中，文书与档案工作应统筹兼顾、相互协调，使文书与档案管理工作成为一个完整的体系。
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