条形码条形码技术在企业档案管理中优势与注意事项

摘 要：随着业务范围的逐步扩大，企业档案数量也不断增长，档案库房的档案数量不断积累，条形码技术的应用减少了库房倒架、增强了借阅查询档案的便利，条形码技术在企业档案管理中的优势越来越明显，应用越来越广泛。
关键词：条形码技术 特点 企业档案管理 优势及注意事项
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1 条形码技术

条形码是由一组粗细不同、黑白或色彩相间的线条以及相应的字符、数字组成的标记，用以表示一定的信息。条形码技术是利用光电扫描阅读设备识读条形码信息并将其录入计算机的技术。
条形码技术诞生于20世纪40年代的美国，直至20世纪70年代才得以实际的应用和普及。之后普遍应用于图书、邮电、物流管理等领域。随着企业档案数量的不断积累，对档案现代化管理提出了新的要求，这时，条形码技术就被普遍应用于企业档案管理系统。

2 条形码技术的特点

条形码技术的特点有以下几方面。

2.1 设备简单，可操作性强

条形码打印及识

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别设备简单、操作便捷，无需进行专门培训，上手容易。可操作性很强，只需配置计算机操作人员、计算机、条形码打印机及光电扫描阅读设备即可。

2.2 编码规则简单，可批量打印

使用条形码技术时，只要档案管理人员赋予一定的编码规则，就可批量打印，既保证了档案页面的美观性，又大大提高了工作效率。

2.3 准确性高

一维条形码输入出错率是三百万分之

一、二维条形码在局部损坏，破面积不超过50%时，仍可正确识读，出错率是千万分之一。

2.4 经济性好

条形码技术设备经济、实用，推广条形码技术相对比较简单，所需费用也相对较低廉。这也是企业选择它的一个重要原因，控制成本，并同时利用有限的资源实现了利益最大化。

2.5 分类统计

条形码技术在编码时，如果制订合理的编号规则，那么就可以起到对档案起到分类保管、统计的功能，实现档案管理系统分类著录、档案库房合理排架、馆藏档案数量统计及高效提供利用的功能。

2.6 安全可靠

条形码的显示方式特殊，一般得用条形码阅读器解读，这就避免了档案泄密的风险，实现了对保密档案的安全操作。

3 条形码技术在企业档案管理中的优势

3.1 提高了企业的档案管理水平

传统借阅管理主要依赖手工登记，而条形码技术的应用可以直接用光学扫描设备扫描相关信息，可以将每份档案的最新实时信息记录在档案管理系统中，反映了每本卷册的实时情况；同时对超时未归的档案可以进行及时的提醒，避免因外借催还不及时导致的档案遗失情况，确保了档案信息的即时性、准确性。随着科技的不断进步，条形码技术可以实现对档案管理的移交、进出馆、鉴定、销毁等过程的参与，极大地提高了档案管理水平。

3.2 提高了档案管理人员的工作效率

当企业的档案类别较多、数量较多时，只要利用条形码技术，赋予简单编码，就能实现对档案类别的区分及馆藏档案大流水号的控制，实现了档案的相对分类，在档案管理系统及档案库房实现双向管理、一一对应。条形码技术的应用，有助于库房管理人员完成库房档案的核对和清查，摆脱了以往档案清点工作一直靠手工逐卷翻找，将档案入库记录与借阅单相结合的工作方式；同时降低了库房管理人员的工作强度，减轻了库房倒架的压力，提高了工作效率。

3.3 确保了借阅档案的安全

对档案利用者实现跟踪管理，确保借阅档案的安全性。进馆的档案，我们可以利用粘贴的条形码，用扫描读取档案的著录信息与借阅者的相关身份信息，记录到档案管理软件数据库中，实时验证借阅者的身份，最大程度确保档案的安全。

3.4 提供了档案行政管理的决策依据

为档案行政管理决策提供依据，通过条形码技术的应用，利用系统中形成的原始数据，建立每个卷册的利用情况，并对档案利用分类统计，可以积累借阅者对馆藏档案的提供利用需求，为业务部门及档案管理部门各项业务的开展提供参考，为领导的决策提供数据支持。

3.5 提升了档案怎么写作部门的形象

为借阅者提高优质、高效的怎么写作是企业档案管理者的工作要求，提供利用的快捷性才是档案工作者不懈的工作追求。条形码技术的应用，大大提升了企业档案管理部门的怎么写作水平和怎么写作质量，有助于提高企业核心生产力。

4 条形码技术在企业档案管理中的注意事项

4.1 普及条形码技术知识

要及时组织相关人员系统学习条形码技术的基础知识，做好条形码技术应用的宣传工作，促进条形码技术的推广应用。

4.2 适当选择硬件设备

根据企业自身经营状况及业务需求的实际情况，对条形码识读设备、档案管理软件及打印设备的配置做出适当合理的规划。

4.3 配备爱岗敬业的专业技术人员

虽然条形码技术设备操作简单，但需要配备爱岗敬业的专业技术人员，使设备及系统运转顺畅，并根据实际运行情况，及时总结，融会贯通。
5 结语
条形码技术的应用提高了企业档案管理人员的工作效率，降低了体力和脑力工作强度，确保了信息采集的准确性，为企业档案管理的信息化建设提供了有利的支持，使得企业档案管理人员和借阅人员的工作流程得以优化。随着条形码技术的更加成熟，在未来的企业档案管理体系中必将发挥着越来越重要的作用！
参考文献
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陈灿权.条形码技术在医院信息管理系统中的应用[J].科技资讯，2012，11.
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