简论探析事业单位档案管理设计

摘要：市场经济的发展带来了事业单位的改革，事业单位中的档案管理工作也逐渐引起人们的重视。虽然事业单位已经开始着手档案的管理和完善，但是还存在不少问题。本文从档案管理的不足、应对对策以及现代化管理三个方面，探讨事业单位档案管理的优化与现代化路径。
关键词：事业单位; 档案管理; 现代化

档案管理是一项具有管理性、政治性和怎么写作性的管理工作，它不是物质财富的生产工具，而是对事业单位历史文件的科学管理，在事业单位管理系统中尤为重要。

一、现阶段事业单位档案管理的不足之处

1.残缺的档案管理制度

当前事业单位的档案管理制度并不健全，存在一些问题。比如说案卷标题、档案序号不够规范，组卷不系统，还有一些案卷都没有卷内目录。很多档案在收集、保护、保密、借阅方面的制度也有残缺。有的事业单位虽然有一些管理方面的制度，但是疏于执行，停留于表面功夫，没有发挥实际作用。档案管理制度的不规范不健全，大大的降低了档案所具有的利用价值和真实性。

2.较低的档案利用率和较弱的管理意识

事实上，档案中的信息对事业单位具有很重要的作用，可以作用于单位的回顾和未来工作的开展，在无形中给事业单位带来比较好的经济效益和社会影响。虽然档案的作用有目共睹，可是长期以来许多事业单位并没有有效地利用档案中的资源信息，也没有在单位内加强宣传，因为忽视这方面的管理，而损失了可能带来的巨大的效益。

3.被忽视的档案管理人员和档案硬件

一些事业单位忽视了对档案管理人员的培训，这些工作人员的理论水平、专业知识和综合素质不高，不能符合当今时代的发展需求。另一方面，计算机和网络技术几乎覆盖事业单位的各个方面，但是有些事业单位却忽略了对档案管理的现代化应用。一些单位还在用手工来收集和检索，档案室以及相应的硬件设施都比较落后和老化，整体比较滞后，不利于档案的高效利用。

4.较低的档案检索效率

档案检索效率和档案硬件设施有很大的联系，主要是分为计算机检索与手工检索。计算机检索效率相对较高，而大多数事业单位还是手工检索。当前许多部门许多大量提高档案检索效率的工作，研发多种检索工具，认为检索工具越多检索效率就越高，所以把检索工具设置太细或者过于繁琐，可能会有一些档案重叠出现的情况，这样也不方便检索，检索工具是否有益于检索效率在于是否精益求精而不是数量的多少。

二、事业单位档案管理工作的优化

档案在事业单位中扮演了一个很重要的角色，所以如何对事业单位的档案积极利用、规范管理，是当前我们要深入思考的课题，下面我从三个方面探讨一下档案管理的办法：

1.要增强对档案管理人员的专业性培训

档案管理工作人员的综合素质和专业知识的水平直接影响着档案管理的水平。在认同档案管理重要性的基础上，事业单位应聘用专业的档案管理人员对档案进行分类管理，并且鼓励工作人员参加相关知识的培训和自我学习，以提高其自身的综合素质，从而完善事业单位的档案管理。

2.要规范事业单位的档案管理机制

事业单位档案管理的关键步骤是要完善档案管理所要遵循的规章制度，建立起较为科学和系统的管理体系。当前事业单位档案管理水平都有一定的提高，管理手段也不断的发展更新，这就要求我们必须在管理体系上与之相适应，把事业单位的各个部门进行分类，明确职能，进行统一管理，保证档案管理工作与事业单位的考核和发展同步。

3.将现代化方式应用于档案管理

档案管理不应该是事业单位的薄弱环节，信息化时代要求档案管理也需信息化。事业单位的档案部门不能止步不前，要随着单位的现代化发展加快信息化建设。比如采用资源管理系统、ERP系统、信息管理系统等，将电子档案文件分类保存完整。

三、事业单位档案管理的现代化

1.档案库房管理的现代化

事业单位的档案管理应建立现代化的管理系统，即大力应用计算机技术。计算机技术的应用可以给库房管理带来方便，在进行实时监控的同时，还可以对干燥、潮湿等问

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题加以控制，保证档案库房的温度、湿度、火警和防盗，从而确保档案资源的安全。计算机技术应用在档案库房的管理中，是管理现代化的一个重要体现。

2.档案目录与检索的现代化

建立相应的档案目录是档案管理工作中是一个重点。如今计算机普及事业单位的各个角落，档案目录也完成了手写向计算机打印的转变。在档案目录的管理中，我们可以利用专门的档案管理软件，对档案目录和目录下的相关资料分门别类，然后输入计算机，用软件对录入的内容进行统一规整。如果要调用某个档案，只要输入相关名称，那么档案管理软件就会显示档案的具体目录位置和简要概括，这无疑大大缩短了档案检索的时间。事业单位的档案管理人员在分析各类档案的同时，应划分不同的目录与之对应，以提升检索的准确率。

3.电子文档的应用

把纸质的档案文件换成电子文档，会更加方便检索和应用。首先要建立相对规范和标准的数据库，然后利用各种多媒体技术把文字、图形等统一管理、录入光盘保存，这样不仅有利于工作人员对档案的检索，而且被授权的人还可以从自己的终端直接对档案数据进行检索、查询以及下载，十分方便。

4.档案网络的建立

网络遍布全球，档案管理当然也要突破传统，敢于创新，与时俱进。事业单位可以根据自己单位的实际情况建立局域网，实现资源共享。档案网络建立后，可以发挥网络本身的优势，快速完成档案的现代化管理和调用。

5.软件辅助

管理档案的过程中也会出现新的档案信息，比如说档案的被借阅或者已归还，利用计算机软件完成辅助管理，可以方便管理人员的工作。现在比较流行的是运用相应的档案管理软件对档案归还和借阅进行分析统计，方便工作者对档案存储方面的具体内容进行实时把握。
档案管理的现代化路径可以说是给档案管理提供了很大的方便，比如提高工作效率、节省工作时间等，但并不代表这种管理模式不存在问题。现代化技术主要是应用计算机和网络，文档分离问题和网络安全问题比较严重。因此在事业单位中，一方面内部应该保证文档的一体化，让档案与文件统一。另一方面，对网络要实施控制，及时对网络安全进行测评和安装杀毒软件等来保证档案的安全。
四、结语
为了适应新形势的发展，档案部门应加大力度培养一批具有高技术、高水准的档案人才队伍作为档案部门的领头人，不断学习和开发，及时更新知识，以积极的态度应对新时期档案事业发展。
参考文献:
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