管理基于内部制约国有企业采购管理

摘要：《企业内部控制基本规范》和《企业内部控制配套指引》从2012年1月1日起已开始在上海、深圳证券交易所主板上市公司中实行，财政部同时鼓励非上市大中型企业提前执行。国有企业应在贯彻执行内部控制规范方面提前研究筹划，积极实施。本文按照内部控制的体系设计和规定要求，结合国有企业生产经营实际工作，对如何有效加强采购管理进行了探索研究。
关键词：内部控制；国有企业；采购管理
1001-828X（2012）10-00-01

一、内部控制关于采购管理的要求

采购是企业成本费用高低的重要因素，也是容易产生风险和不规范现象的重要领域，应作为关键环节严格加强管理。内部控制有关采购的要求主要体现在：在岗位分工与授权批准方面，“请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审计”实行不相容岗位相互分离、制约和监督；在请购与审批控制方面，应加强采购业务的预算管理；在采购与验收控制方面，应根据市场情况和采购计划合理选择采购方式，建立采购物资定价机制，根据确定的供应商、采购方式、采购等情况拟定采购合同，加强物资采购供应过程管理，跟踪合同履行情况。

二、国有企业采购管理的现状及存在的问题

目前国有企业普遍建立了管理机构或授予某一独立于业务之外的部门承担管理职能，并借助于信息化系统对数据进行管理，从源头对采购进行管理越来越受到重视，采购的规范、公开透明程度不断上升。但还存在一些突出问题亟待解决，如采购管理还不系统、不全面，实物类的物资采购管理相对完善，劳务费用类的采购管理还不到位；管理的深度不够，力度和效果不强。成立的工作机构因无细化的操作流程而无法深入管理，实际审核一般由审计或财务部门执行，审核效果因专业受限而有不足；形式手段还比较单一，未能系统监管。审核中主要关注，未综合比较质量、品牌和售后怎么写作等因素，仅对采购事后进行审核，事前、事中管理还比较薄弱等。

三、加强采购管理的组织架构设计

按照内部控制的设计和相关要求，贯彻内部控制的“全面性、重要性、制衡性、适应性和成本效益”原则，国有企业应建立如下采购管理的组织架构：
1.企业管理的最高决策领导机构（管理领导小组或委员会等类似机构）和工作机构。为提高管理的层次和效力，建议企业负责人任机构负责人，企业高层和相关部门负责人任成员，主要负责企业管理的决策、制度规定、重大事项等的审议；下设专职或联合办公的日常工作机构（及招投标管理办公室，下简称“办”），负责日常审核及招投标的组织管理。
2.采购业务实施部门。主要负责采购业务初步询价，掌握市场行情，初选供应商，向办提交待审核资料。采购业务应按内控制度中“应当集中，避免多头采购或分散采购”的要求来设计归口管理部门。
3.管理监督工作机构。可由纪检监察部门、工会部门负责管理的监督，实现内部牵制和办事公开管理的要求。

四、规范采购管理的业务模式

可实现采购招标定价与非招标审议相结合的业务模式，即具备条件实行采购招标的，直接通过委托招标或企业自行组织招标确定

摘自：论文查重www.udooo.com

采购；不具备招标条件或招标成本相对较高的采购（如单一来源、小额零星业务、临时紧急需求等），实行业务部门询价并提供资料、办进行审核确认、监督部门参与过程监督的方法。

五、实施采购管理的实际操作方法

1.根据年度采购计划编制采购预算，初步选取采购方式，履行相关审批程序。采购计划、预算应尽可能准确细化，采购方式选取应以招标采购为主，对年度同类小型业务可实行“捆绑式”招标。年度内所有采购业务必须是经审批的预算内项目，对超预算和预算外项目应先履行预算调整及审批程序后方可实施。
2.对采用招标方式采购的通过招标评标确定。招标应尽可能采用公开招标形式，对本企业不具备评标能力的项目可委托专业招标写作技巧公司进行；企业内部组织的采购招标应注意邀请投标方范围不能受限，以保证充分竞争和结果公平公正。招标管理部门在审核采购部门编制的招标文件时，应重点关注投标方资格要求、评标办法、废标情形等内容；组成评标委员会评标时应规定监督部门派员参加，加强过程监督；开标评标后，与中标方签订合同对采购进行锁定。
3.对非招标采购通过日常审核、例会或专题会议审核、联审联签相结合的方法进行审定。业务部门根据选取的采购方式和供应商情况进行先期询价或商谈（可采用电话、传真、邮件、会谈等形式），过程和结果需形成纸质资料并进行痕迹化管理（金额较大的采购询价应实行密封报价）；询价或商谈后，业务部门将相关资料报办进行审核，办应重点从采购方式、报价合理性、供方选择范围及供方资质信誉、供货周期等方面进行综合评审，选择性价比高的采购报价，审核确认通过的信息录入数据库。业务部门依审核通过的与供方签订合同或采购订货。

六、采购管理实务中应注意的问题

1.要注意规范和效率的协调平衡问题。规范和加强管理，不可避免地对业务的效率产生影响，要在保证规范的前提下，采取有效措施提高效率。如对零星小额业务给业务部门适当授权，一定金额以下的实行备案制；重点对提价或新发生的业务审查，保持不变或降价的业务直接通过；重要、复杂的业务由办直接组织谈判；建立数据库，依靠信息手段提高工作效率等。
2.要避免流于形式，注重管理效果。财务审计部门应密切配合，严把合同签订和款项支付关口，确保审核通过的与合同、实际款项结算完全相符；吸纳技术、生产、质量等部门参与商谈和审核，形成合力监管的格局；要积极利用专业协会或网站的优势，了解最新市场行情；要对部分业务实行抽检进行再监督，切实保证管理的质量和效果。
3.要加强采购管理的制度建设，细化监管流程，增强可操作性；建立采购管理的评估和信息沟通机制，不断提升管理水平和效果；建立管理的监督考核与奖惩机制，促进并不断完善采购管理。