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【摘要】档案管理系统是利用网络信息化技术解决我们实际工作问题的工具，根据科研生产的需要，开发、引进、推广了单机版档案管理系统、网络版数字档案管理系统，有效地提高了归档效率以及数据信息在网络上的应用能力。
【关键词】档案信息；应用
1007-4309（2012）07-0100-1.5
为了增强数据存储能力，方便科研人员查阅、借阅有关地质和科研成果资料，我单位引进了侏罗纪公司研发的数字档案管理系统。为管理人员提供了掌握地质及勘探开发成果情况的浏览平台，使大批量的资料信息一次入库成为现实，对科学决策和快速指挥，解决科研和生产上的问题，降低档案人员的劳动强度，提高工作效率起到了积极作用。如在30万份资料中找到自己需要的1份资料，以前需1个多小时才能找到，而今自己用鼠标点击几下就可轻松完成；之前必须到库房现场的借阅工作现在转变为在办公室的一台电脑前操作几步即可完成。
档案管理软件缺乏通用性。没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的管理软件系统，制约了档案信息电子化管理的进程，不能实现数据有效共享，从而重复归档，浪费人力物力；还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，电子档性、可靠性有多少？不确定；标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，我单位档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；电子档案信息化管理工作尚无统一标准，仅着眼于某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息化建设。越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应；统计报表功能还不能完全满足档案工作的要求；档案管理人员的素质有待提高。实现档案信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中熟悉档案和计算机的复合型人才就更奇缺。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
确立有效的电子档案管理运行机制，必须实现档案管理的流程再造，形成新的档案信息管理运行机制。在新机制中，电子档案的管理不仅仅是档案资料部门的事情，更需要整个企业明确相关责任者的职责。
建设电子档案中心。电子档案中心是科研和生产的重要组成部分，是加强科研信息资源管理的共享性、基础性工程，是在档案电子化发展的成熟阶段，建立电子档案成果共享体系的法定载体，是数字档案馆的初级阶段与核心主体，是在信息时代对传统纸质载体档案馆功能的继承、发展和延伸。有利于各部门资源共享，有利于规避数字档案散失和损毁的风险，有利于以较小成本维护科研成果信息资源的安全。对未来的总体设想：电子档案中心是以综合档案信息资源为处理核心，利用数字化手段，通过网络实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统和数据仓库，是当前数字档案馆不可缺少的重要组成部分，属于数字信息基础工程。宜采用核心层、中间层和基础层三层伞形分布式结构，通过联合检索的分布式索引技术，各层电子档案数据库互为组成，实现了电子档案信息总量的增值。必须强调的是电子档案中心的关注点在永久保存数字档案信息资源。为解决网络、平台等重复建设问题，利用数据管理中心构建的数据交换平台，在线收集和移交具有保存价值的电子档案，作为流转后在归档范围内电子档案的着落地。
提高人员应用水平，按照员工信息系统知识层次结构，结合各层次岗位人员，对员工分管理层、专业层、操作层培训。针对管理层加强信息系统理论知识培训；针对专业层进行信息系统专业知识培训；针对操作层进行基础知识和应用系统培训。逐步提高全体员工的电子档案应用知识和创新意识。结合信息系统应用及推广情况，针对存在问题，采用传、帮、带式培训。这种方式培训速度快，周期短，见效快，解决实际问题性强。与社会加强技术交流与合作，利用现有研究院和项目合作人员资源建立信息系统网络，进行切实有效的信息技术专业人才培训和管理人员的信息系统基础知识及操作技能培训。
【作者简介】周子艺：通化市住房公积金管理中心通化管理部。
【关键词】档案信息；应用
1007-4309（2012）07-0100-1.5
为了增强数据存储能力，方便科研人员查阅、借阅有关地质和科研成果资料，我单位引进了侏罗纪公司研发的数字档案管理系统。为管理人员提供了掌握地质及勘探开发成果情况的浏览平台，使大批量的资料信息一次入库成为现实，对科学决策和快速指挥，解决科研和生产上的问题，降低档案人员的劳动强度，提高工作效率起到了积极作用。如在30万份资料中找到自己需要的1份资料，以前需1个多小时才能找到，而今自己用鼠标点击几下就可轻松完成；之前必须到库房现场的借阅工作现在转变为在办公室的一台电脑前操作几步即可完成。
一、档案信息管理系统概述
档案信息管理系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络、通讯设备等，对地质成果数据勘探开发科研报告进行全面的收集、传输、加工、存储、更新和维护，产生有利于科研开发的资料档案信息，支持企业高层决策，中层控制，基层运作的集成化人机系统。二、档案管理系统建设现状
在网络建设和数据库建设的基础上，进一步将档案资料电子文档保存作为工作的重点，收集大量的科研成果和单机数据光盘，并对电子档案进行处理转输上传怎么写作器，实现网络应用的目的，其基本功能如下：1.网上应用板块：在研究院主页信息管理栏“数字档案管理系统”进行登陆，可查询研究院已归档资料目录；在线填写档案资料借阅申请；下载档案资料专用浏览器在线阅读；实现了在线查询、借阅和浏览的功能，达到资源共享。2.数据管理板块：对各类档案进行著录、转输、形成电子归档章和电子卷脊，打印之后贴在档案上即可。同时还可以对所著资料目录进行维护，提高资料录入的适时性、准确性。3.数据上传板块：在著录完成的第一时间将电子数据上传，使数据可以及时存入怎么写作器，既避免了单机数据存储过多、电子光盘损坏等现象的发生，又方便了科研人员及时查阅资料的需求。4.借阅板块：在线借阅审批手续，查看登记的在借用户、待借用户和催还用户的信息，及时了解资料借阅和出库情况。5.查询统计板块：可以进行档案库统计、借阅库统计、销毁库统计的工作，具体细化为工作量、馆藏量、借阅量、归还量及销毁记录的统计功能。6.系统管理板块：包括档案管理系统维护、用户管理、角色管理、数据访问规则管理、主题词管理、模版库管理。各板块的应用使资料保密安全工作有了保障。三、档案管理系统存在的问题
我单位的档案管理系统虽然取得了一定的成绩，但是仍然存在一些问题，下面就现有应用系统进行分析。档案管理软件缺乏通用性。没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的管理软件系统，制约了档案信息电子化管理的进程，不能实现数据有效共享，从而重复归档，浪费人力物力；还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，电子档性、可靠性有多少？不确定；标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，我单位档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；电子档案信息化管理工作尚无统一标准，仅着眼于某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息化建设。越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应；统计报表功能还不能完全满足档案工作的要求；档案管理人员的素质有待提高。实现档案信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中熟悉档案和计算机的复合型人才就更奇缺。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
四、解决档案管理的对策方法
制订统一的地质成果、科研成果等电子档案管理标准，切实有效地维护电子文件的真实性、完整性、有效性，保证电子档案内容齐全、数据结构一致，确保电子档案得到科学保管和高效利用。要保证电子档案的顺利采集、整理和保管，还必须制定电子档案整理的归档范围、保管期摘自：毕业论文www.udooo.com
限、文件处置表等规范；档案部门必须制订归档原数据、移交原数据、日志文件数据、内容留痕数据、留真信息数据、存储和利用格式等多项细致的标准。这些标准的研究和制定必须体现技术的前瞻性、包容性和可操作性，立足当前，着眼未来，充分考虑档案信息化的应用水平。确立有效的电子档案管理运行机制，必须实现档案管理的流程再造，形成新的档案信息管理运行机制。在新机制中，电子档案的管理不仅仅是档案资料部门的事情，更需要整个企业明确相关责任者的职责。
建设电子档案中心。电子档案中心是科研和生产的重要组成部分，是加强科研信息资源管理的共享性、基础性工程，是在档案电子化发展的成熟阶段，建立电子档案成果共享体系的法定载体，是数字档案馆的初级阶段与核心主体，是在信息时代对传统纸质载体档案馆功能的继承、发展和延伸。有利于各部门资源共享，有利于规避数字档案散失和损毁的风险，有利于以较小成本维护科研成果信息资源的安全。对未来的总体设想：电子档案中心是以综合档案信息资源为处理核心，利用数字化手段，通过网络实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统和数据仓库，是当前数字档案馆不可缺少的重要组成部分，属于数字信息基础工程。宜采用核心层、中间层和基础层三层伞形分布式结构，通过联合检索的分布式索引技术，各层电子档案数据库互为组成，实现了电子档案信息总量的增值。必须强调的是电子档案中心的关注点在永久保存数字档案信息资源。为解决网络、平台等重复建设问题，利用数据管理中心构建的数据交换平台，在线收集和移交具有保存价值的电子档案，作为流转后在归档范围内电子档案的着落地。
提高人员应用水平，按照员工信息系统知识层次结构，结合各层次岗位人员，对员工分管理层、专业层、操作层培训。针对管理层加强信息系统理论知识培训；针对专业层进行信息系统专业知识培训；针对操作层进行基础知识和应用系统培训。逐步提高全体员工的电子档案应用知识和创新意识。结合信息系统应用及推广情况，针对存在问题，采用传、帮、带式培训。这种方式培训速度快，周期短，见效快，解决实际问题性强。与社会加强技术交流与合作，利用现有研究院和项目合作人员资源建立信息系统网络，进行切实有效的信息技术专业人才培训和管理人员的信息系统基础知识及操作技能培训。
【作者简介】周子艺：通化市住房公积金管理中心通化管理部。