二维条码技术在档案管理中应用网

摘要：二维条码又叫二维条形码，是最早出现于日本，具有的高密度、高信息含量且低廉的特点。在使用中通过若干个与二进制相对应的几何形体来表示文字数值信息，通过图像输入设备或者广电扫描设备能够识读信息资源，并且进行处理的方法。二维条形码在应用中每种码制都有特定的字符集，并且每一个字符都占有一定的宽度，且又一定的校验功能。本文提出电子问价内容及数据在二维条形码中的表现，从信息的保存、处理和辨别等方面分析，可有效解决归档、移交环节中信息的重复录入，避免在档案管理中出现录入信息差错，实现电子档案的长期保存、实施资源共享，有效提高档案管理水平。
关键词：二维条码；电子档案；档案管理
当今世界是飞速发展的时代，各个机关和单位时时刻刻都在产生着大量的纸质档案、电子档案。在工作中如何对这些档案进行搜集、整理、管理、保存和高效的利用数量庞大的档案是当前档案工作者面临的主要难题和任务。条形码技术在公文管理中得到广泛应用，同时为档案管理工作提供了有效的技术依据。
1、背景

1.1 二维条码相关概念

二维条形码能够在工作中以横向和纵向两个方位同时表达需要的信息，因此在当前很小的面积内表达出大量信息，并且确保信息的准确性。在当前档案管理中，二维条码区别于传统的一维条码，是在二维的方向上以信息符号作为主要的信息存储方式，是传统一维条码的飞跃性发展，同时在应用的过程中数千个字符能够叠加符合在同一个邮戳之中，在应用中简洁而廉价，受到各个企业单位的关注。

1.2 二维条码技术在档案管理中的实现模型

二维码应用在档案管理中，是通过将纸张文件、元数据以及电子文件进行封装和拷贝在一起，通过严格的处理技术进行分析，其主要的方法是通过将电子文件及其元数据的信息存储于二维码中，形成电子文件、元数据和纸张文件档案；再通过扫描仪或者箱基将纸质档案扫描成为二维条码，对扫描中所得到的二维码进行解码还远，形成相对应的数据。
由于档案管理涉及的单位、软件系统众多，在生成二维条码之前，电子文件应转换为可长期存取的统一格式，而元数据也应遵循统一的标准，以利于在档案管理各阶段各用户的使用。
由于二维条码一经生成，不可更改，而元数据在文件流转过程中不断增加、变更，所以纸质电子文件在流转到新部门时，使用者(包括档案室工作人员、档案馆工作人员)应根据元数据的不同，将变更、增加的元数据转换为二维条码，附加打印在纸质文件上。

1.4 本文选择PDF417码

二维条码在应用的过程中各种编码措施和方法不同造成在档案管理中管理措施和效率也不尽相同。主要原因是在公文系统中公文系统已使用PDF417码，而在当前诸多的机关应用中为了能够节约硬件资源、软件投入与公文系统保持一致，并且能够档案部门采用合理的文件管理措施和方法。

1.5 二维条码只适合以件为整理单位的文书档案

PDF417码存储空间虽然比一维条码大得多，但也有限，只有1K左右，而且存储的信息越多，尺寸越大，不利于识读器识别。所以二维条码只适合以件为整理单位的文书档案，其信息较少，有可能存储在二维条码中。

1.5.1　以页为单位存储

电子文件以页为单位，将每一页的内容存储在二维条码中，附着在每一页纸质文件上。这样不但可以降低文件大小，而且有利于使用者只选择需要的页进行扫描利用。

1.5.2　可采用宏PDF417码

PDF417码是一种变形的PDF417码制形式，当文件内容太长，无法用一个PDF417码表示时，可用包含多个(1—99999个)条形码分块的宏PDF417码来表示。

2、研究内容

2.1　电子档案长期存取格式选择

二维条码一经产生，就不可更改，所以在生成前，先需将电子文件转换为可长期存取的文件格式。本文选择PDF文件格式。

2.2　制定《电子文件元数据二维条码使用标准》

采用二维条码作为电子档案存储与共享的载体，就必须对电子档案数据进行标准化。档案管理涉及的系统众多，二维条码起着在各系统间进行有效的数据交换的作用。只有实现数据的标准化，才能真正实现信息共享和业务协同，电子档案数据标准化已成为档案管理中应用二维条码的关键环节。在制定元数据标准时，应与已有的相应的国家标准保持一致。本标准直接使用《电子文件管理细则第一部分：文书电子文件元数据方案》，兼容文书部门所使用的《机关公文二维条码使用标准》。
制定标准时，需要在通用与易用间取得平衡。二维条码容量有其限制，所以存储的元数据应尽可能简练。从目前已经制定的国家标准中选取通用性、基础性和共性的数据元素，作为本标准数据元素的主要内容。

2.3 建立基于二维条码的档案管理系统

研究二维条码的应用技术也就是帮助用户解决如何建立基于二维条码的应用系统、怎样将二维条码技术整合进现有应用系统之中等问题。目前二维条码生成识读技术已经相当成熟，在文书、档案管理系统中实施二维条码应用关键点在于如何与原有的系统结合。

2.3.1 二维条码测试平台

二维条码测试平台的功能是：测试软件开发商开发的各二维条码档案管理软件及硬件设施是否符合国家标准。只有通过档案部门网站上的测试，各档案管理软件、硬件设施才可以投入市场。该平台的使用者是档案部门，以保证软件符合国家标准，数据统一规范。

2.3.2　文档一体化系统相关环节功能设计。

近年来，随着资料自动收集技术的发展，用条形码符号表示更多的咨询要求日益增加，而一维条形码在应用中最大的资源长度不能超过15个字符，因此在工作中逐步进行改进。二维码的产生和应用为当前档案工作提供了发展方向和技术依据。

2.3.1 生成正式文件

使用二维条码的生成技术，将文件转换为PDF格式并与著录信息一起转换为二维条码，再加入到电子文件的棚应位置，最终生成正式的带有二维条码的纸质文件。为保证著录信息的准确完整、文件信息的长期可读，应将以上流程设计到办公自动化系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程。

2.3.2 收文登记

利用二维条码的识读技术，自动采集电子文件及其著录信息，减少重复劳动，提高效率与质量，是原收文登记的“改良”，在管理上实现电子文件将与纸质文件的合拍与一致。如果收到的纸质文件上的：维条码是遵循《机关公文二维条码使用标准》，也应该能识读。但《机关公文二维条码使用标准》数据项不全，应按照《标准》补充著录。
3、总结
由于二维条形码在使用中成本低廉、信息存储量大、体积小移动便捷、不依赖于数据库和计算机网络优点，非常适用于当前各个档案管理部门

源于：论文格式范例www.udooo.com

的数据搜集、整理。由于档案部门在工作中各种信息资源来源复杂、底子薄、计算机网络投资难度较大的特点，二维条形码在应用中在围挡一体化领域有着广阔的发展应用前景和市场空间。
参考文献
刘悦;牛振东;刘明业;刘明军;;二维条码在图书馆自动化管理中的研究[J];图书情报工作;2006年06期；
吴雁平;综合档案馆档案管理条形码码制的选择[J];档案管理;2006年03期。