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摘要：长期以来,纸质文件作为档案的主要载体被保存、利用。当今,随着办公自动化和电子信息技术的发展,电子档案应运而生,形成了与纸质档案共存互动的局面。电子档案在存储、输出、处理等方面具有纸质档案不可比拟的优越性;而纸质档案的耐用性和安全性决定了其存在的价值。探索电子档案和纸质档案的同步管理,对建立与发展档案信息网络信息共享、充分利用档案信息资源有着重大意义。
关键词：电子文件;纸质文件;档案;管理
Abstract: For a long time, paper file was recorded and utilized as the main carrier of archives. At present, with the development of office automation and electronic information technology, the electronic file arises, forming the coexistence with paper files. Electronic archives has the superiority in storage, output, treatment; and the durability and safety of paper files decide its value of existence. The exploration of management of electronic archives and paper archiveshas a great significance for the establishment and development of network information sharing of archives information, and the full utilization of archives information resources.
Key words: electronic archives; paper document; archives; management
2095-2104（2012）
随着计算机网络的应用和办公自动化系统的普及推广，档案管理近年来也随之由传统的纸质文件向电子文件转化，成为政府机关和各类机构的主要文件形式。档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，是人们在社会实践中直接形成并被有意识地保存下来的物质与精神文化财富。
档案已不再仅仅局限于传统意义上的纸质载体形式。作为一种新型的载体，电子文件同传统纸质载体的档案一样，已经成为重要的信息资源和宝贵财富。但这个转化是复杂的、持续的，由于各种原因，他们的并存期、依赖期会相当漫长，电子文件的入档比例呈逐年增长趋势，形成两者并驾齐驱的局面。这两类档案有着各自的特点,它们将共同存在、共同发展。随之而来文件档案管理问题又给我们广大的档案管理人员提出了一个新的课题。
电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上并在磁盘上进行修改，一经形成，马上存储到办公信息数据中，有档案人员、技术人员共享。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行。由于电子文件易于修改，便于复制的特点，使得最能体现档案原始记录的内容和形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统的最后一个文本，没有草稿和印件的区别，也谈不上正本和副本的差异，甚至文件与档案之间很难人为划定一条界线。人们在机器上可以随时方便复制电子文件，这和人们最初对档案的理解产生了偏差。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等成为档案界一系列课题，这些课题有电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性的内涵的客观需要。
通过分析电子文件档案的特性后，我们可以得出，电子文件及档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上"信息高速公路"，实现异地远程调阅，给人类、经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题，如：（1）数据的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改动性；（4）信息的易出错性；由于这些特性，给原有的档案工作的基本理论和原则提出了新的挑战，决定了电子档案在收集、鉴定、编目、检索等文面与传统的纸质档案有本质的不同。
关键词：电子文件;纸质文件;档案;管理
Abstract: For a long time, paper file was recorded and utilized as the main carrier of archives. At present, with the development of office automation and electronic information technology, the electronic file arises, forming the coexistence with paper files. Electronic archives has the superiority in storage, output, treatment; and the durability and safety of paper files decide its value of existence. The exploration of management of electronic archives and paper archiveshas a great significance for the establishment and development of network information sharing of archives information, and the full utilization of archives information resources.
Key words: electronic archives; paper document; archives; management
2095-2104（2012）
随着计算机网络的应用和办公自动化系统的普及推广，档案管理近年来也随之由传统的纸质文件向电子文件转化，成为政府机关和各类机构的主要文件形式。档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，是人们在社会实践中直接形成并被有意识地保存下来的物质与精神文化财富。
档案已不再仅仅局限于传统意义上的纸质载体形式。作为一种新型的载体，电子文件同传统纸质载体的档案一样，已经成为重要的信息资源和宝贵财富。但这个转化是复杂的、持续的，由于各种原因，他们的并存期、依赖期会相当漫长，电子文件的入档比例呈逐年增长趋势，形成两者并驾齐驱的局面。这两类档案有着各自的特点,它们将共同存在、共同发展。随之而来文件档案管理问题又给我们广大的档案管理人员提出了一个新的课题。
一、正确认识纸质文件与电子文件的特性
1.纸质文件
纸质文件的载体较为稳定安全，纸质文件以文字、图形附着于纸质载体，直观，其信息可直接读取，信息与载体不能分离，逻辑结构与物理相一致，易于保持其原始性和真实性，在正常条件下保存寿命长;但其不易增删，信息存贮量小，远距离传播速度慢，共享性差。从纸质文件的根本属性分析看，档案是形成者当时、当事直接使用的原始的转化物，就是说档案是历史的原始记录、这决定了档案和普通图书、资料的区别，判断源于：毕业论文致谢格式www.udooo.com
一份材料是不是档案关键看它是不是具有原始性。我们并不是，它来源于时实际生活及工作中开展各项活动产生的原始记录，这些是具有保存价值的原始材料，所以说原始性决定档案的本质属性。这种原始性一方面表现在内容上，另一方面表现在档案形式上，如当事人的亲笔手稿，领导者的亲笔签署等都表现出真是的原始性，也正是档案的原始记录性，使得档案区别与图书、资料等其他信息，而具有法律凭证作用，纸质文件的管理工作就是将这些原始材料进行分类、组卷、拟卷标题、标页码、装订、编号等。纸质文档之所以能在档案管理实现电子化大趋势的氛围中还存有一席之地，就是它具有电子档案无法具备的原始性。2.电子文件
与纸质文件相比，电子文档归档是指人们在社会活动中形成的以计算机盘片、此片、磁盘和光盘等化学材料为载体的学习材料，它主要包括电子书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件存在几个特点(1)电子文件不再是直观的纸质文件他需要借助现公设备才能阅读利用。（2）电子文件可以直接由计算机等现公设备迅速处理和传递。（3）电子文件的利用是共享的，不受时间和距离的影响。（4）电子文件的保存条件和环境要求与纸质不同，他对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件要求很高。电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上并在磁盘上进行修改，一经形成，马上存储到办公信息数据中，有档案人员、技术人员共享。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行。由于电子文件易于修改，便于复制的特点，使得最能体现档案原始记录的内容和形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统的最后一个文本，没有草稿和印件的区别，也谈不上正本和副本的差异，甚至文件与档案之间很难人为划定一条界线。人们在机器上可以随时方便复制电子文件，这和人们最初对档案的理解产生了偏差。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等成为档案界一系列课题，这些课题有电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性的内涵的客观需要。
通过分析电子文件档案的特性后，我们可以得出，电子文件及档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上"信息高速公路"，实现异地远程调阅，给人类、经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题，如：（1）数据的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改动性；（4）信息的易出错性；由于这些特性，给原有的档案工作的基本理论和原则提出了新的挑战，决定了电子档案在收集、鉴定、编目、检索等文面与传统的纸质档案有本质的不同。