信息时代下档案管理

摘要： 随着全球化、信息化和网络化的发展，计算机被广泛地应用到各个领域，信息技术的应用与普及为电子政务建设提供了必备条件，机关档案信息资源是调节、引导电子政务全面建设的基础要素。目前，政府机关应归档的公务文件绝大多数由计算机打印而成，即先数字化，而后，根据需要转化成纸质公文的，这为电子政务的实施提供了先决条件。为快速的推动电子政务建设的发展，有必要也有条件对政府机关档案管理进行完善和改革。
关键词：信息时代、电子档案、管理
当今世界是一个电子信息发达的时代，电子计算机已成为现代化办公的主要工具，电子计算机和现代通信技术的结合的信息技术产业的迅猛发展，产生了大量电子档案。电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。进一步解放思想，与时俱进，营造机关档案管理与电子政务建设同步发展的良好环境。

一、电子政务建设的重要性

电子政务建设是新生事物，一些档案部门开始未同步跟进，主客观原因均有。各级政府机关档案管理部门要积极主动、敢于参与到本部门的政务建设工作，为政务建设与机关档案管理融为一体献计献策，要学习国际上电子政务建设的先进管理方式，勇于尝试或应用最新的适用技术和规范标准，加速档案管理在电子政务建设中的国际化进程，推动与世界各国联通，尽早实现政务信息在更广泛的范围内共享。

1、力求机关档案管理与电子政务建设协调统一

机关档案部门应作为电子政务建设的成员，发挥自身职能优势，就电子文件形成、存贮、归档、读取、运转、传播、上网、开放、公布、移交进馆及与归档纸质文件的配套管理、知识产权保护、安全保密、政务怎么写作等提出相应的管理原则和制度，形成与电子政务建设相协调的各项业务程序，以及各相关环节衔接贯通为一体的管理体系，为政府机关办公自动化、信息化提供组织保证。

2、整合、拓展档案管理职能，规范机关档案工作行为

我国的档案法规对有关机关档案工作的基本职能有明确规定，但由于受生产力发展的局限和传统习惯的影响，一些机关档案部门对归档纸质文件、纸质档案比较熟悉，管理也比较到位，而对不同载体的电子档案以及近几年派生出的与机关档案管理有密切关系的新事物，如文件中心、政务中心、电子商务等相对陌生。因此，必须进一步整合拓展机关档案管理职能:
第一，要参与信息数字化的设计和对归档电子文件的检测等工作。第二，要为本机关政务怎么写作，也要为全局政务怎么写作。第三，拓展怎么写作范围，借助电子政务建设的成果，全方位、高效率地开展政府机关自身和政府机关之间的管理。第四，必须按数字化、网络化的要求规范机关档案管理的行为。第五，要按电子政务的政府管理方式、行政流程原则，不断改善档案管理的运作模式，规

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范机关档案管理的行为，使得公众可以通过不同渠道获取政府的信息与怎么写作。

二、电子档案的优势：

与传统档案相比，电子档案具有如下特点:
（1）文件记录方式多样，变化性大。
（2）与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。
（3）电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。
（4）电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。
（5）电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。
（6）档案管理的电子化更利于文档的保密。
（7）电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量。

三、加强档案工作者的保密认识

档案工作者更要注意保护他人的隐私，不能因好奇心或别有用心地把档案中涉及个人隐私的内容泄露于众，否则是极不道德的，也是违法的。这就要加强对档案工作人员职业道德的规范和约束，强调对怎么写作对象隐私的保护。
在档案信息怎么写作中保护隐私权的意义不仅在于维护当事人的合法权益，满足公众对社会信息公开化需要的同时保障其隐私权，而且在于为档案事业的发展营造良好的社会氛围，推动档案信息化进程，促进档案社会价值的发挥。这就要求档案部门在实际工作中，尤其在档案信息怎么写作过程中绝不能忽视或轻视隐私权的保护，在宣传贯彻档案立法，保证档案信息怎么写作工作沿着法制化的轨道健康发展的同时，不断加强档案信息隐私权保护方面的教育，提高档案信息隐私权的保护意识，使档案信息能够健康、安全地怎么写作于社会、怎么写作于我们的生活。

四、做好电子档案管理的措施

1、要完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

2、要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

3、应做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

4、 应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
总之，在当代信息化迅速发展的今天，电子档案管理工作就是要推动档案信息化建设，把收集的档案数字化；在加强电子档案管理工作时，要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。
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