档案管理电力工程合同档案管理理由与对策

摘要：电力工程由于具有建设周期长，形成的工程档案数量大和外在影响因素多等特点，从而给电力工程档案管理工作带来一些难度，同时也影响到电力企业的经济效益。因此，文章结合笔者的工作经验，阐述了电力工程档案管理过程中存在的问题进行了分析，探讨了造成其问题的原因，并从中提出了解决问题的对策。
关键词: 电力工程合同管理项目档案问题

合同档案，作为记录电力企业经济行为的依据性凭证，它的收集、保管和提供利用，对维护电力企业的合法权益，促进企业的健康发展具有重要意义。随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立与发展，合同档案管理在电力工程发挥着越来越重要的作用。因此，如何加强合同档案管理，是电力企业档案工作者应该探讨的问题。

1 电力工程合同档案管理问题分析

电力工程施工有工期较长、子工程项目多、施工单位与人员众多等特定，它的复杂性决定了合同档案管理的难度。目前电力工程市场体制尚不完善，许多市场行为不规范，这使得电力工程合同档案管理还存在一些不足和问题，主要包括以下几个方面：
（1）过于注重工程建设，而忽略档案管理。在工程建设中，建设管理单位一般把控制工程投资、进度和质量作为工作中心任务，对工程档案资料的收集、整编等往往重视不够。重工程建设，轻项目文件及档案管理的现象较普遍。
（2）档案管理质量不高，收集混乱。部分项目受施工工期短、人员变动大的影响，在工程项目建设期间只注重工程进度、质量，忽视档案资料的收集，不能按规定及时整理和移交归档，工程竣工有写“回忆录”现象，难以保证档案资料的完整性和准确性，无法做到档案工作与工程进度同步管理，形成被动局面。
（3）合同条款不明确，资料归档不及时。在以往工程合同条款中，重合同工期、质量、安全目标，工程资料的形成、归档及相关要求的条款不明确，移交资料档案有扯皮现象。
（4）工程付款、结算与档案脱节。在以往工程建设中，工程款支付不通过档案部门认可直接支付，对档案资料的形成、齐全、完整有一定影响。

2 原因分析

综上分析，引起以上问题的原因主要包括以几下几点：
（1）重视程度不够。部分参建单位档案管理意识淡薄，注重工程有形建设，忽视档案资料的作用，未将工程档案管理工作纳入工程建设中。重建设轻档案，使档案管理不能与工程建设同步进行。
（2）责任落实不到位。部分参建单位责任意识不强，不能严格执行工程档案的相关规定，对工程档案管理岗位及职责落实不到位，使工程档案无法有效收集和整理。
（3)人员素质不高。部分参建单位档案管理人员多为，缺少档案管理知识，对工程档案收集、整编等要求不够熟悉，致使工程档案管理质量较差，无法达到国家规定的档案验收标准。

3 解决电力工程合同档案管理问题的对策

综上分析，针对以上电力工程合同档案管理问题及原因分析，应采取以下几个方面的应对策略：

3.1 严格控制好合同签署工作

在签订设计、施工、监理等合同时，将档案管理纳入参建单位合同管理中，明确规定档案管理各自职责及要求，规定工程档案验收标准，采用经济手段强化工程档案管理，检查合同执行和档案管理情况，针对合同执行中存在的问题，采取有效措施加以改进。电力工程在签订合同时就加入了档案部门会审环节，明确档案有关要求的条款。
（1）项目档案要求条款。签订设计、施工、监理合同时，必须结合合同内容，编写具体条款，明确合同执行完毕时合同乙方应向甲方提交项目档案的范围、内容、版本、套数、时间以及对所提交项目档案的整理，归档责任。
（2）档案保证金条款。在合同中设立档案保证金条款，预留项目档案质量保证金。预留款多少，由制定合同的有关部门确定。工程合同中，档案保证金与工程质量保证金捆绑在一起，通常在合同价款的10% 左右。这项条款加入了经济制约手段，把项目档案的编制和移交作为工程实施的一项内容。在电力工程合同管理中，将档案有关条款写入合同条款中，达到了通过合同签订环节强化档案管理的目的。

3.2 加强合同执行阶段的档案管理

提高参建单位档案管理人员水平，丰富他们的档案管理知识，要求熟悉工程档案收集、整编等规定。工程资料的收集、整理和编制，对于保证工程档案的真实性、准确性和完整性至关重要。电力工程建设单位档案部门注重合同执行的过程管理，通过加强过程培训，强化指导、检查工作，及时了解工程资料产生、收集、编制情况，促进了参建单位竣工资料编制工作。
（1）加强档案编制管理培训工作。建设单位档案部门在工程开工前、分段开工前、工程进展中组织开展灵活多样的档案培训。培训中明确项目档案编制要求及各方责任，下发了《电力工程档案管理办法》，做到项目开工之初，各参建单位清楚项目档案的编制要求和方法。
（2) 不定期开展档案编制指导、检查工作。建设单位档案部门要提前介入，在工程开工前进行档案工作交底，在工程的中期开展检查，在移交前进行审查，审查合格后可以移交归档、内部验收。建设单位档案部门将档案指导、检查、督促延伸到工程一线。在电力工程中，档案部门开展了各阶段竣工资料编制检查、指导，通过现场检查、指导，了解各单位档案收集、编制工作进展情况，发现问题及时纠正和整改，保证了项目档案编制进度。
（3) 通过竣工资料监理审核制度，

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强化工程档案过程控制。电力工程项目多、线路长、参建单位多、施工环境恶劣、档案过程监控难度大，建设单位档案部门充分发挥监理职能，按照国家相关管理规定，建立“竣工资料监理审核制度”，要求监理对施工单位竣工资料定期检查、巡回指导和监督，形成竣工资料监理审核意见，上报业主项目部和公司档案管理部门。通过监理单位对施工单位竣工资料日常管理，时时监督，加强了各参建单位档案资料归档力度，实现了全线竣工资料的过程控制。

3.3 严把合同付款和审批，确保竣工档案的完整

为保证电力工程竣工档案及时、完整、准确，建设单位档案部门与财务部门协商，提出在合同付款流程中加入档案部门审核的要求，得到了单位大力支持。财务部门在制定财务付款程序时，在“合同付款审批单”上加入档案部门审核栏目，落实档案部门在合同付款中的一票否决权。每一份合同在不同阶段执行付款程序时，首先由档案部门核实相关资料是否归档，再签署付款意见，未形成归档资料的，档案部门不予签字。在财务付款程序中赋予档案部门合同付款审批权，提高了各参建单位对档案的重视程度，确保了工程资料及时归档。

4 结束语

总之，电力工程建设项目档案管理是一项复杂的工作，其档案管理的周期长、投资大，在整个工程建设中形成的档案种类多、数量大，最突出的特点是成套性、专业性、动态性。所以，电力企业档案管理人员应不断加强合同档案管理措施，对工程建设合同档案进行全方位管理与控制，这样才能有利于工程档案的收集、整理、归档，促进档案业务的持续开发与利用。
参考文献
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