试述人力资源管理人事档案管理转变为人力资源管理对策

【摘 要】人力资源管理简单的讲就是对人力资源的管理，其具体涵义包括：根据人的心理及行为规律，对人的思想和行为进行正确的研究、引导、激励，并对人员进行合理适当的安排、使用和管理，从而达到对人的积极因素的充分开发和调动，以取得最佳的经济效益，使人得到全面发展。人力资源管理是一门科学，是以心理学、社会学、管理学、档案管理学等多学科为基础，并与其密切相联系的一门科学。相对于传统的人事管理概念而言可以说是一门新兴的学科，不论从理论上还是从实践上都是需要理论研究者和实际工作者深入探讨的。
【关键词】人事档案管理转变为人力资源管理；对策研究

1.传统人事管理向现代人力资源管理转变的必然性

（1）所谓传统的人事管理（Personnel Management）是运用科学的原理、原则、制度和方法，对人事工作所进行的计划、组织、指挥、协调、控制等一系列管理活动。主要包括人事档案管理，人员的进出、工资、晋升、职务升降、岗位变动以及奖惩等工作。它强调对人事制度的贯彻与实施，是管理活动的重要组成部分。从行政职能的角度上看，传统的人事管理工作多属于战术性和行政性的工作，例如组织招聘员工、新员工培训、基本技能的培训、工资的计算与发放、考勤管理、组织文体活动、人事档案管理等等。这些大量的日常工作通常被称之为“人事工作”。由于这部分工作全部是一些企业日常管理工作，不能从本质上对企业的核心价值产生影响，人事部门基本上没有对制度的制定调整权，难以根据实际情况对管理政策和制度进行及时调整。人事部门在企业中的地位不突出，趋同于一般的行政管理部门，更多地关注于事务性的管理，其管理的形式和目的是“控制人”，并不关注个人的绩效，人在企业不被看作可待开发的资源。传统的人事管理模式已完全不能适应新形势发展的需要，传统模式所展现出来的弊端日益严重地阻碍了国民经济健康有序的发展。
（2）所谓人力资源管理（Human Resource Management）是指组织对员工的有效管理和使用的思想和行为。就是发现、投入力量“开采”和利用人力，它包括就业与录用、人力配置、激励、教育培训四个方面的内容。其内涵就是通过一定手段，调动人的积极性，发挥人的创造力，把人力资源由潜能转变为财富。它远远超出了传统的人事管理范畴，是管理学中的一个崭新的和重要的领域。近十年来，人力资源理论的发展势头，远远超过了人事管理，这是因为前者能够给人，特别是各级行政领导以及企事业单位的领导以全新的视野，它不仅符合历史潮流，世界潮流，而且符合中国改革开放的大方向，因此人力资源理论在中国的蓬勃发展是必然的。
（3）除此之外，传统的人事管理观念是建立在一种成本中心的前提上，将人事部门定为一个成本集中的消耗中心，主张通过一切可行的措施尽量减少人力资源以控制企业的人工成本，把减少人事管理费用作为自己的核心任务之一，这种观念比较集中的反映了企业重视短期利润，最为突出的口号就是“减人增效”，经过几年的实践证明，减人未必能增效，因为企业绩效不仅仅受到企业职工这个因素的影响，影响企业绩效的因素很多，如特殊的地理位置限制了就业渠道，减下来的职工没有脱离企业。

2.现代人力资源管理的特点

现代人力资源管理是运用科学方法，协调人与事的关系，处理人与人之间矛盾，充分发挥人的潜能，人尽其才，事得其人，人事相宜，以实现组织目标的过程。
（1）现代人力资源管理以“人”为核心，视人为“资本”，把人作为第一资源加以开发，既重视以事择人，也重视为人设事，让员工积极主动地、创造性地开展工作，属“怎么写作中心”，管理出发点是“着眼于人”，考虑人的个性、需求的差异，又考虑客观环境对人的影响，用权变的观点开展工作，从而达到人力资源合理配置、人与事的系统优化，使企业取得最佳的经济和社会效益。
（2）现代人力资源管理属于动态管理， 强调一种动态的、心理的调节和开发，将人力资源作为劳动者自身的财富，重视开发使用，强调人员的整体开发。结合组织目标和个人情况，进行员工的职业生涯规划，不断培训，不断进行横向和纵向的岗位职务调整，做到大才大用、小才小用，充分发挥个人才能、人尽其才、才尽其用。
（3）现代人力资源管理同时采取理性与感情化的管理。较多地考虑人的情感、自尊、价值，以人为本，多激励，少惩罚，多授权，少命令， 发挥每个人的特长，尽可能地体现每个人的价值。
（4）现代人力资源管理追求创新性，不断创新技，完善考核系统、测评系统等科学术方法。多为主动开发型，根据组织现状和未来，被赋予了很多的组织变革职能，通过参与变革与创新，实施组织变革（并购与重组、组织裁员、业务流程再造等）过程中的人力资源管理实践，包括提高员工对组织变革的适应能力，妥善处理组织变革过程中的各种人力资源问题，推动组织变革进程，并以企业变革推动者的身份有计划有目标地展开工作。
（5）现代人力资源管理主体是市场运行的主体，行为受市场机制左右，而且须遵循市场通行规则和人力资源管理自身特有的规律。
（6）现代人力资源管理上升为决策层， 直接为企业的最主要的高层参与计划和决策。作为企业战略决策的参与者，提供基于战略的人力资源规划及系统解决方案，将人力资源纳入企业的战略与经营管理活动中，使人力资源与企业战略相结合。

3.强化现代人力资源管理中的现代档案管理

现代档案管理是现代人力资源管理中的关键环节。

3.1尽快培养精通计算机技术的档案专业人才

培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业；不仅会操作而且会设计程序，能够开发软件。

3.2建立健全维护电子文件真实和安全的法规

在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案的保管和利用标准规定下来，使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。

3.3制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范

随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。
办公自动化的广泛实现，信息高速公路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变

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，从人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢地应对信息时代的挑战。
【参考文献】
张维晋.关于现代人力资源管理与档案信息化管理的研究[J].商场现代化，2008，（3）.
魏静松.人力资源管理中档案信息化建设相关问题的探讨[J].档案学通讯，2009，（1）.