简论内部控制企业采购环节中内部制约不足和倡议小结

摘要：企业内部控制建设，一直是企业甚至社会各界所关注的。采购业务作为企业管理活动之一，是企业运营的关键环节，它关系着企业成本和利润的高低，对企业的经营管理产生重大影响。随着现代信息技术和管理体制的不断发展，采购业务内部控制中也出现了不少问题和不足之处。加强采购环节中的内部控制，是降低企业经营成本，提高效率的重要手段，也是增强企业核心竞争力的重要途径。本文通过对目前企业采购环节中普遍存在的问题进行了分析，并提出了一些改进采购业务内部控制的建议。
关键词：内部控制 采购环节不足 改进建议

一、采购环节在企业内部控制中的重要性

内部控制是企业对生产经营过程实行监督控制，对企业业务经济进行自我约束和调节，是企业管理中最重要的环节。企业内部控制分别体现在环境控制、风险评估、采购业务流程和制度、信息沟通与监督制度等体系中。其中，采购直接关系到企业产品的质量，关系着企业利润的高低，因此拥有系统和完善的采购环节内部控制制度是建立现代化企业制度的必然要求，对于企业目标的实现，具有深刻意义。内部控制中，采购环节控制执行不力，容易导致生产物质量不高而成本偏高，甚至有可能导致采购腐败，这些都会给企业的发展带来严重的不利。加强和完善企业内部控制中的采购环节控制，可以规避企业经营风险，保证企业决策目标顺利进行，同时保证企业财务信息准确真实，维护企业资产安全，增强企业在市场环境中的核心竞争力以及适应市场的生存能力。完善企业采购环节的内部控制还能防范和杜绝舞弊欺诈行为，提高企业经营业绩，促进企业的健康良性发展。

二、企业采购环节中内部控制的不足

现阶段公司企业采购环节中内部控制的不足主要表现在如下几个方面：

(一)企业管理组织体系不健全

首先，货物的进销存系统没有充分考虑内部控制建设，企业运作的作业流程设计不规范；其次，按照企业生产目前的结构分配和生产安排，存在着某些不足，不利于从环境控制方面改善内部控制存在的矛盾。仅仅只是在制度上严加规范从内部控制根本上并不能解决问题。在上述两点中可以看出制度不严管将会滋生助长采购不集中、多方采购或者重复采购的严重现象，企业存在着管理组织机构没有必要的监督制度权衡、权利职责分配不明晰等问题。

(二)采购环节中内部相互监督不严

企业在内部管理组织中多数设有专门的采购部门，采购业务主管负责掌握供应商资料及相关供货讯息。采购部门根据采购计划进行询价、确定采购数量和货物安排，以及供应商名单并交由上级部门主管审批及申请货款。事实上，上级部门主管、财务部、质量检验部对采购业务的控制只有限制对已经发生的业务进行数量、规格、质量和方面进行统一并一致性的复核，都属事物发生过后的控制。而采购前期工作事项中没有注重控制意识，如对所需采购物料的市场调研、供应商选择、及和供货合同等工作没有实质的监督。

(三)控制和预算要求不严格

一般来说，企业的采购计划多数依据销售计划和生产计划来进行物料采购。而今社会经济和市场变化多端，销售也跟随市场变动而变化，与此同时采购的计划也跟着销售的变动而随之频繁。由于采购部门和销售部门及生产部门没有进行有效及时的顺畅沟通，从而导致企业采购预算和控制不实质，仅仅只是趋于形式化，造成企业进和销的脱节，导致物料采购过剩或者短缺，影响企业顺利生产。

(四)缺乏合理有效的绩效评估体制

没有合理有效的绩效评估体制会导致员工缺乏对工作的责任意识，无法提高采购工作人员对工作的积极性，从而影响企业采购成本的控制和供货商的品质和质量。企业没有对采购部门、相关采购工作人员进行合理有效的绩效体制管理，直接导致采购人员采购积极性不高，企业成本居高不下，供货商所供货物品质低劣等问题，造成企业经营和获利的困难，不利于企业在销售市场中的核心竞争。

三、企业采购环节中内部控制的改进建议

针对上述企业采购环节中内部控制存在的问题提出了几点相关的改进建议：

(一)规范采购作业流程

环境控制是企业内部控制的重要体现，它反映了公司董事会、总经理、业务采购及其他工作人员对内部控制的意识态度和行动。它对企业目标和风险评估、内部控制管理活动、信息沟通体制和监督等有着潜移默化的影响。良好的环境控制是采购环节中内部控制得以顺利进行的前提和保障，规范采购作业流程是保证良好的环境控制的具体措施。

(二)加强采购业务的监督

首先加强对供应商的管理。任何重要的物料采购都需经过两个或者三个以上的供应商报价之后再进行比价和议价。任何采购人员都必须准确了解物料产品的市场行情及加工流程。在报价基础上再进行成本预算统计，综合判断和对比之后确定采购数量，和供货。其次是加强采购流程控制。对采购岗位适当进行轮换，有效避免采购人员与供应商之间的串通舞弊。在一定程度上减少因贿赂产生的损失。最后是明确采购职责分配。对采购人员进行职责分配责权划分有助于提高工作效率，避免相互推卸，利于绩效考核。

(三)加强采购预算控制

针对企业采购计划常常更改变动和预算流于形式的状况，采取相关必要的措施克服弊端。采购计划用固定方式和补充相结合的方式，提早一个月或者几个月的时间安排和编

源于：论文大纲怎么写www.udooo.com

制采购固定计划，到了当月的采购计划依据生产安排再进行补充和更改，考核时，将资金占用量与及时性相结合，重点考核固定计划方式中的采购物资资金占用量和补充计划方式中采购物资资金的及时性。

(四)基础信息实行共享

企业可以要求采购信息在电脑中进行更新和维护，增强业务工作的可追溯性。随时查询各项采购业务在任何时间与供应商发生的业务往来及所处的状态。包括采购数量，已经接收的库存数量，退货数量，金额等。减少业务操作中的人为因素控制。专门指派人员对采购数量及供应商质量状态进行分析，并从中制定相关制度规范采购流程环节和供应商管理策略，使各部门基础信息共享并加强监督。

(五)建立一定的绩效评估体制

为了提高采购人员的工作效率和积极性，降低采购成本，提高供应商供货质量，可以以月份为单位，对采购人员进行绩效考核，考核项目包括：采购成本控制、交期控制、物料品质控制等。成本控制要求采购人员准确了解和掌握所需采购产品的市场行情和加工流程在报价基础上再进行成本预算和评估。交期控制要求采购人员掌握和了解企业生产现状，对供应商生产能力、供货状况进行准确把握和判断，及时与生产部门做好沟通，尽量防范和控制损失。物料品质控制指评价供应商的品质保证能力，要求供应商根据采购要求进行产品生产和运输并确保产品送达的品质要求。及时替换不合格物料产品，双方严格和准确进行数量对质。

四、结束语

企业组织管理中采购环节是企业运营的关键，它直接影响着企业的成本和利润的高低，然而企业在采购环节中内部控制却往往会被疏忽。本文分析了采购环节在企业内部控制中的重要性，指出了采购环节中内部控制容易出现的漏洞，对采购环节内部控制的构建从环境控制、采购作业流程控制、信息和沟通及监督等方面分别进行了阐述。企业在采购环节内部控制中从制度和体系建设以及操作流程方面加强改善，为公司创造良好的企业环境，把握好采购环节，节约成本，增加企业在市场中的核心竞争力。也许实际操作中还有很多细节没有探讨和提出来，企业应根据现实状况对内部控制细节进行分析和研究，并制定相应的管理制度体系，规范企业内部管理。
参考文献：
梁刚，赵幕，张欢.企业采购环节内部控制问题及措施[J].财政监督.2011
王风刚.企业采购业务内部控制[J].冶金财会.2011